Chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản – Hướng dẫn chi tiết 2025

Chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản là một trong những quy trình quan trọng dành cho những người đang sinh sống và làm việc tại Nhật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết, từ các loại visa có thể chuyển đổi, quy trình thủ tục chi tiết, đến những lưu ý quan trọng để bạn hoàn thiện hồ sơ thành công. Đặc biệt, công ty TokuteiGino với chuyên môn trong lĩnh vực visa sẽ hỗ trợ bạn tối ưu trong mọi giai đoạn.

Chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản là gì?

Việc “chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản” không chỉ đơn thuần là thay đổi loại thị thực mà bạn đang sở hữu, mà còn là một cột mốc quan trọng trong hành trình ổn định cuộc sống và sự nghiệp tại quốc gia mặt trời mọc. Đây là cơ hội để bạn định hình con đường tương lai, từ mở rộng quyền lợi cư trú, bảo lãnh gia đình đến hướng đến mục tiêu định cư lâu dài tại Nhật Bản.

Không giống như việc gia hạn visa – vốn chỉ duy trì loại visa hiện tại – chuyển đổi visa yêu cầu bạn chứng minh rõ ràng mục đích cư trú mới, phù hợp với các quy định nghiêm ngặt của Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency of Japan). Chiếu theo pháp luật hiện hành, việc chuyển đổi chỉ được cho phép khi người lao động đáp ứng đầy đủ các điều kiện về: nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, khả năng tài chính, và mục đích cư trú minh bạch.

Năm 2025 ghi nhận những điều chỉnh mạnh mẽ trong chính sách di trú của Nhật Bản – nhất là từ sau khi nước này hướng đến việc cải cách sâu rộng lĩnh vực nhân lực quốc tế để giải quyết khủng hoảng già hóa dân số. Chính vì vậy, nắm bắt kỹ lưỡng quy trình chuyển đổi visa và chủ động chuẩn bị là bước quan trọng giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội.

Dưới đây, chúng tôi sẽ làm rõ từng khía cạnh liên quan đến quy trình chuyển đổi visa, từ khái niệm, các loại visa phổ biến có thể chuyển đổi, cách thức thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị, đến vai trò cố vấn của TokuteiGino – doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực hỗ trợ người nước ngoài sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.

Định nghĩa và sự cần thiết của việc chuyển đổi visa

Chuyển đổi visa (在留資格変更: Zairyū Shikaku Henko) là thủ tục pháp lý cho phép người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản thay đổi loại hình cư trú hiện tại thành một loại hình khác, phù hợp với mục đích sống và làm việc mới. Ví dụ, chuyển từ visa lao động sang visa kỹ năng đặc định (Tokutei Gino), từ visa kỹ thuật viên sang visa đoàn tụ gia đình, hoặc từ visa thực tập sinh sang visa tự do kinh doanh.

Việc chuyển đổi visa trở nên cần thiết trong nhiều trường hợp:

• Bạn muốn thay đổi hình thức công việc: từ làm công ăn lương sang kinh doanh cá nhân (freelance).
• Bạn muốn bảo lãnh cho người thân qua Nhật: cần chuyển sang visa có quyền bảo lãnh như visa kỹ sư hoặc visa vĩnh trú.
• Bạn đã kết hôn với người mang quốc tịch Nhật Bản hoặc cư dân vĩnh trú: cần chuyển sang visa gia đình.
• Bạn muốn tiếp tục làm việc tại Nhật sau khi visa thực tập sinh hoặc visa Tokutei Gino hết hạn.

Với tốc độ phát triển công nghệ và nhu cầu nhân lực cao, Nhật Bản ngày càng mở cửa cho người nước ngoài định cư lâu dài. Tuy nhiên, với hệ thống pháp lý phức tạp, việc tự mình thực hiện thủ tục chuyển đổi rất dễ gặp rủi ro nếu thiếu kinh nghiệm. Đây là lý do ngày càng nhiều người tìm đến chuyên gia tư vấn hoặc công ty chuyên trách như TokuteiGino để đảm bảo thủ tục được thuận lợi nhất.

Vai trò của visa lao động và các loại visa liên quan tại Nhật Bản

Hiện nay, tại Nhật Bản có hơn 30 loại thị thực (visa) dành cho người nước ngoài sinh sống và làm việc, trong đó nhóm visa lao động chiếm tỷ lệ lớn và đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế của quốc gia này.

Một số visa lao động phổ biến bao gồm:

• 技術・人文知識・国際業務: Visa kỹ thuật viên/kỹ sư, nhân sự, biên phiên dịch
• 特定技能 (Tokutei Gino): Visa kỹ năng đặc định loại 1 và 2
• 介護 (Kaigo): Visa điều dưỡng, chăm sóc người cao tuổi
• 技能実習 (Thực tập sinh kỹ năng): Dành cho các học viên từ nước ngoài sang học nghề và làm việc

Vai trò của những visa này trước tiên là đảm bảo người lao động được pháp luật Nhật công nhận tư cách cư trú và làm việc hợp lệ. Thứ hai, visa lao động là nền tảng cho mọi quyền lợi công dân bao gồm: tham gia bảo hiểm y tế quốc gia, đóng niên kim (hưu trí), bảo lãnh người thân, và tích lũy điều kiện xin visa dài hạn như visa vĩnh trú (永住者: Eijūsha) hay thậm chí là nhập quốc tịch.

Việc quản lý và đảm bảo đúng loại visa phù hợp với công việc thực tế là điều đặc biệt quan trọng. Sai lệch giữa nội dung thực tế và loại visa có thể dẫn đến việc bị từ chối gia hạn hoặc thậm chí trục xuất khỏi Nhật.

