Cách kiểm tra lịch nhận lương ở công ty Nhật là điều mà bất cứ thực tập sinh hay nhân viên nào cũng cần nắm rõ để quản lý tài chính cá nhân hiệu quả. Đặc biệt, các thực tập sinh và người lao động theo diện Tokutei Gino thường quan tâm lịch lương về tài khoản khi nào, hình thức nhận lương cụ thể như thế nào và cách xử lý các vấn đề phát sinh về lương. Hãy tham khảo ngay hướng dẫn đầy đủ và chi tiết trong bài viết này để không bỏ lỡ bất cứ thông tin quan trọng nào về lịch nhận lương ở Nhật Bản!
Lịch nhận lương ở công ty Nhật có điểm gì đặc biệt?
Tại Nhật Bản, lịch trả lương không chỉ đơn thuần là một ngày trả tiền công, mà còn là một phần quan trọng trong văn hóa và cơ chế nhân sự. Với một nền kinh tế kỷ luật và chuẩn mực như Nhật, việc trả lương đúng hạn và minh bạch là điều không thể bỏ qua. Đối với người Việt đang làm việc theo diện Thực tập sinh kỹ năng hay Tokutei Gino – chương trình kỹ năng đặc định được chính phủ Nhật quản lý – thì việc hiểu rõ lịch nhận lương góp phần đảm bảo công bằng và tăng khả năng bảo vệ quyền lợi trong lao động.
Ý nghĩa của lịch nhận lương tại Nhật
Lịch nhận lương ở Nhật không chỉ là một mốc thời gian, mà còn phản ánh sự tôn trọng giữa người lao động và doanh nghiệp. Một phần lý do người Nhật được đánh giá là “có năng suất lao động cao nhất châu Á” (theo báo cáo 2024 của Japan Productivity Center) là bởi họ thực hiện chi trả lương đúng thời hạn và minh bạch đến từng yên Nhật.
Trong đa phần các doanh nghiệp Nhật Bản, nhân viên sẽ nhận được lương hàng tháng vào một ngày cố định, phổ biến nhất là vào cuối tháng, khoảng từ ngày 25 đến ngày 31. Tuy nhiên, cũng có nhiều công ty áp dụng hình thức trả lương vào giữa tháng (ngày 15), và thậm chí là mô hình trả lương 2 lần mỗi tháng cho một số ngành nghề đặc thù.
Đối với thực tập sinh kỹ năng và lao động theo diện Tokutei Gino, lịch nhận lương vừa là căn cứ để quản trị đời sống cá nhân, vừa là thước đo mối quan hệ minh bạch và công bằng giữa thực tập sinh và doanh nghiệp Nhật.
Quy trình nhận lương tại các công ty Nhật
Riêng trong môi trường doanh nghiệp Nhật Bản, quy trình nhận lương được thực hiện qua một chuỗi quy trình chuẩn mực và hiếm khi có vấn đề sai lệch nếu được thực hiện đầy đủ. Dưới đây là quy trình điển hình:
- Xác nhận công việc đã hoàn thành: Quản lý sẽ xét duyệt ngày đi làm, công việc hoàn thành, thời gian tăng ca (残業 – Zangyou).
- Chấm công: Sử dụng hệ thống điện tử (như Attendance Management System), phiếu chấm công (タイムカード – Time Card) hoặc chữ ký xác nhận.
- Tính lương: Tính toán dựa trên giờ làm, các phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế, nhà ở, ăn uống.
- Thông báo lương: Công ty gửi bảng lương (給与明細書 – Kyūyo Meisai) trước khi thanh toán để nhân viên kiểm tra.
- Chuyển khoản: Lương được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của người lao động đúng ngày đã thỏa thuận.
Điểm cộng lớn trong quy trình này là làm rõ từng khoản lương cơ bản, phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ – giúp thực tập sinh kiểm soát được tài chính tốt hơn.
Các hình thức trả lương phổ biến tại Nhật
Dù đại đa số công ty Nhật thực hiện chuyển khoản ngân hàng khi trả lương, cũng có vài hình thức khác dành riêng cho các trường hợp đặc biệt (chẳng hạn như người mới, lao động thời vụ, hoặc thực tập sinh chưa có tài khoản ngân hàng).
