Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản: Tất cả những gì bạn cần biết khi sinh sống và làm việc tại Nhật

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản là cầu nối quan trọng giữa hai quốc gia, hỗ trợ cộng đồng người Việt đang sinh sống, học tập và làm việc tại Nhật Bản. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tất cả thông tin hữu ích về địa chỉ, chức năng và những dịch vụ mà Đại sứ quán cung cấp. Ngoài ra, liên kết một cách tự nhiên với công ty TokuteiGino – đối tác đáng tin cậy đang hoạt động trong lĩnh vực cung ứng lao động và hỗ trợ người Việt Nam tại Nhật Bản.

Tổng quan về Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Là một tổ chức đại diện chính thức và hợp pháp của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tại Nhật Bản, Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản không chỉ đảm nhận vai trò ngoại giao, mà còn là điểm tựa vững chắc cho cộng đồng người Việt đang học tập, sinh sống và lao động trên đất nước mặt trời mọc. Nằm tại trung tâm thủ đô Tokyo – một trong những trung tâm chính trị, văn hóa và kinh tế hàng đầu thế giới – Đại sứ quán đóng vai trò là nơi duy trì và phát triển mối quan hệ chiến lược sâu rộng giữa Việt Nam và Nhật Bản.

Theo thống kê của Bộ Ngoại giao Việt Nam và Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản, tính đến năm 2025, có hơn 520.000 người Việt Nam đang sinh sống tại Nhật Bản – bao gồm du học sinh, tu nghiệp sinh, lao động kỹ năng đặc định, kỹ sư, thực tập sinh và người định cư lâu dài. Trong bối cảnh đó, Đại sứ quán là trợ thủ đắc lực giúp bà con giải quyết các thủ tục hành chính, pháp lý, bảo hộ quyền công dân và kết nối giữa kiều bào với trong nước.

Không chỉ đơn thuần là nơi xử lý hồ sơ hay cấp phát giấy tờ, Đại sứ quán còn là biểu tượng văn hóa – nơi gắn kết cộng đồng, tổ chức các buổi lễ lớn như Quốc khánh, Tết truyền thống, hội nghị cộng đồng và các đợt gặp mặt chính thức giữa Việt Nam – Nhật Bản.

Việc nắm rõ các thông tin và cách thức làm việc với Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, gia tăng hiệu quả cũng như tránh những rắc rối không đáng có trong quá trình cư trú và làm việc tại Nhật.

Vai trò và chức năng của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản đóng vai trò là cầu nối về ngoại giao, hành chính, pháp lý và văn hóa giữa Chính phủ Việt Nam và Nhật Bản. Tính đến thời điểm 2025, với quan hệ “Đối tác chiến lược sâu rộng vì hòa bình và phồn vinh ở châu Á” giữa hai quốc gia, Đại sứ quán là đại diện chính thức của Việt Nam nhằm thúc đẩy hợp tác song phương, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân và doanh nghiệp Việt.

Hai vai trò chính của Đại sứ quán:

• Thứ nhất, về mặt ngoại giao: Đại sứ quán là biểu tượng chính thức đại diện cho nhà nước Việt Nam, đảm bảo sự hiện diện chính trị – ngoại giao trong các mối quan hệ song phương tại Nhật Bản, bao gồm hợp tác phát triển, an ninh quốc phòng, giáo dục – đào tạo và giao lưu văn hóa.
• Thứ hai, về mặt hỗ trợ công dân: Đại sứ quán cung cấp hàng loạt dịch vụ hành chính cho cộng đồng người Việt tại Nhật. Trong đó có thể kể đến: cấp, gia hạn và đổi hộ chiếu; công chứng và chứng thực tài liệu; cấp giấy khai sinh, kết hôn, khai tử; hỗ trợ pháp lý khi công dân gặp sự cố; tư vấn giấy tờ cho việc cư trú hợp pháp,…

Ví dụ thực tế: trong đợt dịch COVID-19 bùng phát mạnh tại Nhật Bản vào năm 2020-2021, Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo đã nhanh chóng thiết lập đường dây nóng hỗ trợ công dân, bố trí gần 30 chuyến bay giải cứu cho hơn 10.000 người về nước an toàn.

