Hồ sơ đi Nhật cần những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho người lao động!

Hồ sơ đi Nhật cần những gì là câu hỏi quan trọng mà rất nhiều người lao động đang băn khoăn, đặc biệt là những ai đang có ý định xuất khẩu lao động Nhật Bản hay đi làm việc theo diện kỹ năng đặc định (Tokutei Gino). Hãy yên tâm vì bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ danh sách các loại giấy tờ cần thiết, hướng dẫn chi tiết từng bước chuẩn bị hồ sơ đi Nhật của bạn, đồng thời giải đáp những vướng mắc mà người lao động thường gặp phải. Đặc biệt, bạn sẽ được biết đến dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ công ty TokuteiGino để đảm bảo mọi thủ tục trở nên tối ưu và hiệu quả hơn.

Hồ sơ đi Nhật cần những gì? Tổng quan chung

Một bộ hồ sơ đi Nhật đầy đủ và chính xác không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ phía chính phủ Nhật Bản mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo thành công trong quá trình xin visa, phỏng vấn và xuất cảnh. Dù lựa chọn hình thức xuất khẩu lao động Nhật Bản, du học, hay đi theo diện Tokutei Gino (kỹ năng đặc định), việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ quy trình luôn phải được thực hiện chính xác ngay từ bước đầu.

Vai trò quan trọng của hồ sơ chuẩn bị đúng cách

Việc chuẩn bị hồ sơ đi Nhật không đơn thuần là tạo ra một vài bản sao giấy tờ như hộ chiếu hay CMND. Trên thực tế, hồ sơ là một bản “chân dung pháp lý” thể hiện đầy đủ danh tính, năng lực, độ tin cậy và mục đích nhập cảnh của người lao động. Nếu thiếu sót hoặc sai lệch dù chỉ một chi tiết nhỏ, nguy cơ bị từ chối thủ tục xin visa Nhật Bản là rất cao.

Theo báo cáo từ Cục Quản lý lao động ngoài nước (2024), có đến 17% hồ sơ xin visa Nhật bị trả lại vì lý do đơn giản như thiếu chữ ký, ảnh sai tiêu chuẩn, hoặc giấy tờ chưa công chứng. Con số này tương đương với hàng nghìn người buộc phải hoãn lịch xuất cảnh, hoặc tệ hơn là mất luôn cơ hội làm việc tại Nhật.

Một bộ hồ sơ chuẩn là bước đầu tiên chứng minh với đối tác và chính phủ Nhật rằng bạn thực sự nghiêm túc, trách nhiệm và phù hợp với thị trường lao động này. Đặc biệt, trong chương trình kỹ năng đặc định Tokutei Gino – vốn yêu cầu sát hạch khắt khe về cả chuyên môn và ngôn ngữ – thì bộ hồ sơ chính là yếu tố quyết định việc bạn có cơ hội đi bước tiếp hay không.

Các loại visa đi Nhật phổ biến hiện nay

Tùy theo mục đích nhập cảnh, người lao động có thể lựa chọn một trong các loại visa sau. Việc hiểu rõ từng loại giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ tương ứng:

1. Visa lao động phổ thông (Kỹ năng thực tập sinh – Tokutei Jisshusei):
   Dành cho những người đi theo chương trình hợp tác lao động từ 1-3 năm. Hồ sơ dạng này thường yêu cầu hợp đồng với công ty tiếp nhận, chứng minh năng lực sơ cấp, lý lịch tư pháp rõ ràng.
   
2. Visa kỹ năng đặc định (Tokutei Gino):
   Đây là chương trình mới nổi bật từ cuối năm 2019, cho phép lao động nước ngoài làm việc lâu dài tại Nhật trong 14 ngành nghề như điều dưỡng, khách sạn, nông nghiệp, chế biến thực phẩm, xây dựng… Visa Tokutei Gino chia thành:
   
   • Gino số 1: thời hạn 5 năm, không cho mang theo người thân.
   • Gino số 2: được gia hạn lâu dài và có thể bảo lãnh người thân.
     Điều kiện để xin gồm chứng chỉ tay nghề, năng lực tiếng Nhật (JLPT N4 trở lên hoặc kỳ thi riêng), lý lịch pháp lý tốt và sức khỏe đạt yêu cầu.
3. Visa du học:
   Nếu bạn dự định học tập tại Nhật Bản, dù là học tiếng hay học chuyên ngành, thì cần chuẩn bị hồ sơ xin visa du học, gồm giấy báo nhập học, hồ sơ tài chính chứng minh đủ khả năng chi trả học phí và sinh hoạt.
   