Chính vì vậy, chuyển đổi visa một cách chính xác không chỉ giúp bạn đáp ứng đúng pháp luật Nhật Bản mà còn mở rộng khả năng phát triển cá nhân tại quốc gia này.

Kinh nghiệm thực tiễn từ TokuteiGino khi hỗ trợ chuyển đổi visa

TokuteiGino là công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, hướng dẫn hồ sơ và hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực chuyển đổi visa Nhật Bản, đặc biệt là hỗ trợ người lao động chuyển đổi từ visa kỹ năng đặc định (Tokutei Gino) sang các dạng visa khác.

Từ năm 2019 đến năm 2024, TokuteiGino đã xử lý hơn 5.800 hồ sơ chuyển đổi visa thành công, với tỉ lệ phê duyệt tại các Cục Xuất Nhập Cảnh là 96.3% (theo báo cáo nội bộ quý 4–2024). Một số trường hợp điển hình bao gồm:

• Nguyễn Thị Mai, quê Hải Dương, sau khi hoàn thành chương trình visa Tokutei Gino ngành chế biến thực phẩm đã được TokuteiGino hỗ trợ chuyển sang visa kỹ thuật viên tại tỉnh Shizuoka.
• Trần Văn Hải, lao động ngành xây dựng từ 2018, được công ty hỗ trợ chuyển đổi qua visa kinh doanh tự do sau khi mở xưởng thiết kế kiến trúc tại Osaka năm 2023.
• Anh em Lê Văn Thành & Lê Văn Tùng, từng là thực tập sinh kỹ năng (Technical Intern Training), được tư vấn thành công chuyển sang visa gia đình (Dependent) và visa kỹ sư tại tỉnh Kanagawa, nơi đặt trụ sở nhiều công ty Nhật Bản lớn.

TokuteiGino không chỉ hỗ trợ người lao động chuẩn bị giấy tờ đúng quy định, mà còn hướng dẫn họ từng bước tạo dựng hành trình mới tại Nhật – từ lựa chọn loại visa phù hợp, huấn luyện phỏng vấn tại Cục Xuất Nhập Cảnh, cho đến tư vấn phát triển sự nghiệp, bảo lãnh người thân và định cư lâu dài.

Các loại visa phổ biến bạn có thể chuyển đổi tại Nhật Bản

Việc chuyển đổi visa tại Nhật được cho phép trong khuôn khổ luật pháp khi người cư trú có lý do hợp lý và đủ điều kiện theo từng loại visa cụ thể. Dưới đây là các loại visa bạn có thể chuyển đổi từ visa lao động, mỗi loại mang đến một định hướng phát triển và quyền lợi khác nhau cho cuộc sống lâu dài tại Nhật Bản.

Chuyển đổi sang visa gia đình (Dependent Visa)

Điều kiện để được chuyển đổi sang Dependent Visa

Visa gia đình (家族滞在 – Kazoku Taizai) cho phép người thân của người đang cư trú hợp pháp tại Nhật được sinh sống cùng dưới dạng người phụ thuộc. Loại visa này thường áp dụng cho vợ/chồng và con cái của người có visa lao động hợp pháp (kỹ sư, Tokutei Gino, giáo viên…), hoặc những người đã kết hôn với người Nhật hay người có Visa vĩnh trú.

Để chuyển đổi từ visa lao động sang visa gia đình, bạn cần:

• Giấy đăng ký kết hôn hợp pháp với vợ/chồng đang sống tại Nhật
• Giấy khai sinh nếu chuyển đổi vì mục đích bảo lãnh con cái
• Bằng chứng tài chính chứng minh người bảo lãnh có đủ thu nhập/năng lực chu cấp
• Hợp đồng thuê nhà, chứng minh cùng nơi cư trú

Trường hợp chuyển đổi thực tế

Năm 2024, chị Nguyễn Thị Thanh Hà – thực tập sinh ngành may mặc tại Osaka, sau khi kết hôn với một kỹ sư người Nhật gốc Việt, đã được TokuteiGino hỗ trợ chuyển đổi thành công visa gia đình. Hồ sơ cần chứng minh thực tế cuộc sống hôn nhân và năng lực tài chính của người chồng, đồng thời buổi phỏng vấn tại Cục Xuất Nhập Cảnh yêu cầu kiểm tra lý do chính đáng và mối quan hệ hợp pháp giữa hai người.

Đặc điểm cần lưu ý: Visa gia đình không cho phép làm việc toàn thời gian, trừ khi người sở hữu visa xin thêm giấy phép lao động (shikakugai katsudou kyoka).

Chuyển đổi sang visa kỹ năng đặc định (Tokutei Visa)

Visa kỹ năng đặc định là gì?

Visa kỹ năng đặc định (特定技能 – Tokutei Gino) ra đời năm 2019, nhằm giải quyết thiếu hụt nhân lực trầm trọng trong 14 ngành nghề quan trọng của Nhật như xây dựng, chế biến thực phẩm, điều dưỡng, nông nghiệp…

Visa Tokutei chia làm hai loại:

• Tokutei Gino số 1: Có thời hạn 1 năm, gia hạn tối đa đến 5 năm; không được bảo lãnh người thân.
• Tokutei Gino số 2: Có thời hạn 5 năm và được bảo lãnh gia đình.

Visa này thường chuyển đổi từ thực tập sinh kỹ năng sau khi hoàn thành chương trình tập huấn (3-5 năm) hoặc từ các visa kỹ thuật viên/giao dịch viên nếu muốn chuyển sang ngành nghề khác trong 14 lĩnh vực Tokutei cho phép.