Ngoài ra, Đại sứ quán cũng phối hợp với các tổ chức như TokuteiGino để giới thiệu việc làm, tư vấn luật lao động, bảo vệ quyền lợi của người lao động kỹ năng đặc định – một nhóm cộng đồng người Việt ngày càng gia tăng tại Nhật Bản.

Địa chỉ và thông tin liên lạc của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Việc nắm rõ địa chỉ Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản là điều bắt buộc nếu bạn muốn liên hệ để xử lý hồ sơ, giấy tờ hoặc cần hỗ trợ khẩn cấp trong các tình huống đặc biệt.

? Địa chỉ: 50-11 Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062.
Đây là khu vực trung tâm thuộc quận Shibuya – một quận nổi tiếng không chỉ về thời trang và văn hóa trẻ mà còn là nơi tập trung nhiều đại sứ quán, tổ chức quốc tế tại Tokyo.

? Điện thoại liên hệ: +81-3-3466-3311
? Fax: +81-3-3466-7652
? Email chính thức: vietnamembassy-japan@vnembassy.jp
? Trang web: https://vnembassy-jp.org/

Không ít lần, người dân đã phải quay về vì đến sai trụ sở. Cần lưu ý rằng Đại sứ quán nằm ở Tokyo, trong khi Việt Nam còn có một số Tổng lãnh sự quán tại các địa phương khác như Osaka để phục vụ vùng miền lân cận.

Mẹo: Bạn có thể tra cứu tuyến đường chính xác từ ga gần nhất – Ga Yoyogi-Uehara (cách đại sứ quán khoảng 600m, đi bộ 5 phút) để dễ dàng đến Đại sứ quán mà không bị lạc.

Các ngày lễ và giờ làm việc của Đại sứ quán

Việc nắm rõ lịch làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những chuyến đi lỡ việc. Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hoạt động trong khung thời gian tiêu chuẩn của cơ quan hành chính quốc tế, cụ thể:

? Giờ làm việc:

• Thứ Hai đến Thứ Sáu: 9h00 – 17h00 (nghỉ trưa từ 12h00 – 13h30).
• Nghỉ Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ của Việt Nam và Nhật Bản.

? Các ngày lễ chính nghỉ theo năm:

• Tết Nguyên đán (2 – 5 ngày tùy từng năm)
• Giỗ Tổ Hùng Vương
• Ngày Chiến thắng 30/4 & Quốc tế Lao động 1/5
• Quốc khánh Việt Nam 2/9
• Một số ngày lễ của Nhật như: Golden Week (Cuối tháng 4 – đầu tháng 5), Obon (tháng 8), Năm mới (cuối tháng 12 – đầu tháng 1)
• Một số thay đổi có thể được cập nhật trên website chính thức hoặc thông báo tại cổng thông tin của Đại sứ quán. Do đó, hãy luôn kiểm tra kỹ trước khi đến để tránh những bất tiện không mong muốn.

Việc sắp xếp thời gian và bổ sung đầy đủ giấy tờ trong khung giờ hành chính sẽ giúp bạn dễ tiếp cận các dịch vụ và nhận hỗ trợ nhanh chóng hơn.

Các dịch vụ chính tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hiện đang cung cấp nhiều dịch vụ thiết yếu liên quan đến hộ chiếu, công chứng, chứng thực, hỗ trợ pháp lý và bảo hộ công dân. Đây là những dịch vụ được cộng đồng người Việt tại Nhật sử dụng thường xuyên, đặc biệt là những đối tượng có nhu cầu định cư, du học, làm việc theo diện kỹ năng đặc định hoặc đang gặp khó khăn pháp lý. Việc nắm rõ quy trình từng dịch vụ sẽ giúp người dân chủ động trong việc chuẩn bị giấy tờ, giảm thiểu rủi ro khi làm thủ tục.