4. Visa kỹ thuật viên (kỹ sư – kỹ thuật):
   Dành cho những người tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành kỹ thuật có nguyện vọng làm việc chuyên môn cao.
   

Thông thường, khi người lao động hỏi “Hồ sơ đi Nhật cần những gì?” thì phần lớn là đang hướng đến hai loại visa chính: visa Tokutei Gino hoặc visa thực tập sinh kỹ năng. Cả hai đều yêu cầu chuẩn bị giấy tờ chi tiết và theo đúng khuôn mẫu của cơ quan đại diện Nhật tại Việt Nam.

Dù bạn chọn con đường nào, yếu tố cốt lõi vẫn là: chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi chi tiết từng loại giấy tờ bắt buộc cần chuẩn bị để tránh bị động và gia tăng cơ hội nắm vững giấc mơ Nhật Bản.

Danh sách giấy tờ cần thiết khi chuẩn bị hồ sơ đi Nhật

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ đúng yêu cầu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xét duyệt hồ sơ xin visa và ứng tuyển vào các doanh nghiệp Nhật Bản. Mỗi diện visa đi Nhật đòi hỏi một số loại tài liệu khác nhau, tuy nhiên người lao động cần đảm bảo những giấy tờ cơ bản dưới đây không thể thiếu, đồng thời lưu ý công chứng, dịch thuật và in ấn rõ ràng, sạch sẽ, tránh gạch xóa hoặc thông tin mâu thuẫn.

Giấy tờ cá nhân bắt buộc

Mọi công dân Việt Nam khi đi lao động hoặc làm việc tại Nhật Bản đều phải xuất trình các giấy tờ cá nhân hợp pháp. Những giấy tờ này xác minh nhân thân, tình trạng cư trú, và quốc tịch của người lao động.

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản sao công chứng)

Đây là loại giấy tờ xác nhận danh tính đầu tiên và cơ bản nhất. CMND hoặc CCCD bản sao được yêu cầu phải được công chứng trong vòng 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. Ngoài ra, bản chính cũng nên được giữ lại để đối chiếu khi cần thiết trong các buổi phỏng vấn hoặc làm thủ tục với đại sứ quán.

Một số đối tác Nhật Bản yêu cầu bản sao phải có đóng dấu xác nhận của phường/xã nơi cư trú. Vì thế, người lao động nên cẩn trọng công chứng tại các đơn vị hành chính có đủ thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ.

Sổ hộ khẩu gia đình

Sổ hộ khẩu giúp xác nhận địa chỉ cư trú, mối quan hệ gia đình và đồng thời làm căn cứ khi xét duyệt nhiều loại thủ tục khác như lý lịch tư pháp, giấy xác nhận nhân thân. Cần chuẩn bị bản photocopy tất cả các trang của sổ hộ khẩu có xác nhận công chứng.

Một số tỉnh thành có quy định công chứng kèm bản dịch tiếng Nhật để nộp cho các công ty tiếp nhận bên Nhật. TokuteiGino thường hỗ trợ người lao động dịch thuật và công chứng hợp lệ tại các cơ quan có thẩm quyền.

Hộ chiếu còn hiệu lực trên 6 tháng

Hộ chiếu là giấy tờ quan trọng nhất trong quá trình xin visa và xuất cảnh. Người lao động cần đảm bảo hộ chiếu còn thời hạn tối thiểu 6 tháng và không bị rách, nhòe thông tin. Trường hợp đã từng đi nước ngoài, các trang có dấu nhập cảnh cần được photo và kẹp kèm hồ sơ.

Theo thống kê từ Cục Xuất nhập cảnh Việt Nam (2024), có đến 12% hồ sơ nộp xin visa Nhật Bản bị kéo dài xử lý chỉ vì hộ chiếu bị mờ mã số hoặc thiếu trang xác nhận thị thực cũ. Đây là lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ làm việc.

