Chuyển sang visa Tokutei: Lộ trình từng bước để chuyển đổi thành công và tìm việc tại Nhật

Chuyển sang visa Tokutei đang trở thành lựa chọn chiến lược cho nhiều lao động nước ngoài tại Nhật Bản muốn phát triển lâu dài và ổn định. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình, điều kiện, chi phí, thời gian và các lưu ý cần thiết – đồng thời giới thiệu giải pháp hỗ trợ toàn diện từ TokuteiGino giúp bạn chuyển đổi visa thành công, tìm việc miễn phí, và đảm bảo quyền lợi lao động tại Nhật.

Tổng quan: Chuyển sang visa Tokutei – lợi ích và điều kiện

Việc chuyển sang visa Tokutei (特定技能) mở ra cơ hội lớn cho những lao động nước ngoài muốn ở lại Nhật Bản làm việc dài hạn, hợp pháp và có thu nhập tốt hơn. Từ khi được Chính phủ Nhật Bản (日本政府) triển khai từ tháng 4/2019, chương trình Tokutei Gino (Kỹ năng đặc định) đã trở thành phần cốt lõi trong chiến lược thu hút nhân lực chất lượng tại 14 ngành nghề thiếu hụt trầm trọng.

Theo Bộ Tư pháp Nhật Bản (法務省), tính đến cuối năm 2024, đã có hơn 200.000 người nước ngoài đang làm việc theo diện visa Tokutei, trong đó người Việt Nam chiếm tới khoảng 57% tổng số lao động Tokutei tại Nhật. Điều này phản ánh xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ từ diện thực tập sinh kỹ năng (技能実習) sang Tokutei, giúp người lao động có quyền lợi tốt hơn và cơ hội phát triển dài hạn.

Giải thích cơ bản: visa Tokutei (特定技能) là gì và phân loại ngành nghề4

Visa Tokutei là loại tư cách lưu trú được Nhật Bản cấp cho người lao động nước ngoài có kỹ năng nghề nghiệp và năng lực tiếng Nhật nhất định, cho phép họ làm việc trong một trong 14 ngành nghề đang thiếu hụt lao động. Visa Tokutei chia làm hai loại:

• Tokutei Gino số 1 (特定技能1号): Cho phép làm việc tối đa 5 năm, có thể chuyển việc trong cùng ngành nghề. Người mang visa này cần đạt trình độ tiếng Nhật tương đương JLPT N4 và đỗ kỳ thi kỹ năng nghề của ngành mình.
• Tokutei Gino số 2 (特定技能2号): Cho phép gia hạn vô thời hạn và bảo lãnh người thân (vợ/chồng, con). Tuy nhiên, hiện tại chỉ có một số ngành như xây dựng và đóng tàu – sửa chữa tàu biển được áp dụng loại visa này, dự kiến mở rộng thêm các ngành khác trong năm 2026-2027.

Các lĩnh vực được cấp Tokutei bao gồm: xây dựng, nông nghiệp, chế biến thực phẩm, dịch vụ khách sạn, điều dưỡng (介護), chế tạo máy, điện – điện tử, hàng hải, nhà hàng, sản xuất công nghiệp, vệ sinh tòa nhà, và một số ngành mới như logistics.

Lợi ích khi chuyển sang visa Tokutei: quyền làm việc, thời hạn lưu trú, cơ hội thăng tiến

Chuyển sang visa Tokutei đem lại nhiều lợi ích rõ rệt so với diện thực tập sinh kỹ năng:

1. Tự do chuyển việc trong cùng ngành nghề: Người mang visa Tokutei có thể chuyển việc tại Nhật mà không cần về nước nếu có hợp đồng mới hợp pháp, giúp ổn định thu nhập và vị trí công việc.
2. Thời hạn lưu trú dài: Với Tokutei số 1, bạn có thể ở lại tối đa 5 năm; còn nếu lên Tokutei số 2, thời gian sẽ không giới hạn.
3. Mức thu nhập cao hơn: Theo khảo sát của Bộ Lao động Nhật (厚生労働省, 2024), mức lương trung bình của lao động Tokutei cao hơn 20–30% so với thực tập sinh kỹ năng, chưa kể các khoản trợ cấp và làm thêm.
4. Quyền lợi tương tự người Nhật: Visa Tokutei yêu cầu doanh nghiệp tiếp nhận phải cung cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và điều kiện lao động bình đẳng với nhân viên người Nhật.
5. Cơ hội lên visa lâu dài: Sau khi có kinh nghiệm 3–5 năm, đạt trình độ cao hơn, bạn đủ điều kiện nâng lên Tokutei số 2 – mở đường cho việc định cư lâu dài tại Nhật.