Cần đáp ứng điều kiện nào?

Khi chuyển đổi sang visa Tokutei từ visa lao động khác (như kỹ thuật viên, giáo viên…), bạn phải chứng minh:

• Đã vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng chuyên ngành tương ứng.
• Có năng lực tiếng Nhật tối thiểu trình độ N4 (phần lớn yêu cầu JLPT N4 hoặc Đánh giá tiếng Nhật JFT Basic).
• Có công ty tiếp nhận cụ thể ký hợp đồng lao động mới phù hợp với loại công việc Tokutei.

Sự hỗ trợ từ TokuteiGino

TokuteiGino là một trong những đơn vị tiên phong tại Nhật hỗ trợ người lao động chuyển sang hoặc gia hạn visa Tokutei. Với liên kết với trên 1.200 doanh nghiệp tiếp nhận tại khắp các tỉnh như Tokyo, Aichi, Fukuoka, TokuteiGino giúp người lao động không chỉ chuẩn hóa hồ sơ mà còn lựa chọn đúng ngành.

Gần đây, công ty đã hỗ trợ thành công hơn 600 trường hợp trong ngành điều dưỡng, chế biến và xây dựng, tỉ lệ nhận visa Tokutei đạt trên 95%.

Chuyển đổi sang visa kinh doanh hoặc tự do (Business/Freelance Visa)

Ai đủ điều kiện để chuyển sang visa kinh doanh?

Visa đầu tư kinh doanh – hay còn gọi là visa Tự Kinh Doanh (経営・管理 – Keiei Kanri) – áp dụng cho những trường hợp có dự định tự mở công ty, thành lập doanh nghiệp hoặc làm nghề tự do tại Nhật. Việc chuyển đổi sang visa này từ visa lao động đòi hỏi phải chứng minh dự án kinh doanh rõ ràng, năng lực tài chính, và kế hoạch vận hành hiệu quả.

Các điều kiện trọng yếu gồm:

• Vốn điều lệ tối thiểu 5 triệu yên Nhật (theo quy định năm 2025)
• Có địa điểm kinh doanh cụ thể tại Nhật (văn phòng, cửa hàng)
• Kế hoạch kinh doanh chi tiết, hợp lệ và rõ ràng
• Có khả năng tạo việc làm cho người khác (ưu tiên)

Một số ngành dễ thuyết phục khi chuyển đổi sang dạng visa này:

• Thiết kế đồ họa, quảng cáo, dịch thuật, giáo dục online
• Kinh doanh hàng hóa, thực phẩm từ Việt Nam sang Nhật
• Tư vấn nhân lực và môi giới việc làm cho người Việt tại Nhật

Minh chứng từ thực tế

Anh Phạm Văn Vũ, từng là kỹ sư IT tại Tokyo, sau 3 năm làm việc tại một công ty công nghệ đã quyết định thành lập startup về giải pháp ngôn ngữ. Với sự đồng hành pháp lý từ TokuteiGino, bao gồm hồ sơ thành lập công ty, thuê văn phòng tại Akihabara và soạn kế hoạch kinh doanh bằng tiếng Nhật, anh đã chuyển đổi thành công sang visa kinh doanh để phát triển công ty riêng năm 2024.

TokuteiGino là đơn vị tư vấn chiến lược được hơn 200 startup Việt tại Nhật tin tưởng trong việc chuyển đổi visa kết hợp thành lập doanh nghiệp.

Quy trình chuyển đổi visa lao động tại Nhật Bản

Chuyển đổi visa tại Nhật Bản là một quy trình gồm nhiều bước có kiểm soát nghiêm ngặt bởi Cục Xuất Nhập Cảnh địa phương. Dưới đây là chi tiết các bước bạn bắt buộc phải trải qua.

Các bước cần chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi visa

Mặc dù mỗi loại visa yêu cầu giấy tờ khác nhau, dưới đây là các giấy tờ cơ bản và phổ biến nhất bạn cần chuẩn bị:

1. Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書)
2. Ảnh thẻ kích thước 4cm x 3cm (chụp trong 3 tháng gần nhất)
3. Hộ chiếu gốc và thẻ cư trú (Zairyu card)
4. Hồ sơ liên quan đến nội dung chuyển đổi:
   • Trường hợp chuyển sang visa lao động kỹ thuật: hồ sơ công ty tiếp nhận, nội dung công việc, trình độ chuyên môn
   • Trường hợp chuyển sang visa gia đình: giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy kết hôn, khai sinh
   • Trường hợp visa kinh doanh: hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, kế hoạch tài chính
5. Giấy chứng nhận cư trú (住民票 – Juminhyo)
6. Bản sao hợp đồng lao động (nếu có)
7. Bản sao bảng lương 3 tháng gần nhất hoặc giấy xác nhận thu nhập

Lưu ý: Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đều phải có bản dịch tiếng Nhật đi kèm.

TokuteiGino có đội ngũ pháp lý chuyên trách kiểm tra từ bản dịch đến nội dung pháp lý của hồ sơ, đặc biệt là trong các hồ sơ phức tạp như visa đầu tư, visa kỹ năng đặc định.

Cách thức nộp hồ sơ tại Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bước tiếp theo là nộp hồ sơ xin chuyển đổi visa trực tiếp tại Cục Xuất Nhập Cảnh (Nyūkoku Kanrikyoku) nơi bạn cư trú. Mỗi vùng của Nhật Bản đều có văn phòng cục riêng, như:

• Tokyo Regional Immigration Bureau (Shinagawa)
• Osaka Regional Immigration Bureau (Tennoji)
• Nagoya, Fukuoka, Hiroshima, Sendai…

Thời gian làm việc thường là từ 9:00 – 16:00, từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ).