Giấy tờ liên quan đến tài chính và việc làm

Để chứng minh đủ điều kiện tham gia lao động tại Nhật và đảm bảo trách nhiệm pháp lý, người lao động cần bổ sung các loại giấy tờ xác thực quá trình học tập, kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như khả năng tài chính (với visa du học hoặc visa kỹ sư).

Hợp đồng lao động (nếu đi theo diện lao động)

Đối với chương trình kỹ năng đặc định Tokutei Gino hoặc chương trình thực tập sinh, bản sao hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp tiếp nhận tại Nhật là giấy tờ quan trọng không thể thiếu.

Hợp đồng cần có đầy đủ chữ ký hai bên, dấu xác nhận công ty, điều khoản bảo vệ quyền lợi người lao động, chế độ đãi ngộ, thời gian làm việc và mức lương cụ thể. Bản gốc thường giữ tại công ty hỗ trợ (ví dụ như TokuteiGino), người lao động giữ bản sao để nộp hồ sơ xin visa.

Trường hợp người lao động chưa ký hợp đồng thì cần có thư mời nhận việc (naitei shou) từ công ty Nhật Bản, được viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.

Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến dự định làm việc tại Nhật

Người lao động cần chuẩn bị bản sao và bản dịch công chứng của các giấy tờ học vấn và đào tạo nghề như: bằng THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học, chứng chỉ nghề (nếu có). Đặc biệt, với diện Tokutei Gino, giấy chứng nhận đã vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng (Skill Test) và kỳ thi năng lực tiếng Nhật (JLPT hoặc JFT-Basic) là yêu cầu bắt buộc.

Theo dữ liệu từ Bộ Tư pháp Nhật Bản (2024), tỷ lệ đậu visa kỹ năng đặc định cao nhất ở nhóm lao động có chứng chỉ kỹ năng chuyên ngành thực phẩm, khách sạn và xây dựng.

Trường hợp người lao động chưa thi chứng chỉ, công ty TokuteiGino có các chương trình định hướng thi JLPT và năng lực đặc định bài bản để hỗ trợ đạt yêu cầu nhanh chóng.

Các giấy tờ bổ sung theo yêu cầu của từng diện đi Nhật

Mỗi hình thức visa sẽ có thêm một vài loại giấy tờ bổ sung, tùy theo quy định cụ thể của từng chương trình.

• Diện Tokutei Gino yêu cầu:
  
  • Giấy xác nhận không có tiền án, tiền sự (lý lịch tư pháp số 1)
  • Giấy khám sức khỏe theo mẫu quy định của Nhật Bản
  • Đơn xin visa theo mẫu mới của Đại sứ quán Nhật Bản
  • Ảnh thẻ 3×4 và 4.5×4.5 chuẩn quốc tế (nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất)
  • Các tài liệu chứng minh năng lực tiếng Nhật và kỹ năng nghề đã đạt
• Diện du học:
  
  • Giấy báo nhập học từ trường tại Nhật
  • Giấy chứng minh tài chính gia đình (sổ tiết kiệm, xác nhận thu nhập người bảo lãnh)
  • Giấy bảo lãnh (nếu đi theo diện người thân bảo lãnh du học)

Các loại giấy tờ này yêu cầu bản dịch sang tiếng Nhật có công chứng. TokuteiGino có đội ngũ chuyên viên dịch thuật và pháp lý hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn theo từng loại visa.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật Bản

Quá trình xin visa đi Nhật, dù là diện kỹ năng đặc định (Tokutei Gino), thực tập sinh hay du học, đều đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ đúng quy định từ Đại sứ quán Nhật Bản hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam. Thất bại trong một khâu nhỏ của quy trình cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xét duyệt. Việc hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động, tiết kiệm thời gian và công sức chuyên môn.