Điều kiện cơ bản để chuyển sang visa Tokutei (kinh nghiệm, trình độ tiếng Nhật, thi kỹ năng)

Để chuyển đổi sang visa Tokutei, người lao động cần đáp ứng 3 nhóm điều kiện cơ bản:

1. Kinh nghiệm làm việc:
   Những người hoàn thành đủ chương trình thực tập sinh kỹ năng số 2 hoặc số 3 có thể được miễn kỳ thi kỹ năng nghề, nếu ngành nghề chuyển sang trùng hoặc tương đương với lĩnh vực đã thực tập.
   
2. Trình độ tiếng Nhật:
   Ứng viên cần có chứng chỉ tiếng Nhật JLPT N4 trở lên hoặc đỗ kỳ thi JFT Basic A2, do Tổ chức Giao lưu Quốc tế Nhật Bản (Japan Foundation) tổ chức. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo khả năng giao tiếp trong môi trường làm việc.
   
3. Thi kỹ năng nghề (技能試験):
   Người chưa từng tham gia chương trình thực tập phải thi đỗ kỳ thi kỹ năng đặc định (Tokutei Gino Skill Test) thuộc ngành đăng ký. Ví dụ: ngành “Chế biến thực phẩm” có kỳ thi SSF (Specified Skilled Food Industry Skills Test) hoặc “Xây dựng” có kỳ thi JSF Construction Skill Test.
   
4. Không vi phạm luật lao động hoặc nhập cư:
   Người lao động cần có hồ sơ lý lịch trong sạch, không bị cấm nhập cảnh hoặc có thời gian làm việc bất hợp pháp tại Nhật.
   

Các con đường chuyển: từ thực tập sinh sang Tokutei

Chuyển sang visa Tokutei từ diện thực tập sinh (技能実習生) là hướng đi phổ biến nhất hiện nay với lao động Việt Nam tại Nhật. Theo thống kê của Tổ chức Hợp tác quốc tế Nhật Bản (JITCO) năm 2024, hơn 70% người được cấp visa Tokutei số 1 đến từ diện thực tập sinh kỹ năng đã hoàn tất chương trình, đặc biệt ở các ngành xây dựng, chế biến thực phẩm và điều dưỡng. Lý do là Chính phủ Nhật Bản cho phép những thực tập sinh đã hoàn thiện chương trình có thể chuyển đổi mà không cần về nước.

Quy trình chuyển visa thực tập sinh sang Tokutei: bước ngắn gọn

Quy trình chuyển visa thực tập sinh sang Tokutei nhìn chung gồm 5 bước chuẩn:

1. Xác định ngành đủ điều kiện: Người lao động chỉ có thể chuyển sang Tokutei cùng ngành hoặc ngành tương đương với ngành đã thực tập. Ví dụ: người thực tập sinh trong ngành chế biến thực phẩm có thể chuyển sang Tokutei ngành thực phẩm hoặc nhà hàng. Danh sách ngành chi tiết do Bộ Lao động Nhật Bản công bố hằng năm.
   
2. Đánh giá điều kiện cá nhân: Bao gồm việc hoàn tất chương trình thực tập, không bị kỷ luật, không vi phạm luật cư trú, và có thư chấp thuận từ công ty tiếp nhận cũ nếu cần thiết.
   
3. Chuẩn bị hồ sơ và tham gia thi kỹ năng (nếu cần): Với các trường hợp chưa hoàn tất chương trình hoặc muốn chuyển ngành khác, bắt buộc phải dự thi bài kiểm tra kỹ năng và chứng chỉ tiếng Nhật N4.
   