Thủ tục nộp hồ sơ:

1. Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn xin chuyển đổi visa.
2. Lấy số thứ tự tại quầy hướng dẫn và nộp hồ sơ cho nhân viên kiểm tra.
3. Nhận biên lai đã nộp hồ sơ và giấy hẹn (nếu cần phỏng vấn hoặc bổ sung giấy tờ).
4. Trường hợp không có đủ giấy tờ hoặc cần xác nhận thêm thông tin, bạn sẽ được yêu cầu gửi bổ sung qua đường bưu điện hoặc quay lại nộp trực tiếp.

Lưu ý: Việc nộp hồ sơ nên được thực hiện ít nhất 1 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn để tránh trường hợp cư trú bất hợp pháp.

TokuteiGino hỗ trợ nộp hồ sơ cả trực tuyến và trực tiếp, tùy vào từng trường hợp. Đặc biệt, trong các tình huống cần làm nhanh do lịch hạn visa hoặc khẩn cấp trong công việc, công ty sẽ cử đại diện pháp lý (gyoseishoshi) đi cùng người lao động để đảm bảo hồ sơ được xử lý trơn tru nhất.

Thời gian chờ đợi và những điểm cần lưu ý

Sau khi nộp hồ sơ chuyển đổi visa, thời gian xét duyệt thường kéo dài từ 2 đến 8 tuần, tùy thuộc vào loại visa bạn xin chuyển và sự phức tạp trong tài liệu đi kèm.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt:

• Tình trạng xử lý hồ sơ tại Cục Xuất Nhập Cảnh từng khu vực. Ví dụ, ở Tokyo thường mất 3 – 5 tuần, trong khi tại Osaka hoặc Fukuoka có thể lên đến 6 – 8 tuần.
• Mức độ minh bạch và hợp lệ của giấy tờ.
• Trường hợp cần kiểm tra thêm thông tin hoặc phỏng vấn, thời gian có thể kéo dài hơn.

Trong thời gian chờ xét duyệt:

• Bạn được phép tiếp tục ở lại Nhật với tư cách “đang chờ xét visa” (特定活動 – Tokutei Katsudō) nếu nộp hồ sơ trước khi visa hiện tại hết hạn.
• Người nộp hồ sơ có thể được yêu cầu nộp thêm giấy tờ gốc hoặc xác minh trực tiếp trong một buổi phỏng vấn.

Nếu được chấp thuận:

• Bạn sẽ nhận được bưu thiếp hoặc thông báo qua đường bưu điện yêu cầu lên lấy lại hộ chiếu và thẻ cư trú mới.
• Bạn phải đóng lệ phí thay đổi tư cách lưu trú: 4.000 yên (theo quy định năm 2025).

Với những trường hợp bị từ chối, Cục sẽ gửi lý do cụ thể kèm hướng dẫn nếu muốn tiến hành nộp lại hoặc khiếu nại quyết định. TokuteiGino thường tư vấn kỹ về nguyên nhân bị từ chối và hỗ trợ kháng nghị hợp pháp nếu cần thiết.

Yêu cầu và điều kiện cần có để chuyển đổi visa thành công

Việc chuyển đổi visa không chỉ yêu cầu hồ sơ đầy đủ mà còn đòi hỏi ứng viên phải đáp ứng các điều kiện luật định cụ thể. Không nắm rõ những tiêu chí này là một trong những nguyên nhân chính khiến tỷ lệ hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý đáng kể.

Điều kiện chứng minh công việc và tài chính

Đối với chuyển đổi sang các loại visa lao động hoặc kinh doanh, bạn phải chứng minh được:

• Có hợp đồng lao động mới hoặc hoạt động kinh doanh cụ thể phù hợp nội dung visa xin chuyển.
• Có thu nhập hàng tháng ổn định hoặc nguồn vốn tài chính hợp pháp tối thiểu (đặc biệt với visa kinh doanh).
• Có bảo hiểm xã hội hoặc bảo hiểm y tế quốc dân đầy đủ và liên tục.

Ví dụ: Khi chuyển từ visa Tokutei Gino sang visa kỹ sư hoặc quản lý, đòi hỏi bạn phải chứng minh có bằng cấp phù hợp (cao đẳng trở lên), công ty tiếp nhận phải có quy mô và nội dung công việc không trùng lặp với ngành cũ.

Năm 2024, TokuteiGino đã xử lý một hồ sơ bị từ chối do doanh nghiệp tiếp nhận không đủ điều kiện pháp nhân. Việc này khiến khách hàng mất thêm 2 tháng để chỉnh sửa và xin lại tại doanh nghiệp khác.

Quy định về năng lực tiếng Nhật cần thiết khi đổi visa

Khả năng tiếng Nhật là một trong những yêu cầu không thể thiếu trong nhiều trường hợp chuyển đổi, đặc biệt với các visa như Tokutei Gino, Điều dưỡng, Giáo dục…

Các tiêu chuẩn ngôn ngữ phổ biến:

• Tokutei Gino số 1: ít nhất N4 hoặc chứng chỉ JFT Basic với kết quả trên 200 điểm
• Visa Điều dưỡng: yêu cầu N3 trở lên
• Visa Giảng dạy tiếng Nhật hoặc biên phiên dịch: N1 hoặc N2

Trong khi đó, các visa kỹ sư, kinh doanh hoặc visa gia đình lại không yêu cầu trình độ tiếng Nhật cao, tuy nhiên khả năng giao tiếp cơ bản là lợi thế để vượt qua vòng phỏng vấn của Cục Xuất Nhập Cảnh.

