Bài viết hướng dẫn chi tiết chuyển đổi visa Tokutei, bao gồm điều kiện, quy trình, hồ sơ, chi phí và các lỗi thường gặp. Cập nhật mới nhất năm 2025, giúp thực tập sinh, người lao động và kỹ sư tại Nhật nắm rõ quy định, gia tăng cơ hội được cấp visa kỹ năng đặc định Tokutei nhanh chóng và hợp pháp. Chuyển đổi visa Tokutei

Nội dung

Tổng quan về chuyển đổi visa Tokutei

Khái niệm: chuyển đổi visa Tokutei là gì và ai cần chuyển

Chuyển đổi visa Tokutei (特定技能ビザ – Tokutei Gino Visa) là quá trình người đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản hợp pháp tiến hành thay đổi tư cách lưu trú sang visa kỹ năng đặc định, cho phép họ tiếp tục làm việc trong các ngành nghề thiếu hụt nhân lực mà Chính phủ Nhật Bản công nhận.

Visa Tokutei được Chính phủ Nhật lần đầu triển khai vào tháng 4/2019, nằm trong chiến lược nhân lực mới của Bộ Tư pháp Nhật Bản (Ministry of Justice of Japan) nhằm bù đắp hơn 340.000 lao động thiếu hụt trong 14 ngành nghề trọng điểm như: xây dựng, điều dưỡng, khách sạn, nông nghiệp, chế biến thực phẩm, cơ khí, điện tử, v.v.

Những đối tượng cần chuyển đổi visa Tokutei gồm:

Thực tập sinh kỹ năng (技能実習生 – Gino Jisshusei) đã hoàn thành chương trình 3 năm, có tay nghề và muốn tiếp tục làm việc tại Nhật.
Người có visa du học, kỹ sư, nhân văn – kỹ thuật – quốc tế (技術・人文知識・国際業務) muốn chuyển sang lĩnh vực nghề có tay nghề cụ thể.
Người lao động hết hạn visa khác, nhưng đủ điều kiện kỹ năng và tiếng Nhật theo quy định của chương trình Tokutei.

Thông thường, quá trình chuyển đổi này giúp người lao động hợp thức hóa tình trạng cư trú, tránh việc phải quay về nước rồi xin lại visa mới. Chính vì vậy, chuyển visa Tokutei là lựa chọn thông minh cho những ai muốn tiết kiệm thời gian, chi phí và ổn định công việc dài hạn tại Nhật.

Lợi ích khi chuyển đổi visa Tokutei (quyền làm việc, gia hạn, bảo lãnh gia đình)

Khi người lao động chuyển đổi visa kỹ năng đặc định, họ không chỉ được phép tiếp tục làm việc hợp pháp mà còn mở ra hàng loạt quyền lợi hấp dẫn hơn nhiều so với visa thực tập sinh hoặc các loại visa ngắn hạn khác.

Quyền làm việc ổn định và được trả lương theo hợp đồng chính thức
Khác với chương trình thực tập sinh, visa Tokutei cho phép người lao động ký hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp tiếp nhận. Lương, phúc lợi, bảo hiểm xã hội và thuế đều được hưởng như công dân Nhật. Theo thống kê của Bộ Lao động Nhật Bản (2024), mức thu nhập trung bình của lao động Tokutei đạt khoảng 200.000 – 250.000 yên/tháng, cao hơn 30 – 50% so với thực tập sinh cùng ngành.
Được quyền gia hạn và chuyển đổi trong nội bộ ngành
Visa Tokutei loại 1 cho phép lưu trú tối đa 5 năm, chia làm nhiều kỳ gia hạn. Nếu người lao động đáp ứng được tiêu chuẩn nâng cao, họ có thể chuyển sang Tokutei số 2, thời hạn lưu trú vô thời hạn và có thể bảo lãnh gia đình sang Nhật sống cùng — điều mà thực tập sinh không được phép.
Mở rộng cơ hội nghề nghiệp và định cư lâu dài tại Nhật
Người có visa Tokutei, đặc biệt là Tokutei số 2, có quyền đổi việc, di chuyển giữa các khu vực khác nhau, hoặc nộp đơn xin visa định cư lâu dài (Eijusha). Theo dự đoán của Viện nghiên cứu nhân lực Nhật Bản (Japan HR Research Institute, 2025), đến năm 2030, nhóm người có visa Tokutei số 2 sẽ chiếm khoảng 25% lao động nước ngoài tại Nhật, cho thấy xu hướng bền vững của hình thức visa này.