Các hình thức phổ biến gồm:
- Chuyển khoản ngân hàng cá nhân (Phổ biến nhất – 98% doanh nghiệp áp dụng)
- Trả lương bằng tiền mặt (Hiếm, chỉ áp dụng cho lao động thời vụ trong các ngành như nông nghiệp hoặc xây dựng)
- Chuyển đến tài khoản tại ngân hàng của công ty con/cơ quan hỗ trợ (đặc biệt với thực tập sinh hoặc người lao động Tokutei Gino mới sang Nhật, chưa có sẵn tài khoản)
Theo khảo sát của Cục Quản lý Lao động Ngoài nước năm 2024, có đến 91,7% thực tập sinh Việt Nam tại Nhật nhận lương thông qua chuyển khoản ngân hàng. Hình thức này đảm bảo an toàn, tránh mất tiền và tạo cơ sở kiểm kê khi có sự cố phát sinh.
Cách kiểm tra lịch nhận lương ở công ty Nhật
Tại Nhật Bản, việc nắm bắt rõ ràng lịch trả lương giúp người lao động, đặc biệt là thực tập sinh và những người lao động theo chương trình Tokutei Gino, có thể lên kế hoạch tài chính chính xác, chủ động xử lý các tình huống phát sinh. Để kiểm tra lịch nhận lương ở công ty Nhật, bạn có thể sử dụng các phương thức cụ thể sau đây.
Truy cập tài khoản nhân sự của công ty
Hầu hết các doanh nghiệp Nhật hiện nay đều sử dụng hệ thống quản trị nhân sự điện tử. Trong hệ thống này, người lao động có thể đăng nhập vào tài khoản cá nhân để theo dõi các loại dữ liệu liên quan đến lịch sử làm việc, số ngày phép, bảng lương, và đặc biệt là lịch trả lương hằng tháng.
Nhiều công ty sử dụng phần mềm như:
- Workcloud
- SAP HR
- SmartHR
- e-給与 (e-Kyuyo)
Một ví dụ điển hình là Công ty TNHH Kỹ thuật Marutaka tại tỉnh Aichi, Nhật Bản – nơi có hơn 50 lao động người Việt theo diện thực tập sinh kỹ năng, đã tích hợp hệ thống SmartHR để công bố lịch nhận lương thực tập sinh vào ngày 25 tháng mỗi tháng, với thông báo gửi theo tháng tại mục 給与明細 (bảng thông tin lương).
Để kiểm tra qua hệ thống:
- Đăng nhập bằng mã nhân viên được cung cấp khi nhập công ty.
- Truy cập mục 給与 (Kyuyo – Lương) hoặc 明細 (Meisai – Chi tiết).
- Xem ngày thanh toán lương: 支払日 (Shiharai-bi).
- Kiểm tra các khoản trừ thuế, bảo hiểm hoặc phụ cấp thêm.
Tài khoản nhân sự là nguồn dữ liệu kiểm chứng chính xác nhất, đặc biệt với những bạn chưa rành tiếng Nhật vì có thể thiết lập menu ngôn ngữ bằng tiếng Việt tại một số công ty.
Kiểm tra tin nhắn từ công ty
Một cách phổ biến khác để kiểm tra lịch nhận lương ở công ty Nhật là thông qua tin nhắn nội bộ từ công ty. Nhiều doanh nghiệp Nhật, đặc biệt là công ty có từ 10 thực tập sinh nước ngoài trở lên, sẽ gửi lịch lương qua hệ thống tin nhắn công ty hoặc email.
Thực tế, theo khảo sát của Tổ chức JITCO năm 2025, có đến 38% thực tập sinh Việt Nam tại Nhật nhận được thông báo lịch trả lương qua hệ thống Line nội bộ hoặc Zalo nhóm do người hướng dẫn kỹ thuật (教育担当 – Kyōiku Tantō) quản lý.
Một số thông báo phổ biến:
- Lịch trả lương tháng này là ngày 28/05.
- Lương tháng này sẽ được chuyển vào tài khoản vào 25/06.
- Danh sách các khoản trừ sẽ được gửi kèm file PDF trong nhóm LINE.
Hãy luôn kiểm tra tin nhắn nội bộ, email công ty, hoặc các thông báo được dán ở bảng thông tin khu ký túc hoặc phân xưởng. Tại đây, thông tin về lương về tài khoản khi nào thường được đăng tải rõ ràng trước ít nhất 3 ngày làm việc.