Các bước chính trong quá trình xin visa

Quy trình xin visa Nhật Bản thường gồm một chuỗi các bước chặt chẽ. Dưới đây là hướng dẫn từng bước, áp dụng cho người lao động thuộc diện xuất khẩu, đặc biệt là diện Tokutei Gino:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo diện visa tương ứng:
   
   • Đối chiếu với danh sách giấy tờ cần thiết, đảm bảo các bản công chứng còn thời hạn, các bản dịch được chứng thực hợp pháp.
   • Đặc biệt với diện Tokutei Gino, phải có chứng chỉ kỹ năng và năng lực tiếng Nhật tối thiểu là JLPT N4 hoặc kỳ thi JFT-Basic.
2. Đặt lịch nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc công ty hỗ trợ:
   Một số visa yêu cầu đặt lịch phỏng vấn trước, số khác nộp hồ sơ qua trung tâm tiếp nhận (VFS). TokuteiGino hiện là cầu nối uy tín, giúp bạn đặt lịch nhanh chóng và tránh sai sót khi nộp tài liệu.
   
3. Nộp hồ sơ và kiểm tra lần cuối:
   
   • Nộp tại địa chỉ đúng với địa bàn cư trú. Ví dụ, người miền Bắc thường nộp tại Đại sứ quán Nhật tại Hà Nội, người miền Nam nộp tại Tổng Lãnh sự quán Nhật tại TP. Hồ Chí Minh.
   • Kiểm tra lại ảnh thẻ, chữ ký, số hiệu hồ sơ, giấy tờ bổ sung (nếu có).
4. Chờ xét duyệt visa và nhận kết quả:
   
   • Sau khi hồ sơ được nộp, nhân viên lãnh sự sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin và cấp thị thực nếu hồ sơ hợp lệ.
   • Nếu hồ sơ cần bổ sung, bạn sẽ được thông báo qua điện thoại hoặc email đã đăng ký.
5. Nhận visa và kiểm tra thông tin trên visa:
   
   • Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, thời hạn visa, mục đích ghi trên visa… Trường hợp sai sót, cần phản hồi ngay với nơi cấp visa.

TokuteiGino hỗ trợ xuyên suốt quy trình, đảm bảo người lao động không bỏ sót bất kỳ khâu nào gây ảnh hưởng đến tiến độ xuất cảnh.

Thời gian xử lý hồ sơ và xin visa

Thời gian trung bình để lấy được visa đi Nhật với hồ sơ đầy đủ là:

• Diện Tokutei Gino: 10 – 15 ngày làm việc. Trong đó, có thể kéo dài đến 20 ngày nếu cần xác minh giấy tờ liên quan đến kỹ năng hoặc thời gian công tác trước đó.
• Diện thực tập sinh kỹ năng: 7 – 10 ngày làm việc.
• Diện kỹ sư/kỹ thuật viên: 7 – 15 ngày.
• Du học sinh: 15 – 30 ngày, do cần xử lý hồ sơ tài chính và thư nhập học.

Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy theo từng thời điểm trong năm, đặc biệt là mùa cao điểm từ tháng 3 đến tháng 7. Vì vậy, người lao động nên chủ động chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 2 tháng để không bị áp lực thời gian sát ngày bay.

Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

• Chỉ nên nộp hồ sơ một lần tại đúng cơ quan lãnh sự của khu vực cư trú. Việc nộp sai cơ quan hoặc nộp nhiều nơi có thể bị coi là gian lận.
• Mỗi giấy tờ yêu cầu số lượng bản cụ thể: Ví dụ, lý lịch tư pháp cần 2 bản, ảnh thẻ nên chuẩn bị 4-6 ảnh trong trường hợp cần bổ sung.
• Không sử dụng giấy tờ photo không công chứng trừ khi có hướng dẫn khác từ phía cơ quan tiếp nhận.
• Thông tin trên các giấy tờ cần hoàn toàn đồng nhất: Tên, ngày sinh, địa chỉ… nếu không trùng nhau, hồ sơ sẽ bị trả về hoặc yêu cầu xác minh.
• Không gửi hồ sơ qua bên thứ ba không có chức năng hợp pháp. Lựa chọn công ty hỗ trợ uy tín như TokuteiGino sẽ giúp bạn tránh rơi vào các tình huống lừa đảo hoặc thiếu trách nhiệm trong quá trình làm hồ sơ.

Lưu ý dành cho người lao động theo diện Tokutei Gino

Tokutei Gino là gì và cơ hội việc làm tại Nhật Bản?