Cấp đổi hộ chiếu cho người Việt Nam tại Nhật Bản

Dịch vụ cấp đổi hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản là một trong những thủ tục hành chính phổ biến nhất mà công dân Việt Nam cần thực hiện.

Công dân có thể xin cấp hộ chiếu mới trong các trường hợp sau:

• Hộ chiếu cũ sắp hết hạn hoặc đã hết hạn.
• Mất hộ chiếu hoặc hư hỏng không còn sử dụng được.
• Có nhu cầu thay đổi thông tin cá nhân trên hộ chiếu.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (mẫu X01) có thể tải tại trang web của Đại sứ quán.
• Hộ chiếu cũ (nếu có).
• Hai ảnh cỡ hộ chiếu nền trắng (4×6 cm).
• Bản sao giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc giấy xác nhận quốc tịch Việt Nam.
• Trường hợp mất hộ chiếu cần nộp biên bản báo mất do cảnh sát Nhật xác nhận.
• Thông thường, thời gian xử lý mất khoảng 5–7 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài nếu cần xác minh thông tin từ Việt Nam. Một số trường hợp khẩn cấp được hỗ trợ cấp nhanh trong vòng 1–2 ngày.

Dịch vụ công chứng, chứng thực tại Đại sứ quán

Đại sứ quán có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các văn bản cá nhân, xác nhận bản dịch và công chứng các loại giấy tờ được yêu cầu sử dụng tại Việt Nam hoặc tại Nhật Bản.

Các dịch vụ chứng thực phổ biến gồm:

• Chứng thực bản sao các giấy tờ cá nhân như bằng cấp, giấy khai sinh, giấy kết hôn…
• Xác nhận chữ ký trên giấy ủy quyền, đơn từ chuyển tiền, hồ sơ pháp luật.
• Công chứng giấy tờ phục vụ cho thủ tục bảo lãnh người thân, học tập, kết hôn hoặc xin thị thực.

Lưu ý:

• Tất cả giấy tờ phải được chuẩn bị bằng tiếng Việt hoặc kèm theo bản dịch tiếng Việt có công chứng.
• Người yêu cầu cần có mặt trực tiếp để ký trước mặt cán bộ Đại sứ quán.
• Phí tùy theo loại hình chứng thực, dao động từ 500 yên đến 3000 yên/trường hợp.
• Những giấy tờ đã được chứng thực tại Đại sứ quán có giá trị pháp lý tại Việt Nam và được chấp nhận trong nhiều thủ tục liên quan đến quyền dân sự và hành chính.

Hỗ trợ pháp lý và bảo hộ công dân Việt Nam

Một trong những chức năng quan trọng nhất của Đại sứ quán là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân Việt Nam tại Nhật Bản. Trong những năm gần đây, số vụ việc liên quan đến người Việt gặp rắc rối pháp lý như vi phạm luật nhập cư, lao động bất hợp pháp, tranh chấp với công ty tiếp nhận tăng lên rõ rệt, đặc biệt ở các khu vực có nhiều lao động kỹ năng đặc định.

Hỗ trợ pháp lý gồm:

• Hướng dẫn công dân thực hiện các quyền pháp lý tại Nhật.
• Hỗ trợ dịch thuật và kết nối với luật sư trong các vụ việc cần hỗ trợ pháp luật.
• Gặp gỡ nạn nhân đang bị tạm giữ hoặc có án chờ xử.
• Làm việc với các cơ quan chức năng Nhật Bản về việc đảm bảo các hình thức xử lý phù hợp với luật pháp quốc tế và bảo vệ nhân quyền.
• Trường hợp công dân bị trục xuất, lừa đảo, cưỡng bức lao động – Đại sứ quán sẽ phối hợp với cơ quan chức năng Nhật và Việt Nam để có phương án hỗ trợ phù hợp, trong khả năng ngoại giao.