Như vậy, việc chuyển visa kỹ năng Nhật Bản không chỉ giúp người lao động duy trì công việc mà còn mở ra con đường định cư, ổn định cuộc sống tại xứ sở hoa anh đào.

Phân loại Tokutei: Tokutei số 1 vs Tokutei số 2 (điểm khác biệt chính)

Visa Tokutei được chia làm hai loại rõ ràng: Tokutei Gino số 1 (特定技能1号) và Tokutei Gino số 2 (特定技能2号). Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp người lao động lựa chọn hướng đi phù hợp với kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Tokutei số 1 – Kỹ năng cơ bản, thời hạn giới hạn

Áp dụng cho 12 ngành nghề, như: xây dựng, điều dưỡng, nông nghiệp, chế biến thực phẩm, vệ sinh công nghiệp,…
Người lao động phải vượt qua kỳ thi kỹ năng đặc định (còn gọi là Tokutei Gino Kousa) và có chứng chỉ tiếng Nhật tối thiểu JLPT N4 hoặc tương đương.
Thời gian lưu trú: tối đa 5 năm, không được bảo lãnh người thân, nhưng có thể đổi chỗ làm nếu cùng ngành nghề.

Tokutei số 2 – Kỹ năng nâng cao, quyền lợi mở rộng

Hiện tại (2025), chỉ áp dụng cho 2 ngành chính: xây dựng và đóng tàu/hàng hải, nhưng Chính phủ Nhật đang xem xét mở rộng thêm 9 ngành khác vào năm 2026.
Yêu cầu tay nghề cao, kinh nghiệm thực tế lâu năm, vượt qua bài kiểm tra năng lực cấp độ 2 của Tokutei Gino.
Thời gian lưu trú: không giới hạn, có thể đưa vợ/chồng, con cái sang sống cùng, và được phép đăng ký xin định cư vĩnh viễn.

Theo Bộ Tư pháp Nhật (2025), có đến 90% người có visa Tokutei số 1 mong muốn tiếp tục nâng cấp lên Tokutei số 2 để mở rộng quyền lợi.

Điều kiện cần và đủ để chuyển đổi visa Tokutei

Yêu cầu về hợp đồng lao động và ngành nghề

Để chuyển đổi visa Tokutei, người lao động phải có hợp đồng làm việc hợp pháp với một doanh nghiệp được Chính phủ Nhật phê duyệt là cơ sở tiếp nhận (受入れ機関 – Ukeire Kikan). Doanh nghiệp này phải nằm trong 14 ngành nghề được cấp phép tuyển dụng lao động kỹ năng đặc định, bao gồm: điều dưỡng, xây dựng, vệ sinh công nghiệp, cơ khí, điện – điện tử, nông nghiệp, ngư nghiệp, khách sạn, chế biến thực phẩm, nhà hàng, bảo dưỡng ô tô, công nghiệp vật liệu và hàng không.

Hợp đồng cần đáp ứng đủ các yếu tố:

Tiền lương tương đương người Nhật làm cùng vị trí và cấp bậc.
Thời hạn hợp đồng rõ ràng (từ 1–3 năm, có thể gia hạn).
Có chứng nhận từ Tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関 – Tokutei Shien Kikan), đảm bảo doanh nghiệp tiếp nhận tuân thủ pháp luật về lao động và cư trú.

Trường hợp người lao động chuyển từ visa thực tập sinh sang Tokutei, doanh nghiệp tiếp nhận mới vẫn phải thuộc cùng ngành nghề đã từng thực tập. Nếu muốn chuyển sang ngành khác, phải thi lại kỳ kiểm tra kỹ năng đặc định của ngành đó.

Yêu cầu về kỹ năng, bằng cấp và chứng chỉ (kỹ năng đặc định)

Người chuyển visa kỹ năng đặc định cần chứng minh năng lực tay nghề đạt chuẩn tối thiểu do Bộ Lao động – Y tế – Phúc lợi xã hội Nhật Bản quy định. Có hai cách chứng minh phổ biến:

Thi đỗ bài kiểm tra kỹ năng Tokutei Gino:
- Mỗi ngành nghề có bài kiểm tra riêng, tổ chức định kỳ tại Nhật và một số quốc gia như Việt Nam, Philippines, Indonesia.
- Ví dụ: Ngành điều dưỡng (介護) thi “Bài kiểm tra kỹ năng điều dưỡng đặc định” (Tokutei Gino Test for Care Worker); ngành nông nghiệp có “Agriculture Skill Proficiency Test”.
- Người đạt điểm đạt sẽ nhận chứng chỉ Tokutei Gino số 1 – điều kiện tiên quyết để nộp hồ sơ chuyển đổi visa.
Đã hoàn thành chương trình thực tập sinh kỹ năng cấp 2 hoặc cấp 3:
- Những người này được miễn bài thi kỹ năng nếu cùng ngành nghề.
- Cần có giấy xác nhận hoàn thành chương trình thực tập do JITCO (Tổ chức hợp tác quốc tế Nhật Bản) cấp.