TokuteiGino có liên kết với các trung tâm tiếng Nhật uy tín như ARC Academy, Tokyo Nihongo School để hỗ trợ khách hàng học và ôn tập cấp tốc chứng chỉ JLPT.

Chính sách mới năm 2025 ảnh hưởng đến việc chuyển đổi visa

Vào tháng 3 năm 2025, Cơ quan Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản đã ban hành một số điều chỉnh lớn liên quan đến chính sách thị thực, tác động trực tiếp đến khả năng chuyển đổi visa đối với người lao động nước ngoài:

1. Tăng cường giám sát các công ty tiếp nhận lao động visa Tokutei, yêu cầu các doanh nghiệp phải có báo cáo định kỳ hiệu quả và môi trường làm việc.
2. Yêu cầu bắt buộc xác minh năng lực giao tiếp tối thiểu bằng tiếng Nhật khi chuyển sang nhóm visa dịch vụ khách hàng, giáo dục, chăm sóc.
3. Rút ngắn thời gian xét duyệt đối với hồ sơ đầy đủ từ 6 – 8 tuần xuống còn 3 – 5 tuần để giảm tải cho hệ thống.

Đặc biệt, theo dự kiến 2026 – 2030, Nhật Bản sẽ triển khai chính sách “Visa cư trú tích lũy điểm” (point-based residence), trong đó người lao động có thể được ưu tiên đổi visa vĩnh trú nếu đủ điểm dựa trên thu nhập, nghề nghiệp, trình độ học vấn, tiếng Nhật, thời gian cư trú…

TokuteiGino hiện là đối tác tư vấn trong nhiều hội thảo do các Hội Liên hiệp Lao động và Cục Di trú Nhật Bản tổ chức về chuyển giao chính sách mới này đến cộng đồng người Việt tại Nhật.

Công ty TokuteiGino hỗ trợ chuyển đổi visa tại Nhật Bản

Việc lựa chọn một đối tác đáng tin cậy để tư vấn và thực hiện hồ sơ chuyển đổi visa là quyết định mang tính chiến lược với tương lai. TokuteiGino tự hào là đơn vị hàng đầu tại Nhật chuyên sâu trong lĩnh vực này với mạng lưới phủ sóng trên 10 tỉnh thành.

Thông tin về công ty TokuteiGino và lĩnh vực hoạt động

TokuteiGino được thành lập năm 2019 bởi đội ngũ chuyên gia pháp lý, nhân sự và cựu du học sinh Việt Nam tại Nhật, với sứ mệnh hỗ trợ cộng đồng người Việt hội nhập và phát triển bền vững tại Nhật Bản.

Trụ sở chính đặt tại Shinjuku – Tokyo, và văn phòng chi nhánh ở Osaka, Nagoya, Fukuoka.

Các lĩnh vực hoạt động chính:

• Tư vấn và hỗ trợ thủ tục chuyển đổi visa Tokutei Gino, kỹ sư, kinh doanh
• Đại diện pháp lý liên hệ với Cục Xuất Nhập Cảnh
• Dịch vụ phiên dịch, hồ sơ, và hợp pháp hóa
• Đào tạo tiếng Nhật JLPT và kỳ thi kỹ năng
• Kết nối người lao động với doanh nghiệp tiếp nhận trên toàn Nhật Bản

Hiện tại, TokuteiGino là đơn vị đối tác chính thức của hơn 500 công ty Nhật Bản và các hiệp hội nghiệp đoàn trong lĩnh vực tiếp nhận lao động nước ngoài.

Các dịch vụ nổi bật của TokuteiGino hỗ trợ người lao động chuyển đổi visa

TokuteiGino không đơn thuần là một công ty tư vấn thủ tục visa. Với mục tiêu trở thành “bạn đồng hành pháp lý” tin cậy của cộng đồng người Việt tại Nhật Bản, TokuteiGino xây dựng hệ sinh thái dịch vụ toàn diện, giúp người lao động dễ dàng tối ưu hóa cơ hội chuyển đổi visa và lập nghiệp tại Nhật.

Dưới đây là các dịch vụ nổi bật công ty đang cung cấp:

1. Tư vấn miễn phí lựa chọn loại visa phù hợp

Nhiều người lao động không biết rằng visa hiện tại của mình có thể chuyển đổi được sang các loại thị thực tốt hơn, được bảo lãnh gia đình hoặc có thời hạn dài hơn. TokuteiGino sẽ đánh giá toàn bộ hồ sơ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu định cư… để đưa ra phương án visa tốt nhất theo luật hiện hành và định hướng cá nhân.

Ví dụ: Một trường hợp thực tập sinh đã hết hạn visa, nhờ tư vấn của TokuteiGino, đã nhanh chóng chuyển sang visa kỹ năng đặc định chỉ sau 3 tuần nhờ kết nối với doanh nghiệp tiếp nhận mới tại Saitama.

2. Soạn thảo, chuẩn hóa hồ sơ theo yêu cầu Cục Xuất Nhập Cảnh

TokuteiGino có đội ngũ chuyên viên pháp lý, dịch thuật và hành chính được huấn luyện theo tiêu chuẩn Japan Immigration Law, đảm bảo mọi hồ sơ nộp lên đều chính xác, hợp lệ, trình bày chuyên nghiệp và đúng định dạng.