Năm 2023, Đại sứ quán đã tiếp nhận hơn 9.000 cuộc gọi và email yêu cầu hỗ trợ pháp lý, trong đó 230 trường hợp được hỗ trợ bảo hộ công dân cấp thiết.

Quy trình liên hệ với Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Việc tiếp cận đúng quy trình nhằm giảm thiểu thời gian và tránh những sai sót là điều cần lưu ý khi làm việc với cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại Tokyo. Từ đặt lịch hẹn cho đến chuẩn bị hồ sơ, mỗi bước đều cần chú ý một cách cẩn thận.

Làm thế nào để đặt lịch hẹn tại Đại sứ quán?

Hiện nay, tất cả các dịch vụ tại Đại sứ quán đều yêu cầu đặt lịch hẹn trước nhằm đảm bảo trật tự, an toàn và hạn chế tình trạng quá tải. Đặt lịch được thực hiện qua:

• Trang web chính thức của Đại sứ quán: cung cấp lịch làm việc, biểu mẫu hẹn và điều kiện từng loại hồ sơ.
• Gọi điện trực tiếp trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu.
• Gửi email/đơn hẹn giờ để được xác nhận phản hồi.
• Thông thường, bạn cần đặt lịch trước từ 3 đến 7 ngày tùy theo dịch vụ. Đối với các dịch vụ cấp thiết như bảo hộ công dân, có thể đến trực tiếp hoặc gọi điện trình bày tình huống khẩn cấp.

Không đặt lịch trước hoặc đến không đúng giờ là nguyên nhân lớn khiến nhiều người phải quay về làm lại thủ tục.

Các thủ tục cần chuẩn bị khi đến Đại sứ quán

Cần chuẩn bị kỹ tài liệu cá nhân trước khi đến theo lịch hẹn:

• Giấy tờ gốc và bản sao (gồm hộ chiếu, giấy tờ tùy thân tại Nhật, thẻ cư trú…).
• Tờ khai đã điền đầy đủ thông tin.
• Ảnh chân dung được chụp gần đây theo tiêu chuẩn quy định.
• Giấy hẹn hoặc chứng nhận đặt lịch online.
• Lệ phí thanh toán bằng yên Nhật, tiền mặt (tùy từng dịch vụ mà mức phí có thể dao động từ 500 yên đến 10.000 yên).
• Đến đúng giờ hẹn, xếp hàng theo hướng dẫn, giữ lịch sự và tuyệt đối tuân theo chỉ dẫn của cán bộ Đại sứ quán là những nguyên tắc cần thiết giúp công việc diễn ra thuận lợi.

Những lưu ý quan trọng khi làm việc với cơ quan ngoại giao

• Kiểm tra kỹ thông báo trên trang web trước khi đến để tránh đến vào ngày nghỉ, đóng cửa.
• Không nên mang theo quá nhiều người đi cùng nếu không cần thiết.
• Trang phục gọn gàng, nghiêm túc khi làm việc với cơ quan ngoại giao.
• Lưu giữ giấy biên nhận gốc, hóa đơn lệ phí để đối chiếu khi nhận kết quả.
• Trong trường hợp không hiểu rõ thủ tục, bạn có thể liên hệ trước với các đơn vị hỗ trợ người Việt tại Nhật như TokuteiGino để được tư vấn trước khi đến Đại sứ quán

Hỗ trợ đặc biệt cho lao động Việt Nam tại Nhật Bản

Lao động Việt Nam là một trong những lực lượng đóng vai trò quan trọng trong phát triển mối quan hệ kinh tế – xã hội giữa Việt Nam và Nhật Bản. Tính đến năm 2025, theo báo cáo của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản, người lao động Việt đang chiếm gần 25% tổng số lao động nước ngoài tại Nhật, tương đương hơn 220.000 người. Trong đó, nhóm lao động theo diện “Kỹ năng đặc định” và “Thực tập sinh kỹ năng” chiếm tỷ lệ lớn.