Hỏi trực tiếp phòng nhân sự hoặc cấp trên
Trong trường hợp không thể truy cập hệ thống hoặc không thấy thông báo qua tin nhắn, phương án chắc chắn nhất là hỏi trực tiếp phòng nhân sự (総務 – Soumu) hoặc người phụ trách quản lý lao động người nước ngoài.
Tại nhiều công ty Nhật vừa và nhỏ, thực tập sinh hay kỹ năng đặc định Tokutei Gino sẽ được chỉ định người hướng dẫn hoặc người hỗ trợ sinh hoạt (生活指導員 – Seikatsu Shidouin). Họ có thể cung cấp thông tin về thời điểm nhận lương, giải thích lý do bị trừ lương, hoặc hướng dẫn nhân viên kiểm tra tài khoản ngân hàng đúng cách.
Việc trao đổi trực tiếp sẽ mang tính xác minh cao và là cách xử lý nhanh nhất khi có nghi ngờ về việc lương không được chuyển đúng hạn.
Lịch nhận lương thực tập sinh
Không giống với nhân viên chính thức, thực tập sinh kỹ năng thường nhận được lương theo các thỏa thuận riêng giữa công ty tiếp nhận và nghiệp đoàn. Thời gian và cách thức trả lương cũng có thể thay đổi tùy từng đối tượng theo từng giai đoạn thực tập.
Lương thực tập sinh trả theo tháng hay theo tuần?
Hầu hết thực tập sinh kỹ năng tại Nhật Bản nhận lương theo tháng. Một số khá hiếm công ty trong ngành nông nghiệp hoặc xây dựng có thể trả theo tuần hoặc hai tuần một lần tùy khối lượng công việc.
Theo báo cáo của OTIT (Tổ chức hỗ trợ thực tập sinh kỹ năng Nhật Bản), đến năm 2025 có khoảng 93% doanh nghiệp tiếp nhận thực tập sinh trên toàn nước Nhật trả lương theo tháng. Điều này giúp việc trả bảo hiểm xã hội, khấu trừ thuế được thực hiện đồng bộ.
Ví dụ, tại Công ty thực phẩm Yamamura (Osaka), toàn bộ 68 thực tập sinh kỹ năng người Việt được trả lương vào ngày 25 hàng tháng. Bảng lương được gửi qua email kèm PDF. Số ít thực tập sinh tại các công ty nhỏ được nhận tạm ứng theo tuần (週払い – Shuubarai), thường không phổ biến vì công tác tính lương tháng trở nên khó khăn hơn.
Thời gian cụ thể lương về tài khoản thực tập sinh
Thông thường, tiền lương sẽ được chuyển về tài khoản ngân hàng trong khoảng thời gian từ 9h đến 15h ngày trả lương. Nếu ngày trả lương rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ, việc chuyển lương có thể được thực hiện sớm hoặc muộn hơn vài ngày làm việc.
Ví dụ, nếu công ty thông báo lương được trả vào ngày 25 tháng 6, thì lương sẽ vào tài khoản trong giờ hành chính ngày hôm đó. Trường hợp ngày 25 rơi vào Chủ nhật, tiền lương thường được xử lý sớm vào ngày 23 hoặc muộn nhất vào ngày 26, tùy theo chính sách doanh nghiệp và lịch làm việc của ngân hàng.
TokuteiGino, đơn vị hỗ trợ việc làm và phái cử thực tập sinh Việt Nam sang Nhật, khuyến nghị người lao động nên kiểm tra tài khoản vào giờ trưa hoặc cuối giờ chiều ngày được công bố.
Yêu cầu bổ sung giấy tờ nếu lương không nhận được
Nếu đến hạn nhận lương mà tài khoản không có khoản chuyển, bạn cần thực hiện các bước:
- In bảng lương (nếu có) hoặc chụp màn hình bảng lương từ hệ thống.
- Kiểm tra thông tin tài khoản ngân hàng có khớp với thông tin công ty có.
- Gửi yêu cầu đến phòng nhân sự hoặc người phụ trách thông qua biểu mẫu yêu cầu thông tin lương (給与確認依頼 – Kyūyo Kakunin Irai).
Một số công ty có thủ tục yêu cầu ghi rõ:
- Tên nhân viên, mã số;
- Tháng lương bị thiếu;
- Tài khoản ngân hàng nhận lương.
Trong trường hợp lương bị sai, TokuteiGino hỗ trợ người lao động gửi đơn khiếu nại đến cả công ty tiếp nhận và nghiệp đoàn để đảm bảo mức lương thực tập sinh về đúng hạn.