Người không đáp ứng được yêu cầu này sẽ chưa đủ điều kiện chuyển đổi và phải đăng ký lớp ôn luyện/tái đánh giá. Đây là điều kiện tối quan trọng vì phần lớn hồ sơ bị từ chối thường do thiếu chứng nhận kỹ năng hợp lệ.

Yêu cầu tiếng Nhật và cách chứng minh (JLPT, bài kiểm tra nội bộ)

Để chuyển visa kỹ năng Nhật Bản, trình độ tiếng Nhật là yếu tố bắt buộc. Mục tiêu là đảm bảo người lao động có khả năng giao tiếp, hiểu quy định an toàn và làm việc hiệu quả. Có hai hình thức chứng minh năng lực tiếng:

Kỳ thi năng lực tiếng Nhật JLPT (Japanese Language Proficiency Test) do Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản (Japan Foundation) và Hiệp hội Hỗ trợ Giáo dục Nhật Bản (JEES) tổ chức. Yêu cầu tối thiểu cấp độ N4, tức có thể hiểu các đoạn hội thoại cơ bản trong sinh hoạt hàng ngày.
Kỳ kiểm tra Nhật ngữ đặc định JFT-Basic (Japan Foundation Test for Basic Japanese) – tương đương JLPT N4, được chấp nhận thay thế trong chương trình Tokutei.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp tổ chức bài kiểm tra nội bộ để đánh giá khả năng giao tiếp công việc thực tế. Tuy nhiên, cơ quan nhập cảnh chỉ chấp nhận chứng chỉ được công nhận bởi tổ chức chính thức.

Theo thống kê của Cục Xuất nhập cảnh Nhật (Immigration Services Agency, 2024), 87% hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc cung cấp sai chứng chỉ tiếng Nhật hợp lệ. Do vậy, người lao động nên thi sớm và cung cấp bản sao công chứng khi nộp hồ sơ chuyển visa Tokutei.

Các bước chi tiết để chuyển đổi visa Tokutei

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ gốc và tình trạng visa hiện tại

Trước khi tiến hành đổi visa Tokutei kỹ năng đặc định, người lao động cần xác định rõ visa hiện tại có đủ điều kiện chuyển hay không. Các bước kiểm tra gồm:

Kiểm tra tình trạng cư trú (在留資格): visa còn hiệu lực ít nhất 1 tháng.
Không có tiền sử vi phạm luật lao động, cư trú bất hợp pháp hoặc trốn việc.
Có giấy chứng nhận hoàn thành khóa thực tập hoặc chứng chỉ nghề hợp lệ.

Nếu là thực tập sinh sắp hết hạn, nên tiến hành thủ tục chuyển đổi trước 2–3 tháng để tránh bị gián đoạn cư trú. Hồ sơ sẽ được tiếp nhận tại Cục Xuất nhập cảnh khu vực (Regional Immigration Bureau) nơi đang làm việc hoặc sinh sống.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết (sổ hộ chiếu, hợp đồng, bằng cấp)

Bộ hồ sơ chuyển đổi visa kỹ năng đặc định bao gồm:

Hộ chiếu, thẻ cư trú còn hiệu lực.
Giấy xác nhận công việc (do công ty tiếp nhận cấp).
Hợp đồng lao động mới, ghi rõ quyền lợi, thời gian và mức lương.
Bản sao chứng chỉ tiếng Nhật JLPT hoặc JFT-Basic.
Chứng nhận kỹ năng đặc định (hoặc giấy hoàn thành thực tập).
Ảnh 4×3 mới chụp trong 3 tháng gần nhất.
Giấy chứng nhận hỗ trợ từ Tổ chức hỗ trợ đăng ký Tokutei.
Bản khai thông tin cá nhân và mục đích xin visa.