Đáp ứng nhu cầu này, Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản đã và đang thực hiện nhiều hoạt động thiết thực hỗ trợ nhóm đối tượng này, bên cạnh sự đồng hành của các tổ chức chuyên nghiệp như công ty TokuteiGino.

Vai trò của Đại sứ quán trong việc bảo đảm quyền lợi cho lao động Việt Nam

Đại sứ quán giữ vai trò là cơ quan ngoại giao tối cao của Việt Nam tại Nhật Bản trong việc bảo vệ công dân. Đối với lao động Việt, điều đó không chỉ là đảm bảo các quyền lợi cơ bản theo pháp luật Nhật Bản mà còn bao gồm hỗ trợ pháp lý, hạn chế rủi ro về bóc lột, cưỡng ép lao động, hay vi phạm quyền con người.

Cụ thể, Đại sứ quán sẽ:

• Hỗ trợ kiểm tra các trường hợp người lao động bị bóc lột tại nơi làm việc.
• Trợ giúp tư vấn pháp luật, hướng dẫn khiếu kiện, hoặc giới thiệu luật sư.
• Làm việc trực tiếp với cơ quan di trú và cảnh sát Nhật Bản để thay mặt người lao động nêu quan điểm, hỗ trợ khi cần về nước, xin giấy tờ tái cư trú.
• Giải quyết tranh chấp với công ty tiếp nhận khi người lao động bị xử lý oan sai.
• Một ví dụ điển hình là trường hợp một nhóm 17 lao động kỹ năng đặc định ở tỉnh Gunma năm 2024 bị vi phạm hợp đồng về điều kiện nhà ở và sinh hoạt. Đại sứ quán đã nhanh chóng can thiệp, đưa sự việc lên cơ quan lao động Nhật Bản và giúp nhóm người này chuyển sang đơn vị tiếp nhận mới mà không bị xử lý vi phạm cư trú.

Công ty TokuteiGino: Đơn vị hỗ trợ tìm kiếm cơ hội việc làm tại Nhật

TokuteiGino là công ty hoạt động trong lĩnh vực hỗ trợ kỹ năng đặc định và kết nối nguồn nhân lực Việt Nam với các doanh nghiệp Nhật Bản. Đây là cầu nối tin cậy giúp người Việt có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, tìm kiếm việc làm hợp pháp tại Nhật và được hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình sinh sống.

Vai trò của TokuteiGino bao gồm:

• Cung cấp thông tin chính xác về chương trình kỹ năng đặc định (Tokutei Gino) và các ngành nghề đang có nhu cầu tại Nhật.
• Tư vấn ngành học phù hợp, giúp người lao động chuẩn bị hồ sơ, chứng chỉ cần thiết để làm việc tại Nhật.
• Hỗ trợ xin visa tokutei gino, thi chứng chỉ kỹ năng chuyên ngành và tiếng Nhật (JLPT/NAT-TEST).
• Giới thiệu nhà tuyển dụng uy tín và đồng hành sau khi người lao động đã sang Nhật, hỗ trợ giải quyết khó khăn phát sinh.
• Khác với các dịch vụ môi giới thiếu kiểm soát, TokuteiGino hoàn toàn minh bạch về chi phí, có hợp đồng rõ ràng và cam kết đặt quyền lợi người lao động lên hàng đầu. Nhờ sự hợp tác chặt chẽ với Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, TokuteiGino cũng có cơ chế bảo hộ pháp lý, đảm bảo người lao động không bị rơi vào bẫy môi giới quốc tế.