Tokutei Gino (特定技能) hay còn gọi là kỹ năng đặc định, là một loại visa lao động do Chính phủ Nhật Bản ban hành từ năm 2019 để giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực trong 14 ngành công nghiệp trọng điểm.

Không giống như chương trình thực tập sinh kỹ năng truyền thống, Tokutei Gino cho phép người lao động làm việc lâu dài và có cơ hội chuyển sang định cư hoặc chuyển đổi visa sau quá trình làm việc. Đây là cơ hội tuyệt vời cho người Việt Nam có tay nghề, đặc biệt là trong các ngành như:

• Điều dưỡng – chăm sóc người già
• Xây dựng – điện – cơ khí – hàn
• Ngư nghiệp – nông nghiệp
• Nhà hàng – khách sạn – chế biến thực phẩm

Theo số liệu từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Việt Nam kết hợp với Cơ quan Xuất nhập cảnh Nhật Bản (2024), Việt Nam hiện chiếm hơn 46% tổng số lao động nước ngoài theo diện Tokutei Gino tại Nhật Bản, cho thấy nhu cầu và cơ hội rất lớn.

Các yêu cầu cụ thể cho diện kỹ năng đặc định Tokutei Gino

Để đạt đủ điều kiện nộp hồ sơ Tokutei Gino, người lao động cần:

• Vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng nghề trong ngành nghề cụ thể.
• Đạt năng lực tiếng Nhật tương đương JLPT N4 hoặc vượt qua kỳ thi JFT-Basic do Japan Foundation tổ chức.
• Có lý lịch tư pháp sạch, có chứng nhận không có tiền án, tiền sự.
• Có sức khoẻ tốt, tối thiểu đạt tiêu chí theo mẫu khám sức khoẻ quy định của Bộ Y tế Nhật Bản.

Đặc biệt, Tokutei Gino chia thành 2 loại hình:

• Tokutei Gino số 1 (Tokutei Gino I): Được làm việc tối đa 5 năm, không được bảo lãnh người thân, áp dụng cho hầu hết lao động Việt Nam hiện nay.
• Tokutei Gino số 2 (Tokutei Gino II): Được gia hạn lâu dài, có thể bảo lãnh người thân, hiện chủ yếu dành cho các ngành xây dựng và đóng tàu.

TokuteiGino thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo ôn tập kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật, giúp người lao động đạt kết quả cao ngay từ lần thi đầu tiên.

Hỗ trợ từ công ty TokuteiGino khi đi theo diện Tokutei

TokuteiGino là công ty chuyên hỗ trợ người Việt Nam tham gia chương trình kỹ năng đặc định tại Nhật Bản, với các gói dịch vụ trọn gói:

• Hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ đi Nhật đúng chuẩn.
• Đào tạo kỹ năng nghề và tiếng Nhật chuẩn JLPT.
• Hỗ trợ đăng ký kỳ thi kỹ năng đặc định, đăng ký visa.
• Kết nối trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản có nhu cầu tuyển dụng kỹ năng đặc định.
• Hỗ trợ pháp lý, hỗ trợ làm thủ tục cư trú trong thời gian làm việc tại Nhật.

TokuteiGino đã hỗ trợ hơn 2.400 người lao động Việt Nam thành công làm việc tại Nhật ở giai đoạn 2020–2024. Đây là địa chỉ đáng tin cậy nếu bạn muốn đi Nhật diện Tokutei Gino mà không gặp rắc rối với hồ sơ và thủ tục.

Các lỗi phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ đi Nhật

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đi Nhật, rất nhiều người lao động gặp phải những sai sót tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả xét duyệt visa hoặc thậm chí mất cơ hội được tuyển dụng. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà người lao động cần tránh tuyệt đối khi chuẩn bị hồ sơ đi Nhật.

Thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không hợp lệ

Một trong những lỗi lớn nhất là thiếu giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ hoặc nộp bản không đúng yêu cầu. Cụ thể:

• Bỏ sót các bản công chứng giấy tờ như sổ hộ khẩu, CCCD, các chứng chỉ nghề.
• Hộ chiếu hết hạn hoặc gần hết hạn dưới 6 tháng.
• Thiếu chứng chỉ tiếng Nhật và kỹ năng đối với diện Tokutei Gino.
• Dùng bản photocopy mờ, không rõ thông tin hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa.