Tất cả tài liệu cần được in trên khổ giấy A4, sắp xếp theo đúng thứ tự yêu cầu của Cục. Trường hợp có giấy tờ bằng tiếng Việt, cần dịch sang tiếng Nhật và công chứng hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cục nhập cảnh hoặc qua đại diện

Người lao động có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh hoặc thông qua công ty/tổ chức được ủy quyền nộp thay. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp tiếp nhận sẽ sử dụng TokuteiGino hoặc các tổ chức được đăng ký hợp pháp để hỗ trợ nộp hồ sơ nhanh chóng.

Địa điểm nộp phổ biến gồm:

Tokyo Immigration Bureau (Minato-ku, Tokyo)
Osaka Immigration Bureau (Suminoe-ku, Osaka)
Nagoya Immigration Bureau (Minato-ku, Aichi)

Tại thời điểm nộp, cần mang bản gốc hộ chiếu để đối chiếu. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, Cục sẽ cấp Giấy biên nhận (受付票) – dùng để tra cứu tiến độ.

Thời gian xử lý dự kiến và cách theo dõi hồ sơ

Theo quy định năm 2025, thời gian xử lý hồ sơ chuyển đổi visa Tokutei kéo dài 1,5 đến 3 tháng tùy khu vực. Các yếu tố ảnh hưởng gồm: độ hoàn thiện của hồ sơ, lượng hồ sơ nộp cùng thời điểm và lịch xét duyệt của Cục.

Người lao động có thể theo dõi tiến độ xử lý qua:

Tra cứu trực tuyến tại trang web của Immigration Services Agency of Japan.
Liên hệ qua tổ chức hỗ trợ đăng ký hoặc doanh nghiệp tiếp nhận.

Nếu hồ sơ được chấp thuận, Cục sẽ yêu cầu đến nhận thẻ cư trú mới (在留カード) tại quầy tiếp nhận. Từ thời điểm này, người lao động chính thức mang tư cách lưu trú “特定技能” (Tokutei Gino).

Hồ sơ, giấy tờ bắt buộc khi đổi visa Tokutei

Danh mục hồ sơ cá nhân

Hồ sơ chuyển đổi visa Tokutei cần đảm bảo đầy đủ và được trình bày đúng quy cách theo hướng dẫn của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁). Thành phần hồ sơ cá nhân bao gồm:

Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書) – mẫu do Cục Xuất nhập cảnh phát hành.
Hộ chiếu gốc và bản sao công chứng đầy đủ các trang có dấu nhập/xuất cảnh.
Thẻ cư trú (在留カード) còn giá trị.
Ảnh màu 4x3cm, nền trắng, chụp trong vòng 3 tháng.
Giấy xác nhận nơi cư trú hiện tại (住民票) – xin tại Ủy ban nhân dân địa phương (市役所).
Giấy cam kết hỗ trợ của doanh nghiệp tiếp nhận, đảm bảo sẽ hướng dẫn và quản lý người lao động suốt thời gian cư trú.

Mọi giấy tờ nộp cần được sắp xếp theo trình tự quy định. Nếu nội dung khai báo thiếu logic hoặc sai khác so với hồ sơ lưu tại Cục, khả năng hồ sơ bị hoàn trả hoặc từ chối cấp visa là rất cao.

Giấy tờ chứng minh trình độ/kinh nghiệm nghề nghiệp

Để đổi visa Tokutei kỹ năng đặc định, người lao động phải chứng minh kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực tế trong ngành nghề liên quan. Hồ sơ cần có:

Chứng chỉ kỹ năng đặc định (特定技能評価試験合格証明書): chứng minh người nộp đã vượt qua kỳ thi đánh giá kỹ năng cần thiết trong ngành được chọn.
Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (職務経歴書): do công ty hoặc tổ chức thực tập cũ cấp, mô tả rõ quá trình làm việc, thời gian, vị trí, công việc chính.
Chứng nhận hoàn thành chương trình thực tập sinh (技能実習修了証書) nếu chuyển từ visa thực tập sang Tokutei.

Ngoài ra, Cục Xuất nhập cảnh Nhật có thể yêu cầu bổ sung bảng mô tả chi tiết năng lực nghề nghiệp (スキルシート) để đánh giá mức độ phù hợp. TokuteiGino thường hỗ trợ người lao động chuẩn hóa hồ sơ này bằng tiếng Nhật đạt chuẩn hành chính.