Lương về tài khoản khi nào và cần lưu ý gì?
Tại Nhật Bản, người lao động, đặc biệt là các thực tập sinh hoặc nhân sự diện Tokutei Gino, rất quan tâm đến việc lương về tài khoản khi nào để sắp xếp chi tiêu và gửi tiền về gia đình. Tuy nhiên, quá trình chuyển lương không đơn thuần là đúng ngày mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác liên quan đến ngân hàng, giờ làm việc, và chính sách nội bộ công ty.
Cách nhận thông báo ngân hàng khi lương về tài khoản
Hiện nay, phần lớn các ngân hàng ở Nhật Bản đều có hệ thống gửi thông báo tự động qua tin nhắn hoặc ứng dụng điện thoại khi có giao dịch về tài khoản, trong đó bao gồm cả lương.
Một số ngân hàng phổ biến mà thực tập sinh thường sử dụng:
- Yucho Ginko (ゆうちょ銀行)
- Mizuho Bank (みずほ銀行)
- Japan Post Bank
- Mitsubishi UFJ Bank (三菱ＵＦＪ銀行)
Để nhận thông báo:
- Tải và đăng ký ứng dụng của ngân hàng như ゆうちょ通帳アプリ (Yucho Tsucho App), みずほダイレクト (Mizuho Direct), v.v.
- Kích hoạt chức năng nhận thông báo khi có biến động số dư.
- Thiết lập xác nhận số điện thoại hoặc email nhận thông báo.
Ví dụ: Một thực tập sinh tại tỉnh Fukushima sử dụng tài khoản Yucho đã xác nhận được khoản thu nhập chuyển vào tài khoản khoảng 13h45 phút ngày 25 mỗi tháng qua tin nhắn điện thoại từ ngân hàng.
Xử lý tình huống lương về chậm hoặc không về
Có nhiều lý do khiến lương không về đúng theo lịch như:
- Ngày trả lương trùng ngày nghỉ: Ngân hàng và công ty xử lý lùi lại ngày làm việc tiếp theo.
- Sai sót trong thông tin tài khoản: Nhầm lẫn số tài khoản hoặc tên tài khoản nhận lương.
- Sự cố nội bộ: Hệ thống quản lý nhân sự hoặc tài chính chưa xử lý kịp.
Cách xử lý:
- Chờ đến cuối giờ giao dịch ngân hàng (15h00) trước khi gửi thắc mắc.
- Kiểm tra tài khoản trực tiếp tại ATM hoặc ứng dụng.
- Xác minh lại thông tin cá nhân, mã ngân hàng, số tài khoản.
- Gặp trực tiếp người phụ trách hoặc phòng hành chính nhân sự để xác minh.
Tại công ty Dịch vụ công nghiệp Nishi-Hon, một Tokutei Gino đã nhanh chóng giải quyết tình trạng không nhận được lương do nhập sai số tài khoản sau khi liên hệ với nhân sự và bổ sung hồ sơ đúng trong vòng 48 giờ.
Lưu ý khi kiểm tra tài khoản ngân hàng
- Kiểm tra giao dịch vào giờ hành chính: từ 9h – 15h các ngày làm việc.
- Không nên kiểm tra vào ban đêm, cuối tuần nếu không có dữ liệu cập nhật.
- In sao kê ngân hàng hàng tháng để làm bằng chứng khi khiếu nại lương.
- Liên hệ trực tiếp tổng đài ngân hàng nếu nghi ngờ tài khoản bị khóa.
Thực tập sinh cần giữ lại thông báo chuyển tiền và ảnh chụp màn hình sao kê trong vòng 6 tháng để có cơ sở pháp lý khi có tranh chấp lương với công ty.
Các yếu tố ảnh hưởng đến lịch nhận lương ở Nhật Bản
Mặc dù lịch trả lương được quy định rõ, một số yếu tố khách quan vẫn có thể ảnh hưởng đến thời gian nhận lương. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp người lao động chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và xử lý tình huống.
Cơ chế quản lý tài chính của công ty Nhật
Mỗi công ty tại Nhật đều có hệ thống tài chính nội bộ riêng. Một số công ty nhỏ, không có bộ phận kế toán chuyên biệt, thường bị phụ thuộc vào dịch vụ kế toán thuê ngoài nên thời gian xử lý đôi khi bị chậm.