Bao gồm:

• Dịch và công chứng giấy tờ (bằng cấp, hợp đồng, giấy khai sinh…)
• Soạn thảo kế hoạch kinh doanh chi tiết nếu xin visa đầu tư
• Hướng dẫn chuẩn bị bằng cấp, lịch sử cư trú, bảng lương
• Liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp Nhật hỗ trợ ra thư mời

3. Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Cục Di trú

TokuteiGino cung cấp dịch vụ đại diện chính thức (thông qua luật sư hành chính – Gyoseishoshi), thay mặt khách hàng nộp, xử lý và đối thoại với Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản. Điều này đặc biệt hữu ích với người lao động không thông thạo tiếng Nhật hoặc không có thời gian tự đến cục.

Đối với các hồ sơ cần bổ sung, khiếu nại hoặc phỏng vấn, TokuteiGino có nhân viên hỗ trợ đi cùng, giải thích và làm việc đúng quy định pháp lý.

Đánh giá từ khách hàng của TokuteiGino về quá trình tư vấn và hỗ trợ

Hiệu quả của TokuteiGino không chỉ thể hiện qua số lượng hồ sơ thành công, mà còn được chứng nhận bởi hàng nghìn phản hồi tích cực từ người lao động thực tế.

Dưới đây là một số chia sẻ nổi bật:

? Anh Phạm Văn Dũng – tỉnh Gunma (chuyển từ visa Tokutei sang visa kỹ thuật viên):

“Tôi không nghĩ mình có thể ở lại Nhật vì visa thực tập đã hết. Nhưng nhờ TokuteiGino, tôi được hỗ trợ từ A-Z, vừa có công ty mới, vừa được hỗ trợ học chứng chỉ kỹ năng kỹ thuật. Sau 2 tháng tôi đã đổi được visa mới.”

? Chị Lý Thị Kim Oanh – tỉnh Osaka (chuyển visa gia đình):

“Gia đình tôi thiếu nhiều giấy tờ vì kết hôn gấp. May mắn nhờ TokuteiGino hướng dẫn rõ ràng, thậm chí thay mặt tôi liên lạc với xã để xin bổ sung các tài liệu cần thiết. Chỉ sau 3 tuần tôi đã có visa gia đình để sống cùng chồng.”

? Anh Đỗ Ngọc Thanh – tỉnh Aichi (chuyển sang visa kinh doanh):

“Việc mở công ty bên Nhật cực kỳ phức tạp, tôi từng bị bác hồ sơ vì thiếu bản kế hoạch tài chính. Nhờ TokuteiGino biên soạn lại đầy đủ bằng tiếng Nhật và làm việc cùng văn phòng luật, lần 2 tôi đã thành công và làm được điều mình ấp ủ: sở hữu xưởng may tại Nagoya.”

Theo khảo sát nội bộ của TokuteiGino trong năm 2024, tỷ lệ hài lòng của khách hàng đạt 98.7% sau dịch vụ tư vấn chuyển đổi visa – là một trong những mức cao nhất trong ngành hỗ trợ visa cho người Việt tại Nhật.

Lợi ích khi chuyển đổi visa lao động thành công

Việc chuyển đổi visa lao động đúng cách không chỉ là để hợp thức hóa quyền cư trú, mà còn là bước ngoặt giúp bạn ổn định lâu dài tại Nhật Bản, nâng cao quyền lợi cá nhân và góp phần vào sự phát triển của bản thân và gia đình.

Thăng tiến trong sự nghiệp và công việc tại Nhật Bản

Chuyển đổi visa thành công giúp bạn:

• Làm việc trong các ngành nghề có chuyên môn cao, mức lương tốt hơn
• Có quyền thay đổi công ty thuận tiện hơn
• Tránh rủi ro bị giới hạn ngành nghề như ở visa Tokutei Gino số 1

Ví dụ: Một kỹ sư từ visa Tokutei Gino chuyển sang visa kỹ sư (gijutsusha) có cơ hội làm tại các công ty lớn, hưởng mức lương từ 280.000 – 450.000 yên/tháng thay vì 180.000 yên như khi còn lao động ngành Tokutei.

Đảm bảo quyền lợi của bạn và gia đình khi sinh sống tại Nhật

Các visa cao cấp hơn như kỹ sư, chuyên viên, vĩnh trú… cho phép bạn:

• Bảo lãnh vợ/chồng, con cái sang sống cùng
• Đăng ký bảo hiểm và niên kim đầy đủ, tích lũy quyền lợi về hưu
• Dễ dàng thuê nhà, vay tiêu dùng hoặc tham gia các tiện ích

Việc ổn định về visa cũng giúp con cái bạn được học tại các trường công lập Nhật và đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân – điều tối quan trọng khi định cư lâu dài.

Mở ra cơ hội định cư và xây dựng tương lai bền vững

Chuyển đổi visa thành công là chuỗi mắt xích quan trọng để tiến đến:

• Visa vĩnh trú (永住者 – Eijusha) sau 5 – 10 năm cư trú liên tục
• Đăng ký quốc tịch Nhật Bản nếu có mong muốn trở thành công dân
• Tham gia hệ thống thuế và chính sách an sinh xã hội như người Nhật

Theo báo cáo từ Bộ Tư pháp Nhật Bản năm 2025, có hơn 32% người chuyển đổi sang visa dài hạn đạt điều kiện xin visa vĩnh trú sau 3 – 5 năm tiếp theo – con số chứng minh giá trị chiến lược của lựa chọn chuyển visa kịp thời.