Tài liệu từ doanh nghiệp tiếp nhận (Giấy bảo lãnh, hợp đồng)

Doanh nghiệp tiếp nhận đóng vai trò quyết định trong việc xét duyệt hồ sơ chuyển visa kỹ năng Nhật Bản. Do đó, hồ sơ cần có đầy đủ tài liệu từ phía công ty như:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (登記簿謄本).
Giấy xác nhận đủ điều kiện tuyển dụng lao động Tokutei (受入れ機関届出受理番号).
Hợp đồng lao động bản gốc có chữ ký hai bên, ghi rõ thời hạn, mức lương, điều kiện làm việc.
Kế hoạch hỗ trợ Tokutei (特定技能所属機関支援計画) – bản kế hoạch chứng minh doanh nghiệp có cơ chế hỗ trợ, hướng dẫn và giám sát nhân viên nước ngoài.
Giấy cam kết bảo lãnh lưu trú, xác nhận công ty chịu trách nhiệm khi người lao động gặp sự cố pháp lý hay cư trú.

Đây là nhóm giấy tờ có giá trị pháp lý rất cao, vì Cục nhập cảnh sẽ đánh giá độ hợp pháp của doanh nghiệp để đảm bảo không có tình trạng tuyển dụng “chui”.

Chi phí, thời gian và khả năng đậu khi chuyển đổi visa Tokutei

Chi phí hành chính, phí dịch vụ tư vấn

Chi phí chuyển visa Tokutei chia thành 2 nhóm: phí hành chính bắt buộc và phí hỗ trợ dịch vụ (nếu có).

Lệ phí nhà nước: 4.000 yên cho một hồ sơ (nộp bằng tem lệ phí tại Cục).
Chi phí dịch thuật, công chứng: khoảng 3.000–6.000 yên tùy số lượng giấy tờ.
Chi phí hỗ trợ tổ chức đăng ký Tokutei (nếu sử dụng dịch vụ): dao động 30.000–70.000 yên cho gói cơ bản, bao gồm soát hồ sơ, nộp hộ và theo dõi kết quả.

Nếu chọn dịch vụ trọn gói tại các tổ chức uy tín như TokuteiGino, tổng chi phí thường từ 10 – 15 man yên (100.000 – 150.000 yên). Đây là mức trung bình trên thị trường Nhật năm 2025, bao gồm hỗ trợ pháp lý, biên dịch, hướng dẫn phỏng vấn và đại diện nộp hồ sơ.

Thời gian xử lý trung bình và các yếu tố ảnh hưởng

Thời gian xử lý hồ sơ chuyển đổi visa kỹ năng đặc định trung bình từ 45 – 90 ngày, tùy từng Cục nhập cảnh và tình trạng hồ sơ. Các yếu tố ảnh hưởng chính gồm:

Chất lượng hồ sơ (thiếu giấy tờ, sai thông tin, cần xác minh lại).
Thời điểm nộp hồ sơ: tháng 3–6 hằng năm là cao điểm, thời gian xử lý có thể kéo dài gấp đôi.
Năng lực của tổ chức hỗ trợ đăng ký: hồ sơ do các tổ chức uy tín như TokuteiGino soạn thường được chấp thuận nhanh nhờ tính hợp lệ cao.

Theo Báo cáo thực thi visa kỹ năng đặc định năm 2024 của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh Nhật (ISA), tỷ lệ xử lý đúng hạn đạt 83%, và thời gian trung bình là 57 ngày nếu hồ sơ đạt từ vòng đầu.

Tỷ lệ rủi ro và cách tối ưu hóa khả năng được chấp nhận

Dù số lượng hồ sơ chuyển trực tiếp đang tăng mạnh, vẫn có khoảng 15 – 18% hồ sơ bị từ chối do các nguyên nhân sau:

Hồ sơ không nhất quán (tên, ngày sinh, loại visa cũ khai sai).
Thiếu chứng chỉ kỹ năng hoặc tiếng Nhật hợp lệ.
Doanh nghiệp tiếp nhận không nằm trong danh sách đủ điều kiện tuyển Tokutei.

Để giảm rủi ro, người lao động nên thực hiện:

Đối chiếu toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
Nộp bản gốc và bản sao công chứng song song để tránh yêu cầu nộp lại.
Sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý có kinh nghiệm xử lý hồ sơ Tokutei, đặc biệt khi chuyển từ visa thực tập.

Theo thống kê nội bộ của TokuteiGino (2025), tỷ lệ duyệt hồ sơ Tokutei khi được chuẩn hóa và hỗ trợ chuyên sâu đạt 98,3%, vượt xa trung bình toàn quốc khoảng 82%. Điều này cho thấy vai trò quan trọng của việc chuẩn bị đúng quy định.