Công ty TokuteiGino – Cầu nối giữa lao động Việt và nhà tuyển dụng Nhật Bản

Sự khác biệt lớn nhất của TokuteiGino nằm ở khả năng xây dựng hệ sinh thái hỗ trợ lao động Việt tại Nhật, từ khâu đào tạo đầu vào tại Việt Nam đến bố trí ký túc, hỗ trợ tái ký hợp đồng khi hết thời hạn tại Nhật.

TokuteiGino phát triển hệ thống kết nối trực tiếp với trên 400 doanh nghiệp Nhật hoạt động trong các ngành:

• Xây dựng
• Điều dưỡng
• Công xưởng, thực phẩm chế biến
• Nhà hàng, khách sạn
• Nông nghiệp, ngư nghiệp

Những lao động do TokuteiGino giới thiệu sang Nhật đều trải qua quy trình kiểm định trình độ, tiếng Nhật, thái độ, và được cam kết không có phí môi giới ẩn.

TokuteiGino cũng tạo nên cộng đồng đồng hành gồm hàng nghìn người Việt đang sinh sống tại Nhật, được kết nối qua các sự kiện chia sẻ công việc, hội thảo định cư và các nhóm hỗ trợ pháp lý. Chính mạng lưới này là yếu tố quan trọng giúp người lao động có điểm tựa, nhất là khi gặp vấn đề về giấy tờ hay thủ tục hành chính với Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo.

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản có hỗ trợ du học sinh không?

Không chỉ hướng đến cộng đồng lao động, Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản còn là địa điểm hỗ trợ đắc lực cho hàng chục nghìn du học sinh Việt Nam đang học tập tại xứ sở hoa anh đào.

Theo số liệu công bố bởi Tổ chức Hỗ trợ Sinh viên Nhật Bản (JASSO), đến năm 2025 có hơn 65.000 du học sinh Việt đang theo học tại các trường tiếng, cao đẳng, đại học hoặc các trường nghề tại Nhật – xếp thứ 2 trong số các quốc gia có du học sinh tại đây.

Hỗ trợ pháp lý và gia hạn visa cho du học sinh

Du học sinh là đối tượng cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định cư trú như thời hạn visa, tỷ lệ chuyên cần, làm thêm không quá giờ,… Trong trường hợp vi phạm, có nhiều nguy cơ bị hủy tư cách lưu trú hoặc trục xuất.

Đại sứ quán đóng vai trò:

• Hỗ trợ xác minh nhân thân khi cơ quan Nhật yêu cầu.
• Cung cấp giấy tờ xác thực, bổ sung thông tin hợp pháp để du học sinh thực hiện thủ tục gia hạn visa.
• Giới thiệu luật sư và hỗ trợ pháp lý trong các trường hợp bị điều tra liên quan đến vi phạm tư cách lưu trú hoặc vi phạm lao động.

Nhiều du học sinh đã được hỗ trợ thành công khi gặp sự cố bị từ chối gia hạn visa do đơn vị trường học không hỗ trợ đầy đủ, nhờ can thiệp xác minh của Đại sứ quán.

Vai trò của Đại sứ quán trong tổ chức sự kiện của du học sinh

Bên cạnh chức năng hành chính, Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo còn tích cực tổ chức và đồng hành cùng các hoạt động sinh viên Việt Nam tại Nhật. Các hội sinh viên tại Tokyo, Osaka, Kyoto, Fukuoka thường xuyên phối hợp tổ chức:

• Tết sinh viên
• Trung Thu cộng đồng
• Hội thao sinh viên toàn Nhật Bản

Chung kết cuộc thi “Tìm kiếm Đại sứ Sinh viên Việt Nam tại Nhật”
Thông qua đó, Đại sứ quán không chỉ gắn kết cộng đồng người trẻ kiều bào mà còn quảng bá văn hóa dân tộc, khơi dậy niềm tự hào và trách nhiệm với quê hương trong thế hệ trẻ Việt đang học tập tại nước ngoài.