4. Tìm công ty tiếp nhận mới: Người thực tập sinh có thể tự tìm hoặc thông qua các tổ chức được ủy quyền như TokuteiGino, là đơn vị chuyên hỗ trợ kết nối với doanh nghiệp đang tuyển dụng visa Tokutei hợp pháp tại Nhật.
   
5. Nộp hồ sơ thay đổi tư cách lưu trú: Sau khi có hợp đồng lao động mới, hồ sơ cần được nộp lên Cục Xuất nhập cảnh (入国管理局). Thời gian xét duyệt trung bình từ 1–3 tháng tùy khu vực.
   

Việc chuyển đổi thành công giúp người lao động tiếp tục ở lại Nhật hợp pháp, không phải về nước xin lại visa mới.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi chuyển từ thực tập sinh (技能実習) sang Tokutei

Để chuyển đổi visa Tokutei, người lao động cần chuẩn bị bộ hồ sơ chi tiết, đảm bảo tính hợp lệ và dịch đầy đủ sang tiếng Nhật:

1. Hộ chiếu (passport) và Thẻ cư trú (Resident Card) còn hạn.
2. Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình thực tập sinh kỹ năng (do OTIT – Tổ chức Hỗ trợ Đào tạo Kỹ năng cấp).
3. Chứng chỉ tiếng Nhật (JLPT N4 hoặc JFT Basic A2).
4. Giấy xác nhận đỗ kỳ thi kỹ năng nghề Tokutei, nếu không thuộc diện miễn thi.
5. Hợp đồng lao động mới với công ty tiếp nhận Tokutei.
6. Giấy chứng nhận đăng ký của công ty tiếp nhận mới (đã đăng ký tư cách tiếp nhận Tokutei với pháp vụ).
7. Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書) kèm ảnh.
8. Giấy xác nhận của tổ chức hỗ trợ (nếu có).

Mỗi khu vực có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ khác nhau, tùy thuộc vào hướng dẫn của Cục Nhập cảnh địa phương. Người lao động nên kiểm tra kỹ trước khi nộp để tránh bị trả hồ sơ. TokuteiGino hiện cung cấp mẫu checklist hồ sơ cập nhật giúp người dùng đảm bảo đầy đủ tài liệu trước khi nộp.

Vai trò của doanh nghiệp tiếp nhận và tổ chức hỗ trợ như TokuteiGino

Khi chuyển sang visa Tokutei, vai trò của doanh nghiệp tiếp nhận (受入れ企業) và tổ chức hỗ trợ (登録支援機関) là bắt buộc.

1. Doanh nghiệp tiếp nhận chịu trách nhiệm ký hợp đồng trực tiếp với người lao động, đảm bảo điều kiện lương, thời gian làm việc, bảo hiểm, chỗ ở và các phúc lợi. Họ cần có đăng ký tư cách tiếp nhận hợp pháp theo quy định của Bộ Tư pháp Nhật Bản.
   
2. Tổ chức hỗ trợ giúp người lao động mới chuyển visa thích nghi nhanh với môi trường làm việc, đồng thời hỗ trợ các vấn đề sinh hoạt hằng ngày, hướng dẫn pháp lý, thủ tục hành chính.
   

TokuteiGino là một trong số các tổ chức hỗ trợ có chứng nhận tại Nhật, chuyên đồng hành với người lao động Việt Nam trong toàn bộ quy trình chuyển đổi, từ đánh giá hồ sơ, luyện thi kỹ năng và tiếng Nhật, đến kết nối với doanh nghiệp uy tín. Sự tham gia của tổ chức hỗ trợ giúp hồ sơ có tỷ lệ chấp thuận cao hơn 90% (theo báo cáo nội bộ TokuteiGino, năm 2024).

Quy trình thi kỹ năng và tiếng Nhật để chuyển đổi visa Tokutei

Khi người lao động chưa từng tham gia hoặc chưa hoàn tất chương trình thực tập, điều kiện bắt buộc để chuyển đổi visa Tokutei là vượt qua kỳ thi kỹ năng nghề (技能試験) và kỳ thi tiếng Nhật tương đương N4.