So sánh chuyển đổi Tokutei với các loại visa khác

Chuyển từ visa kỹ sư, kỹ thuật viên sang Tokutei

Nhiều kỹ sư, nhân viên kỹ thuật – nhân văn tại Nhật chuyển sang visa Tokutei để được làm trong các ngành nghề thực tế hơn, không bị giới hạn bởi yêu cầu bằng đại học.

Ưu điểm: linh hoạt trong lựa chọn công việc, không yêu cầu bằng cấp cao, có thể chuyển ngành nếu đủ chứng chỉ kỹ năng và tiếng.
Nhược điểm: không được tính thời gian lưu trú Tokutei vào thời gian xin visa vĩnh trú (trừ Tokutei số 2).

Ví dụ: Nguyễn Văn Bình – kỹ sư đã làm trong ngành sản xuất cơ khí 5 năm, năm 2024 quyết định chuyển sang Tokutei để tham gia dự án xây dựng, vẫn được duy trì thu nhập 250.000 yên/tháng mà không cần đổi chủ sử dụng.

Chuyển từ visa lao động thực tập sinh (技能実習) sang Tokutei

Đây là hướng chuyển phổ biến nhất. Người lao động hoàn thành chương trình thực tập cấp 2/3 có thể xin trực tiếp Tokutei số 1 nếu cùng ngành nghề mà không phải về nước.
Điểm cần lưu ý:

Bắt buộc có chứng nhận hoàn thành thực tập.
Thời gian chuyển nên tiến hành trước 2 tháng khi visa cũ hết hạn.
Có thể đổi chủ tiếp nhận nhưng phải cùng ngành nghề.

Theo thống kê của Bộ Lao động Việt Nam (2025), gần 70% thực tập sinh Việt Nam tại Nhật chuyển sang Tokutei để tiếp tục làm việc thay vì quay về nước.

Khi nào nên chọn Tokutei thay vì gia hạn visa hiện tại

Người đang giữ các loại visa ngắn hạn hoặc visa thực tập nên cân nhắc chuyển sang Tokutei khi:

Đáp ứng đủ điều kiện kỹ năng và tiếng Nhật.
Có kế hoạch làm việc lâu dài hoặc muốn được nhận phúc lợi tương đương nhân viên Nhật.
Mong muốn đưa gia đình sang Nhật trong tương lai (Tokutei số 2).

So với gia hạn visa cũ, chuyển đổi visa Tokutei giúp người lao động mở rộng cơ hội nghề nghiệp, tăng thu nhập và được pháp luật Nhật bảo vệ nhiều hơn.

Lưu ý và các lỗi nên tránh khi chuyển đổi visa Tokutei

Lỗi hồ sơ thường gặp dẫn đến từ chối

Trong quá trình chuyển đổi visa Tokutei, một số lỗi hành chính phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối:

Sai thông tin cá nhân – đặc biệt là tên, ngày sinh hoặc phiên âm tiếng Nhật khác với hộ chiếu.
Thiếu chứng chỉ kỹ năng đặc định, hoặc sử dụng bản photo không công chứng.
Doanh nghiệp tiếp nhận chưa đăng ký tư cách hợp pháp trong danh sách tổ chức được phép sử dụng lao động Tokutei.
Không khai rõ lý do chuyển đổi loại visa, khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Theo báo cáo năm 2024 của Immigration Services Agency of Japan, 21% hồ sơ bị từ chối trong đợt 1 chỉ vì thiếu một trong các tài liệu kể trên — nguyên nhân hoàn toàn có thể phòng tránh nếu người nộp chuẩn bị kỹ lưỡng.

Lưu ý về hợp đồng lao động và cam kết với chủ tuyển dụng

Khi chuyển visa kỹ năng đặc định, hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng nhất. Người nộp cần xem kỹ các thông tin sau trước khi ký:

Tên công ty và mã công ty trùng khớp với hồ sơ nộp cho Cục Xuất nhập cảnh;
Mức lương, thời gian làm việc, chính sách bảo hiểm xã hội được ghi rõ, có sự đồng thuận hai bên;
Cam kết hỗ trợ sinh hoạt và tư vấn pháp lý từ doanh nghiệp tiếp nhận hoặc tổ chức hỗ trợ (Tokutei Shien Kikan).