Cộng đồng người Việt tại Nhật và quan hệ với Đại sứ quán

Với hơn nửa triệu người Việt sinh sống tại Nhật Bản, cộng đồng Việt trở thành một phần không thể thiếu trong bức tranh đa dạng của xã hội Nhật hiện nay. Cùng với sự phát triển ấy, vai trò của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản trong việc kết nối, nâng cao hình ảnh và bảo vệ cộng đồng không ngừng được khẳng định.

Các hội đoàn người Việt tại Nhật và mối liên hệ với Đại sứ quán

Hiện nay, tại Nhật có trên 30 hội đoàn người Việt hoạt động ở các tỉnh, thành như Tokyo, Osaka, Aichi, Fukuoka, Hokkaido… Các tổ chức này bao gồm:

• Hội Thanh niên Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản (VYSA) – thành lập từ năm 2001, do du học sinh điều hành, hoạt động trải rộng toàn quốc.
• Hội người Việt tỉnh Aichi, tỉnh Saitama, tỉnh Gunma – liên kết lao động và cộng đồng định cư.
• Cộng đồng Phật tử Việt Nam tại Nhật – hoạt động giao lưu văn hóa, tâm linh.

Đại sứ quán thường xuyên tổ chức gặp gỡ các hội đoàn này để:

• Nắm bắt tâm tư, khó khăn, kiến nghị của cộng đồng.
• Định hướng thông tin đúng đắn, chống lại các hoạt động lừa đảo, xuyên tạc chính sách Nhà nước Việt Nam.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện văn hóa, thể thao hoặc các chương trình hướng về nguồn cội.

Việc duy trì liên kết chặt chẽ giữa Đại sứ quán và hội đoàn giúp xây dựng cộng đồng người Việt tại Nhật lành mạnh, gắn bó và phát triển đồng đều.

Những sự kiện nổi bật do Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật tổ chức

Hằng năm, Đại sứ quán tổ chức nhiều sự kiện cộng đồng quy mô lớn:

• Lễ kỷ niệm Quốc khánh Việt Nam 2/9 với sự tham gia của hàng nghìn kiều bào và khách mời Nhật Bản.
• Tết Cộng đồng – tổ chức tại Tokyo thu hút hơn 3.000 người, với các tiết mục văn nghệ, trang trí gian hàng truyền thống.
• Hội chợ Việc làm kết nối giữa doanh nghiệp Nhật và người Việt – phối hợp với các công ty hỗ trợ lao động như TokuteiGino.
• Hội nghị xúc tiến đầu tư, thương mại giữa doanh nghiệp Việt Nam – Nhật Bản.

Các sự kiện này không chỉ là nơi gặp gỡ, giao lưu mà còn là dịp quảng bá hình ảnh đất nước, con người Việt Nam với bạn bè quốc tế tại Nhật.

Tầm quan trọng của Đại sứ quán trong việc kết nối cộng đồng

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản là trung tâm gắn kết cộng đồng, là điểm đến đáng tin cậy mỗi khi người Việt gặp khó khăn về pháp lý, hành chính hay cần tìm sự hỗ trợ từ Nhà nước. Trong các cuộc khủng hoảng như dịch bệnh, thiên tai, hoặc khủng hoảng lao động, vai trò của Đại sứ quán càng được thể hiện rõ nét hơn.

Việc cộng đồng người Việt yên tâm học tập, làm việc tại Nhật một phần nhờ vai trò bảo vệ thầm lặng nhưng đầy hiệu quả từ cơ quan đại diện ngoại giao này.

Các lỗi thường gặp khi làm việc với Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật

Là cơ quan đại diện chính thức của Nhà nước, Đại sứ quán hoạt động theo quy định và quy trình rõ ràng. Tuy nhiên, không ít người Việt đến làm việc vẫn mắc phải các lỗi phổ biến, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ.