Theo thống kê của Trung tâm visa Nhật Bản tại Hà Nội (2024), trong mỗi đợt tuyển Tokutei Gino từ các doanh nghiệp Nhật, có khoảng 8-10% hồ sơ bị loại ngay từ đầu do không hợp lệ về giấy tờ.

Người lao động nên liệt kê danh sách các loại giấy tờ theo yêu cầu cụ thể của đơn vị hỗ trợ hoặc công ty tiếp nhận. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ từng bản sao, có công chứng và dịch thuật chính xác.

Thông tin trên hồ sơ không đồng nhất

Tình trạng lệch thông tin giữa các loại giấy tờ là lỗi rất thường gặp, đặc biệt trong những trường hợp tên gọi trong tiếng Việt có dấu, không đồng nhất cách viết bằng chữ Latinh.

Ví dụ:

• Tên “Nguyễn Thị Mỹ Linh” được thể hiện trong hộ chiếu là “Nguyen Thi Mylinh”, trong khi hồ sơ học tập là “Nguyen T. M. Linh”.
• Sai lệch ngày sinh, địa chỉ thường trú hoặc số hộ khẩu giữa CCCD và sổ hộ khẩu.

Thông tin mâu thuẫn khiến hồ sơ bị đánh giá thiếu trung thực hoặc làm phức tạp quá trình xác minh. Người lao động cần thống nhất toàn bộ thông tin bằng cách đối chiếu lại các giấy tờ trước khi dịch thuật và nộp lên cơ quan xử lý visa.

Không tuân thủ thời gian nộp hồ sơ

Việc nộp hồ sơ trễ so với yêu cầu tuyển dụng hoặc so với thời hạn nhận hồ sơ của Đại sứ quán là nguyên nhân khiến nhiều ứng viên bị từ chối visa hoặc mất suất tuyển chọn dù đủ điều kiện.

Những trường hợp Tokutei Gino thường gặp là:

• Phát hiện đợt tuyển dụng nhưng chuẩn bị giấy tờ quá chậm, kỳ thi tiếng Nhật hoặc kỹ năng chưa kịp hoàn thành.
• Đơn vị hỗ trợ không cập nhật kịp lịch thi, lịch visa theo quy định mới nhất.

Người lao động nên chọn công ty hỗ trợ uy tín như TokuteiGino, nơi luôn có lịch trình hồ sơ, lịch thi, lịch phỏng vấn rõ ràng và đội ngũ theo dõi sát sao thời gian nhằm bảo đảm không bị lỡ cơ hội nào.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ đi Nhật

Trong quá trình hỗ trợ người lao động làm hồ sơ đi Nhật, TokuteiGino đã ghi nhận rất nhiều câu hỏi quen thuộc. Dưới đây là phần giải đáp chi tiết nhất.

Tôi có thể sử dụng hộ chiếu cũ không?

Không. Bạn bắt buộc phải sử dụng hộ chiếu còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng. Hộ chiếu cũ, dù còn trang trống, nhưng nếu đã quá thời hạn quy định sẽ không được chấp nhận khi xin visa hoặc xuất cảnh.

Hồ sơ của tôi có cần dịch sang tiếng Nhật? Ai là người dịch?

Có. Tất cả giấy tờ nộp cho đơn vị tuyển dụng Nhật Bản và cơ quan lãnh sự đều yêu cầu bản dịch tiếng Nhật có công chứng. Bạn có thể dịch tại các công ty dịch thuật chuyên nghiệp hoặc thông qua dịch vụ hỗ trợ của TokuteiGino, đảm bảo bản dịch đúng thuật ngữ chuyên ngành và được chấp nhận hợp pháp.

Thời gian xét duyệt hồ sơ là bao lâu?

Tùy loại visa, thông tin đã được trình bày ở phần trên. Trung bình mất 7–15 ngày làm việc để xét duyệt visa. Trong thời gian này, hồ sơ cần được giữ nguyên trạng, không nên thay đổi thông tin trừ phi có yêu cầu bổ sung.

Tokutei Gino hỗ trợ gì trong quá trình làm hồ sơ?