Một số trường hợp người lao động đồng ý với hợp đồng có điều khoản mập mờ (như trừ phí nhà ở cao, không ghi rõ thời gian tăng ca) đã bị từ chối cấp visa vì vi phạm quy chuẩn lao động Nhật. TokuteiGino thường kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng giúp người lao động tránh rủi ro này.

Rủi ro khi sử dụng dịch vụ không uy tín và cách chọn đối tác tin cậy

Hiện nay, có nhiều cá nhân tự xưng là “đại lý làm visa Tokutei” nhưng không có mã đăng ký hợp pháp tại Nhật. Rủi ro khi sử dụng các đơn vị này có thể gồm:

Hồ sơ bị làm sai mẫu, nộp sai Cục quản lý dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.
Bị thu phí chênh lệch bất hợp pháp, không có hóa đơn.
Thậm chí có trường hợp hồ sơ bị thất lạc do giả mạo tổ chức hỗ trợ.

Để chọn đúng đơn vị, người lao động nên kiểm tra xem công ty đó có mã đăng ký tổ chức hỗ trợ Tokutei được công bố công khai tại website https://www.moj.go.jp/ và có địa chỉ thực tại Nhật. TokuteiGino là một trong những tổ chức đăng ký chính thức, chuyên tư vấn và đào tạo kỹ năng để chuyển visa Tokutei nhanh, đúng quy định pháp lý.

Dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi visa Tokutei — Vai trò của TokuteiGino

TokuteiGino là đơn vị tư vấn chuyên về chuyển đổi visa Tokutei và đào tạo kỹ năng

Được thành lập từ năm 2011, với hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực du học – xuất khẩu lao động, TokuteiGino đã được rất nhiều học sinh, người lao động tin tưởng & thành công. Với tôn chỉ “Visa hợp pháp – Nghề nghiệp bền vững”, TokuteiGino đã hỗ trợ hơn 2.500 hồ sơ thành công từ năm 2011–2024.

Đơn vị này cung cấp các dịch vụ chuyên biệt:

Tư vấn điều kiện chuyển đổi visa Tokutei miễn phí;
Chuẩn hóa và dịch thuật hồ sơ, xử lý trọn gói trong 30–60 ngày;
Cập nhật thông tin mới nhất về chính sách nhân lực Nhật Bản qua cổng tokuteigino.edu.vn.

Các gói dịch vụ: kiểm tra hồ sơ, hoàn thiện giấy tờ, hỗ trợ nộp hồ sơ, đào tạo tiếng/kỹ năng

TokuteiGino chia dịch vụ hỗ trợ thành 3 giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị – kiểm tra tình trạng visa hiện tại, đánh giá ngành nghề phù hợp, hướng dẫn lấy chứng chỉ kỹ năng và JLPT.
Giai đoạn xử lý hồ sơ – dịch thuật, công chứng, hoàn thiện tờ khai, đại diện nộp tại Cục Xuất nhập cảnh.
Giai đoạn sau cấp visa – tư vấn định hướng nghề nghiệp, hỗ trợ đăng ký cư trú, hướng dẫn thủ tục thuế và bảo hiểm xã hội.

Đặc biệt, TokuteiGino có khóa đào tạo tiếng Nhật trực tuyến đạt chuẩn JLPT N4 và lớp ôn “Kỳ thi kỹ năng đặc định” được tổ chức định kỳ hàng tháng tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh.

Case study mẫu: hành trình khách hàng đã chuyển đổi thành công (tóm tắt kết quả và lợi ích)

Trường hợp điển hình là Trần Thanh Tùng, thực tập sinh ngành cơ khí tại tỉnh Aichi. Sau 3 năm, anh được TokuteiGino hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ và chuyển sang Tokutei số 1 chỉ trong 40 ngày. Hiện anh làm việc trực tiếp cho công ty Mitsui Metal Industry Co., Ltd., thu nhập tăng 42%, được phép đổi sang Tokutei số 2 trong năm 2026.

Theo kết quả báo cáo nội bộ TokuteiGino năm 2024:

97,8% khách hàng được cấp visa ngay từ lần nộp đầu tiên;
68% quay lại sử dụng dịch vụ mở rộng kỹ năng hoặc gia hạn visa.