Yêu cầu về bài kiểm tra kỹ năng nghề (skill test) cho từng ngành

Bộ Tư pháp Nhật cùng các hiệp hội ngành nghề tổ chức các kỳ thi riêng cho từng lĩnh vực, được gọi chung là Tokutei Gino Shiken. Hiện có hơn 14 ngành nghề được phép tổ chức thi, chẳng hạn:

• Ngành Xây dựng (建設): do Japan Construction Human Resources Organization quản lý, với 18 nhóm công việc như sắt thép, hàn, sơn, bê-tông.
• Ngành Chế biến thực phẩm (飲食料品製造業): do Food Industry Skills Council tổ chức, gồm các phần thi lý thuyết và thực hành.
• Ngành Điều dưỡng (介護): do Cơ quan Phúc lợi Xã hội Nhật quản lý; phần lớn thí sinh Việt Nam đạt tỷ lệ đỗ trên 65% (theo thống kê JASSA 2024).

Thí sinh có thể chọn thi tại Nhật hoặc từ Việt Nam. Từ năm 2024, kỳ thi kỹ năng đã được tổ chức trực tuyến tại Việt Nam tại các trung tâm được ủy quyền. Mỗi kỳ thi có chứng nhận hợp lệ để dùng nộp hồ sơ xin tư cách Tokutei.

Yêu cầu tiếng Nhật: N4/hoặc bài thi tương đương và bằng chứng chấp nhận

Đối với ngôn ngữ, yêu cầu căn bản là năng lực tiếng Nhật tối thiểu trình độ N4 theo hệ thống JLPT (Japanese-Language Proficiency Test). Ngoài JLPT, thí sinh có thể nộp chứng chỉ JFT Basic A2, được tổ chức bởi Japan Foundation, có giá trị tương đương N4.

JLPT gồm 5 cấp độ từ N1 (cao nhất) đến N5 (sơ cấp nhất). Việc đạt N4 nghĩa là người học có thể hiểu tiếng Nhật cơ bản được sử dụng trong sinh hoạt và công việc hàng ngày. TokuteiGino thường tổ chức lớp luyện thi kết hợp mô phỏng phỏng vấn bằng tiếng Nhật, giúp học viên đạt chứng chỉ nhanh hơn, thời gian trung bình từ 3 đến 6 tháng tùy năng lực.

Mẹo ôn thi, tài liệu tham khảo và khóa luyện thi hữu ích

Để chuyển sang visa Tokutei thành công, việc chuẩn bị thi kỹ năng và tiếng Nhật là bước quan trọng nhất. Nhiều thực tập sinh không đạt vì thiếu định hướng ôn tập đúng trọng tâm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết được tổng hợp từ kinh nghiệm của các học viên đã đạt chứng chỉ tại Nhật năm 2024.

1. Mẹo ôn thi kỹ năng nghề

Các kỳ thi kỹ năng Tokutei chủ yếu kiểm tra năng lực thực hành và hiểu biết quy trình công việc. Người học nên:

• Luyện đề thi thực tế: Truy cập trang web chính thức của từng hội đồng thi theo ngành. Ví dụ, ngành xây dựng tại kensetsu-tokuteiginou.jp luôn đăng đề mẫu và video hướng dẫn.
• Luyện tại xưởng hoặc nơi làm thực tế: Các trung tâm được ủy quyền bởi TokuteiGino tại Tokyo và Osaka thường mở lớp thực hành 1–2 tháng để người học làm quen công cụ và thao tác chuẩn Nhật.
• Ghi nhớ quy tắc an toàn lao động: Trong bài thi, thí sinh có thể bị trừ điểm nếu quên đội mũ bảo hộ hay không tuân thủ quy trình an toàn.