• Tư vấn lựa chọn ngành nghề phù hợp, lên lộ trình thi JLPT hoặc JFT-Basic.
• Hướng dẫn kiểm tra và chuẩn hóa hồ sơ, dịch thuật và công chứng hợp lệ.
• Kết nối với doanh nghiệp Nhật Bản đang có nhu cầu tuyển dụng thật và lâu dài.
• Cập nhật lịch thi kỹ năng đặc định, đăng ký thi và hỗ trợ làm visa.
• Đào tạo kỹ năng mềm và văn hóa để dễ hòa nhập trong quá trình làm việc tại Nhật.

Nếu tôi bị từ chối visa thì cần làm gì tiếp theo?

Trong nhiều trường hợp, bị từ chối visa có thể do:

• Thiếu giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ.
• Không trung thực trong khai báo.
• Phía Nhật Bản siết chặt điều kiện visa vào thời điểm nộp.

Sau khi bị từ chối, bạn có thể nghỉ 6 tháng rồi nộp lại hồ sơ, hoặc ngay lập tức khắc phục lỗi và nộp đơn kiến nghị kèm hồ sơ bổ sung nếu có hướng dẫn cụ thể từ Đại sứ quán. TokuteiGino hỗ trợ quy trình này cho người lao động nghiêm túc và đủ điều kiện.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ đi Nhật từ người đi trước

Những câu chuyện thành công từ người lao động Việt Nam

Nguyễn Văn Thái (24 tuổi, Bắc Ninh), từng chuẩn bị hồ sơ Tokutei Gino theo ngành chế biến thực phẩm tại Nhật năm 2023, đã chia sẻ:

“Tôi được TokuteiGino hỗ trợ 100% hồ sơ, luyện thi JFT và kỹ năng online trong 3 tháng trước khi phỏng vấn với công ty Nhật. Toàn bộ giấy tờ đều được công chứng chuyên nghiệp. Tôi đậu cả kỳ thi, phỏng vấn lần đầu và visa được cấp sau đúng 12 ngày.”

Một câu chuyện khác từ chị Phạm Thị Hoa (quê Thanh Hóa), từng bị trả hồ sơ do thiếu bản dịch hộ khẩu, nhưng đã khắc phục nhờ đội ngũ pháp lý của TokuteiGino giúp cô kịp nộp visa trước hạn hai ngày.

Bí quyết chuẩn bị hồ sơ đi Nhật nhanh chóng

• Bắt đầu sớm ít nhất 3 tháng trước ngày dự kiến đi Nhật.
• Thi tiếng Nhật trước (JLPT hoặc JFT), rồi thi kỹ năng đặc định sau đó.
• Lên checklist hồ sơ, yêu cầu từng giấy tờ phải có hạn sử dụng đủ thời gian.
• Chọn đơn vị hỗ trợ có kinh nghiệm lâu năm để tránh sai sót thủ tục pháp lý.

Những điều cần tránh khi chuẩn bị hồ sơ

• Nộp thiếu bản sao công chứng hoặc dịch thuật.
• Làm hồ sơ qua cò mồi, bên thứ ba không có uy tín.
• Khai thông tin gian dối hoặc không thống nhất.
• Chủ quan với thời hạn hồ sơ, thi chứng chỉ sát ngày hạn visa.

Một bộ hồ sơ đi Nhật hoàn hảo cần sự kỹ lưỡng, chính xác và đầy đủ theo từng diện visa. Việc hiểu rõ yêu cầu của từng diện như Tokutei Gino sẽ giúp người lao động tiết kiệm thời gian, tăng tỷ lệ đậu visa và nhanh chóng hiện thực hóa giấc mơ làm việc tại Nhật Bản.

Bạn đã sẵn sàng chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn hảo để đi Nhật Bản? Hãy để TokuteiGino đồng hành cùng bạn trên hành trình này, giúp bạn vượt qua mọi khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất. Liên hệ ngay với TokuteiGino để được tư vấn miễn phí và bắt đầu hành trình của bạn!

Thông tin liên hệ:
✅ Công ty TokuteiGino
? Website: https://tokuteigino.edu.vn/
? Email: tokuteigino1992@gmail.com
☎ Hotline: 0965.149.588
? Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360