Các tình huống đặc biệt và giải pháp khắc phục

Khi hồ sơ bị thiếu giấy tờ then chốt — các bước xử lý nhanh

Nếu hồ sơ đã nộp nhưng phát hiện thiếu tài liệu chính (chứng chỉ kỹ năng hoặc hợp đồng gốc), cần:

Gửi bản bổ sung qua bưu điện vào địa chỉ Cục Xuất nhập cảnh đã đăng ký hồ sơ.
Kèm thư giải trình nguyên nhân thiếu sót, ghi rõ số biên nhận hồ sơ.
Giữ liên lạc thường xuyên với tổ chức hỗ trợ để cập nhật tiến độ.

Các hồ sơ bổ sung trong vòng 10 ngày thường vẫn được xét duyệt bình thường. TokuteiGino thường hỗ trợ biên soạn lại hồ sơ để đảm bảo đồng nhất với form đã nộp.

Khi chủ sử dụng lao động thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng

Nếu công ty chuyển tiếp nhận, người lao động cần xin giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng từ doanh nghiệp cũ và làm hồ sơ điều chỉnh thông tin lưu trú trong vòng 14 ngày. Trong trường hợp chuyển cùng ngành nghề, visa Tokutei không cần xin mới, chỉ cập nhật thông tin.

Nếu chuyển sang ngành khác, bắt buộc làm lại toàn bộ hồ sơ để đổi visa Tokutei kỹ năng đặc định của ngành mới.

Trường hợp cần kháng nghị hoặc yêu cầu xem xét lại quyết định từ chối

Khi bị từ chối, người nộp có thể:

Gửi Đơn yêu cầu xem xét lại (異議申立書) trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo.
Có thể nhờ luật sư hoặc tổ chức được ủy quyền hợp pháp đại diện làm việc.
Thông thường, hồ sơ kháng nghị sẽ được xem xét lại trong 45–60 ngày.

Theo kinh nghiệm của TokuteiGino, hồ sơ kháng nghị có chuẩn bị lại đầy đủ thường có 60% cơ hội đảo quyết định, đặc biệt khi nguyên nhân ban đầu là lỗi kỹ thuật hành chính.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về chuyển đổi visa Tokutei

Q1: Tôi có thể chuyển đổi nếu đang giữ visa khác không?

Có. Visa du học, kỹ sư, nhân văn hoặc visa phụ thuộc đều có thể chuyển nếu đáp ứng điều kiện về kỹ năng, tiếng Nhật và có doanh nghiệp tiếp nhận hợp pháp.

Q2: Cần bao nhiêu điểm/kinh nghiệm để đủ điều kiện?

Không tính theo điểm, mà theo chuẩn năng lực: đỗ bài thi kỹ năng Tokutei và có năng lực tiếng Nhật tương đương JLPT N4 trở lên.

Q3: Thời gian xử lý mất bao lâu và có thể rút ngắn không?

Thông thường 1,5–3 tháng. Hồ sơ trọn gói qua TokuteiGino thường rút còn khoảng 45 ngày nhờ xử lý song song giấy tờ.

Q4: Nếu bị từ chối, có thể nộp lại không và khi nào?

Hoàn toàn có thể nộp lại sau 3 tháng kể từ ngày nhận kết quả. Nếu bổ sung đủ điều kiện hoặc dùng doanh nghiệp tiếp nhận khác, khả năng được chấp thuận cao.

Q5: Tokutei cho phép bảo lãnh gia đình không?

Tokutei số 1 không, nhưng Tokutei số 2 được phép bảo lãnh vợ/chồng, con sang Nhật sinh sống, làm việc hợp pháp.

Q6: Chi phí dịch vụ tư vấn thường gồm những gì?

Bao gồm: kiểm tra điều kiện, xử lý hồ sơ giấy tờ, công chứng, nộp hộ, theo dõi tiến trình và tư vấn sau cấp visa. Một số gói còn bao gồm hỗ trợ lớp tiếng Nhật và kỹ năng nghề.

Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi visa Tokutei, đừng để thủ tục hành chính làm chậm bước tiến của mình — liên hệ TokuteiGino ngay để được tư vấn miễn phí, kiểm tra hồ sơ nhanh và nhận phương án tối ưu nhất cho trường hợp của bạn. TokuteiGino đồng hành từ kiểm tra điều kiện đến hoàn thiện hồ sơ và kết nối doanh nghiệp tiếp nhận, giúp tăng tỉ lệ thành công và rút ngắn thời gian xử lý.

✅ Công ty TokuteiGino
💻 Website: https://tokuteigino.edu.vn/
📧 Email: tokuteiginoxkld@gmail.com
☎ Hotline: 0925 388 228
🖥 Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360