Đối với công ty lớn hoặc có hệ thống ERP, việc chi trả lương đúng hạn gần như tuyệt đối. Tuy nhiên, trong các công ty nhỏ tiếp nhận lao động kỹ năng đặc định Tokutei Gino, vẫn có những trường hợp phải điều chỉnh lịch lương do chậm chấm công hoặc điều chỉnh làm việc theo sản lượng.
Ví dụ: Công ty cơ khí Mihara (Hiroshima) đã có lần điều chỉnh lịch lương từ ngày 25 sang ngày 28 vì hệ thống quản lý giờ làm việc gặp sự cố mạng diện rộng.
Chênh lệch múi giờ và thời gian xử lý ngân hàng
Mặc dù Nhật Bản áp dụng múi giờ chuẩn JST (GMT+9), các giao dịch ngân hàng vẫn tuân theo khung giờ hành chính cố định: từ 9h00 đến 15h00 các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ).
Nếu thời điểm công ty thực hiện lệnh chuyển lương nằm ngoài khung giờ này, tiền sẽ được xử lý vào hôm sau. Điều này giải thích tại sao nhiều người nhận được tiền vào buổi sáng hôm sau thay vì đúng ngày lệnh chuyển.
Quy định về ngày nghỉ lễ của Nhật
Luật lao động Nhật quy định rõ nếu ngày trả lương rơi vào ngày lễ chính thức thì công ty bắt buộc phải trả trước đó hoặc sau ngày nghỉ.
Các ngày lễ phổ biến khiến lương có thể bị lùi lại:
- Tuần lễ vàng (từ 29/04 – 05/05)
- Obon (giữa tháng 8)
- Năm mới (01/01 – 03/01)
- Lễ Kính lão (敬老の日) cuối tháng 9
Cần lưu ý kiểm tra lịch công bố ngày nghỉ lễ của công ty để tránh nhầm lẫn khi thấy lương chưa về tài khoản.
Câu hỏi thường gặp khi kiểm tra lịch nhận lương
Lương thực tập sinh thường về tài khoản khi nào?
→ Thường vào ngày 25 hàng tháng, trong giờ hành chính từ 9h – 15h. Có thể sớm hoặc muộn 1-2 ngày nếu trùng vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
Nếu lương không về đúng lịch thì cần làm gì?
→ Kiểm tra các kênh thông báo của công ty, xác minh lại số tài khoản, gặp phòng nhân sự, gửi yêu cầu bằng văn bản.
Có thể kiểm tra lịch nhận lương qua ứng dụng nào ở Nhật?
→ Có thể dùng các ứng dụng như e-Kyuyo, SmartHR, Mizuho Direct, Yucho App… tùy theo phần mềm công ty sử dụng và ngân hàng mở tài khoản.
Tại sao có sự khác biệt giữa lương ghi trên bảng lương và thực nhận?
→ Do các khoản khấu trừ: thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, phí nhà ở, tiền ăn, phí nghiệp đoàn… chi tiết thường ghi rõ trong bảng lương.
Làm cách nào để khiếu nại nếu lương bị sai sót?
→ Gửi yêu cầu bằng văn bản (có biểu mẫu riêng), kèm bản sao kê tài khoản, bảng lương, gửi đến phòng hành chính/cán bộ nghiệp đoàn/đơn vị phái cử.
Quy định về ngày trả lương ở Nhật là gì?
→ Bộ luật Lao động Nhật Bản yêu cầu các công ty phải trả lương ít nhất 1 lần/tháng và vào ngày cố định, trừ trường hợp bất khả kháng như thiên tai.
Nếu bạn là thực tập sinh, kỹ sư hay người lao động Tokutei Gino đang làm việc tại Nhật Bản và gặp khó khăn trong việc xác định lịch lương, đừng ngần ngại tìm sự hỗ trợ từ đơn vị quản lý uy tín.
Đừng lo lắng nếu bạn gặp khó khăn trong việc kiểm tra lịch nhận lương, hãy liên hệ ngay với công ty TokuteiGino để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời. Điều này giúp bạn đảm bảo quyền lợi lao động tại Nhật Bản và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Thông tin liên hệ:
✅ Công ty TokuteiGino
? Website: https://tokuteigino.edu.vn/
? Email: tokuteigino1992@gmail.com
☎ Hotline: 0965.149.588
? Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360