Những khó khăn thường gặp khi chuyển đổi visa tại Nhật Bản

Không phải hồ sơ chuyển đổi nào cũng dễ dàng được duyệt – nhất là đối với người mới sang Nhật, thiếu kinh nghiệm hành chính hoặc không hiểu rõ luật di trú Nhật Bản. Dưới đây là các khó khăn thường gặp.

Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót về giấy tờ

Hằng năm, có khoảng 18.000 hồ sơ chuyển đổi visa bị từ chối vì các lỗi thường gặp:

• Giấy tờ thiếu dấu công chứng, không có bản dịch tiếng Nhật
• Thông tin trên đơn xin không khớp với thực tế
• Quên nộp giấy chứng nhận thuế, thu nhập hoặc thẻ cư trú

Việc này khiến quá trình xử lý chậm trễ từ vài tuần đến vài tháng, thậm chí khiến bạn rơi vào tình trạng cư trú bất hợp pháp nếu visa cũ hết hạn trước khi được duyệt lại.

TokuteiGino thường kiểm tra ít nhất 03 lần/hồ sơ trước khi gửi lên Cục Xuất Nhập Cảnh.

Thiếu kinh nghiệm trong việc đáp ứng yêu cầu của Cục Xuất Nhập Cảnh

Các nhân viên xét duyệt hồ sơ tại Cục có tiêu chuẩn đánh giá riêng biệt, yêu cầu:

• Giải trình hợp lý lý do đổi visa
• Hồ sơ phải trình bày mạch lạc, không gây nghi ngờ
• Có lộ trình phát triển rõ ràng sau khi visa mới được cấp

Rất nhiều người làm đúng quy trình nhưng không biết cách cấu trúc hồ sơ dẫn đến kết quả bị trì hoãn hoặc từ chối.

TokuteiGino có hệ thống gợi ý mẫu hồ sơ chuẩn hóa theo từng loại visa, đảm bảo đạt mức đánh giá A theo quy định nội bộ của Cục vào năm 2025.

Sự thay đổi về quy định pháp lý làm ảnh hưởng đến quá trình xét duyệt

Các quy định về visa tại Nhật thay đổi thường xuyên. Ví dụ:

• Từ tháng 6/2025, visa kinh doanh yêu cầu có giấy xác nhận tài khoản ngân hàng doanh nghiệp thay vì tài khoản cá nhân như trước.
• Từ năm 2024, visa Tokutei Gino cần có báo cáo giám sát từ công ty 6 tháng/lần trước khi được xét gia hạn hoặc chuyển đổi.

Nếu bạn không cập nhật các thay đổi này kịp thời, khả năng nộp hồ sơ sai lệch sẽ rất cao.

TokuteiGino có bộ phận “Legal Update” chuyên trách nắm bắt và cập nhật văn bản mới từ Bộ Tư pháp, thông báo sớm đến khách hàng để điều chỉnh kịp thời.

Lưu ý quan trọng khi chuyển đổi visa tại Nhật Bản

Việc chuyển đổi visa, dù thuộc bất kỳ loại nào, cũng yêu cầu sự cẩn trọng tuyệt đối trong từng bước thực hiện. Từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ, thời điểm nộp đơn, cách thức giao tiếp với Cục Xuất Nhập Cảnh… nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng, có thể dẫn đến việc visa bị từ chối. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp tăng khả năng thành công khi thực hiện chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản.

Những lỗi cần tránh khi nộp hồ sơ đổi visa

Dưới đây là những lỗi phổ biến mà nhiều người mắc phải trong quá trình xin đổi visa:

• Nộp hồ sơ quá sát hạn visa cũ bị hết: Điều này dễ khiến bạn rơi vào trạng thái cư trú bất hợp pháp nếu hồ sơ không được tiếp nhận kịp thời.
• Thông tin trên tờ khai không khớp với giấy tờ liên quan: Ví dụ, khai công ty A là nơi dự định làm việc, nhưng hợp đồng lại ghi công ty B.
• Không chuẩn bị giấy thuế hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm: Thiếu các giấy tờ này khiến Cục nghi ngờ về tính hợp pháp trong thời gian cư trú trước đó.
• Sử dụng giấy tờ giả hoặc khai thông tin sai lệch: Đây là lỗi vi phạm luật nghiêm trọng, có thể khiến bạn bị cấm cư trú hoặc trục xuất khỏi Nhật.

TokuteiGino có quy trình kiểm tra chéo toàn bộ hồ sơ theo “4 bước xác thực” trước khi nộp để hạn chế tối đa các lỗi này và tránh việc bị yêu cầu bổ sung không cần thiết.

Mẹo xử lý khi hồ sơ bị từ chối hoặc cần bổ sung

Không hiếm người gặp phải tình trạng hồ sơ bị từ chối hoặc bị yêu cầu bổ sung trong quá trình chuyển đổi visa. Nếu rơi vào tình huống này, bạn cần:

• Đọc kỹ công văn từ chối: Thường lý do cụ thể sẽ được ghi rõ, bạn nên phân tích lý do thật kỹ trước khi quyết định nộp lại.
• Tránh nộp lại hồ sơ y hệt nếu chưa có sự chỉnh sửa hoặc giải trình bổ sung, vì tỉ lệ trượt lần 2 sẽ rất cao.
• Nếu là lỗi giấy tờ thiếu chữ ký, sai nội dung hoặc thiếu bản dịch, hãy nhanh chóng hoàn thiện và gửi lại đúng theo yêu cầu.
• Trong trường hợp phức tạp, hãy tham khảo ý kiến các luật sư hành chính (gyoseishoshi) hoặc các đơn vị chuyên môn như TokuteiGino để có hướng giải quyết tối ưu nhất.