Thiếu thông tin giấy tờ khi nộp hồ sơ

Nhiều trường hợp đến Đại sứ quán mà không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ vì không đọc kỹ hướng dẫn. Ví dụ:

• Thiếu bản sao giấy khai sinh khi làm thủ tục cấp hộ chiếu cho trẻ em.
• Nộp bản dịch nhưng không có công chứng đi kèm.
• Ảnh cỡ quá nhỏ hoặc nền sai quy định (ảnh không nền trắng, không nhìn rõ khuôn mặt theo quy định của ICAO).

Để tránh lỗi này, nên tham khảo chi tiết từ website chính thức của Đại sứ quán hoặc nhờ đơn vị như TokuteiGino kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.

Hiểu sai về chức năng, vai trò của Đại sứ quán

Một số người cho rằng Đại sứ quán có thể can thiệp trực tiếp vào việc xin việc, chuyển trường, rút hồ sơ cư trú… Song, cơ quan ngoại giao không phải là đơn vị thay thế chức năng của cơ quan di trú Nhật hay trường học địa phương. Đại sứ quán có thể cung cấp hỗ trợ pháp lý, xác minh, nhưng không thể ban hành những quyết định hành chính thuộc thẩm quyền Nhật Bản.

Vì vậy, cần hiểu đúng vai trò và giới hạn hỗ trợ để không kỳ vọng sai thực tế và tránh thất vọng khi không được giải quyết như mong muốn.

Không nắm rõ thời gian làm việc và các quy trình tại Đại sứ quán

Khách đến gặp cán bộ nhưng lại không đúng giờ, vào ngày nghỉ hoặc đến khi chưa đặt lịch hẹn trước là lỗi khá phổ biến. Điều này dẫn đến việc lỡ thời hạn visa, giấy tờ hoặc phải quay về chuẩn bị lại thủ tục từ đầu.

Cần nghiêm túc thực hiện các bước:

• Đặt lịch hẹn online.
• Chuẩn bị giấy tờ theo biểu mẫu.
• Đến đúng giờ, giữ gìn trật tự và tuân thủ quy định tại khu vực làm việc.

Câu hỏi thường gặp về Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Làm cách nào để đổi hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật?

Bạn cần nộp tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu, kèm theo hộ chiếu cũ, ảnh 4x6cm và bản sao giấy tờ tuỳ thân. Nộp tại trụ sở Đại sứ quán theo lịch hẹn. Thời gian xét duyệt từ 5–7 ngày làm việc.

Tôi cần những giấy tờ gì để chứng thực hồ sơ tại Đại sứ quán?

Cần mang giấy tờ gốc, bản sao, và bản dịch tiếng Việt (nếu giấy tờ tiếng Nhật). Một số trường hợp phải ký trước mặt cán bộ để xác thực chữ ký cá nhân.

Khi mất liên lạc tại Nhật, Đại sứ quán có thể hỗ trợ như thế nào?

Đại sứ quán có thể liên hệ qua chính quyền địa phương, cảnh sát Nhật nếu gia đình Việt Nam yêu cầu tìm người thân mất liên lạc qua email, điện thoại hoặc văn bản đề nghị.

Đại sứ quán có hỗ trợ lao động phổ thông khi gặp khó khăn không?

Có. Lao động phổ thông diện kỹ năng, thực tập sinh sẽ được hỗ trợ pháp lý, bảo hộ công dân, và sắp xếp về nước nếu bị trục xuất hoặc mất việc đột ngột vì lý do bất khả kháng.

Địa chỉ chính xác của Đại sứ quán Việt Nam ở đâu?

Đại sứ quán Việt Nam nằm tại Tokyo. Địa chỉ chính thức và thông tin liên hệ được trình bày ở phần cuối bài viết.

Hãy để Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản và các công ty hỗ trợ như TokuteiGino đồng hành cùng bạn trên hành trình sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ những chuyên gia trong lĩnh vực này!

Thông tin liên hệ:

✅ Công ty TokuteiGino
? Website: https://tokuteigino.edu.vn/
? Email: tokuteigino1992@gmail.com
☎ Hotline: 0965.149.588
? Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360