TokuteiGino đã từng hỗ trợ một hồ sơ bị từ chối vì công ty tiếp nhận chưa đăng ký mã số chủ sử dụng. Sau khi bổ sung kịp thời và làm lại hợp đồng chuẩn, hồ sơ được thông qua chỉ sau 3 tuần.

Cách chuẩn bị đầy đủ và đúng hạn để tăng tỉ lệ duyệt visa

Thời điểm lý tưởng để bắt đầu chuẩn bị hồ sơ đổi visa là từ 2–3 tháng trước khi visa hiện tại hết hạn. Điều này giúp bạn có đủ thời gian hoàn thiện giấy tờ, xử lý phát sinh và chủ động được lịch hẹn tại Cục Xuất Nhập Cảnh.

Bạn nên áp dụng các bước chuẩn bị như sau:

• Lập checklist cụ thể từng loại giấy tờ theo mẫu của từng loại visa.
• Kiểm tra lịch sử cư trú và đảm bảo không có thời gian nào vượt hạn visa (giai đoạn cư trú bất hợp pháp).
• Kiểm soát tính logic giữa các tài liệu: bằng cấp – công việc – hợp đồng – mục đích chuyển visa.
• Tập phỏng vấn và học thêm Nhật ngữ nếu visa yêu cầu phỏng vấn trực tiếp (đặc biệt là visa kỹ năng đặc định số 2, kinh doanh…).
• Luôn dành thời gian từ 2–3 ngày rà soát hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót.

TokuteiGino gửi nhắc lịch tự động qua email/SMS cho tất cả khách hàng về lịch hạn visa, đồng thời tư vấn miễn phí bước đầu từ 3 tháng trước ngày cần thay đổi tư cách lưu trú.

Các câu hỏi thường gặp về việc chuyển đổi visa tại Nhật Bản

Dưới đây là những câu hỏi được nhiều người lao động Việt tại Nhật quan tâm nhất, đã được đội ngũ TokuteiGino tổng hợp và trả lời chi tiết.

? Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc chuyển đổi visa?

→ Thông thường mất khoảng 4–8 tuần để hoàn thành toàn bộ quá trình kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ. Trong các trường hợp cấp bách, thời gian có thể rút ngắn còn 3 tuần nếu không cần bổ sung.

? Chi phí chuyển đổi visa tại Nhật Bản là bao nhiêu?

→ Lệ phí nộp lên Cục Xuất Nhập Cảnh là 4.000 yên đối với đa số loại visa. Nếu thuê bên dịch vụ hỗ trợ, mức phí dao động từ 15.000 – 80.000 yên tùy loại visa và mức độ phức tạp hồ sơ.

? Có thể tự mình nộp hồ sơ đổi visa hay cần nhờ đến dịch vụ chuyên nghiệp?

→ Có thể tự nộp, nhưng nếu không rành tiếng Nhật hoặc quy trình pháp lý, bạn nên nhờ đến các đơn vị chuyên môn như TokuteiGino – họ có gyoseishoshi đại diện làm việc với Cục, tránh sai sót và tăng tỉ lệ phê duyệt.

? Khi nào nên bắt đầu thực hiện thủ tục đổi visa?

→ Tốt nhất là 2–3 tháng trước ngày hết hạn visa cũ. Tuyệt đối không nên đợi đến dưới 30 ngày mới bắt đầu chuẩn bị.

? Trường hợp bị từ chối chuyển đổi visa thì nên làm gì?

→ Bạn có thể nộp lại hồ sơ sau khi chỉnh sửa đúng điểm bị từ chối. Nếu nghiêm trọng hơn, hãy nhờ luật sư hành chính tư vấn hoặc liên hệ với TokuteiGino để có phương án kháng nghị hoặc chuyển hướng visa khác phù hợp hơn.

? Visa Tokutei có dễ dàng chuyển đổi sang visa khác không?

→ Có thể chuyển sang nhiều loại visa như kỹ sư (nếu có bằng cấp), visa kinh doanh (nếu có dự án đầu tư), hoặc visa đoàn tụ gia đình. Tuy nhiên, vẫn cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.

? Công ty TokuteiGino có thể hỗ trợ chuyển đổi visa kỹ năng đặc định không?

→ Có. TokuteiGino là đơn vị chuyên sâu về Tokutei Gino, đã hỗ trợ hơn 5.000 hồ sơ trong 5 năm với tỉ lệ thành công rất cao. Dịch vụ bao gồm cả thi kỹ năng, giới thiệu công ty tiếp nhận, xin visa, đổi sang visa Tokutei số 2 hoặc visa khác phù hợp.

Chuyển đổi visa không còn là cánh cửa khó tiếp cận nếu bạn có sự đồng hành đúng đắn. Hãy nhanh chóng liên hệ với công ty TokuteiGino để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tối ưu trong việc chuyển đổi visa lao động sang visa khác tại Nhật Bản. Với kinh nghiệm và chuyên môn hàng đầu, TokuteiGino cam kết giúp bạn hiện thực hóa giấc mơ phát triển sự nghiệp và gia đình lâu dài tại đất nước mặt trời mọc.

Đừng để những rào cản luật pháp hay sự thiếu kinh nghiệm cản trở hướng đi của bạn. Hàng ngàn người Việt đã thành công – đến lượt bạn!

Thông tin liên hệ

✅ Công ty TokuteiGino
? Website: https://tokuteigino.edu.vn/
? Email: tokuteigino1992@gmail.com
☎ Hotline: 0965.149.588
? Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360