2. Mẹo ôn tiếng Nhật hiệu quả

• Chia nhỏ mục tiêu học N4: Đặt mục tiêu đạt từng kỹ năng (nghe, đọc, ngữ pháp, từ vựng). Trung bình học 1 tiếng mỗi ngày sẽ đủ 4–6 tháng để đạt.
• Sử dụng tài liệu chính thức: “Try! JLPT N4” và “Minna no Nihongo II” là hai bộ sách được công nhận hiệu quả nhất.
• Học qua tình huống nghề nghiệp: TokuteiGino cung cấp khóa tiếng Nhật chuyên cho từng ngành — ví dụ giáo trình “Japanese for Food Service” cho ngành nhà hàng giúp người học luyện trực tiếp hội thoại sử dụng trong công việc.

Theo khảo sát 2024, tỷ lệ đỗ JLPT N4 trong nhóm học viên có hướng dẫn bài bản đạt tới 85%, trong khi tự học chỉ đạt khoảng 48% (Nguồn: Japan Foundation).

Chuyển việc miễn phí tại Nhật và cơ hội cho người mang visa Tokutei

Một trong những đặc quyền lớn khi chuyển sang visa Tokutei là người lao động có thể chuyển việc tại Nhật mà không mất phí hoặc thông qua trung gian bất hợp pháp. Chính phủ Nhật Bản cho phép lao động Tokutei di chuyển giữa các công ty trong cùng ngành nghề, miễn hợp đồng mới tuân thủ quy định pháp lý.

Khái niệm “chuyển việc miễn phí tại Nhật” và cách tận dụng

“Chuyển việc miễn phí tại Nhật” nghĩa là người lao động có thể đổi sang doanh nghiệp tiếp nhận khác mà không phải đóng các khoản môi giới cao hoặc trái luật. Tuy nhiên, để được coi là hợp pháp, việc chuyển việc phải đáp ứng:

• Có thỏa thuận chấm dứt hợp đồng rõ ràng từ công ty cũ.
• Tìm được công ty tiếp nhận mới cùng ngành nghề.
• Cập nhật hồ sơ cư trú tại Cục Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày ký hợp đồng mới.

Lao động Tokutei có thể tận dụng các nền tảng tìm việc được chính phủ Nhật chấp thuận hoặc tổ chức hỗ trợ như TokuteiGino, nơi hỗ trợ đăng ký, giới thiệu và phỏng vấn hoàn toàn miễn phí — khác biệt so với các dịch vụ trung gian thu phí bất hợp pháp (hiện bị xử lý mạnh tại Nhật từ 2023).

Ngành nghề dễ chuyển việc cho Tokutei: xây dựng, sản xuất, chăm sóc, chế biến thực phẩm…

Theo thống kê của Bộ Lao động Nhật năm 2024, những ngành có tỷ lệ chuyển việc cao nhất thuộc nhóm khan hiếm lao động và có nhiều công ty tiếp nhận được cấp phép:

• Xây dựng (建設業): chiếm 32% tổng số ca chuyển việc Tokutei.
• Chế biến thực phẩm (飲食料品製造業): 27%, nhờ đa dạng vị trí và môi trường làm việc ổn định.
• Điều dưỡng (介護): 18%, đặc biệt tại các tỉnh Fukuoka, Osaka, Gunma đang có nhu cầu lớn.
• Khách sạn – Nhà hàng (外食業): 12%, nhờ du lịch phục hồi sau COVID-19.

Lao động Tokutei trong các ngành này thường có khả năng chuyển sang công ty mới trong vòng 1–2 tháng, nếu có hồ sơ tốt và không bị ràng buộc hợp đồng.

Dịch vụ hỗ trợ tìm việc miễn phí của TokuteiGino: đăng ký, matching, phỏng vấn

TokuteiGino hiện vận hành nền tảng hỗ trợ “chuyện việc miễn phí tại Nhật” cho người đã và đang sở hữu visa Tokutei. Dịch vụ gồm:

1. Đăng ký: Lao động nhập thông tin visa, kinh nghiệm, ngành nghề mong muốn lên hệ thống nội bộ.
2. Matching công việc: Dựa vào hồ sơ và vị trí tuyển phù hợp, TokuteiGino giới thiệu tối đa 3 doanh nghiệp trong vòng 5 ngày.
3. Phỏng vấn và hỗ trợ tư cách: Hướng dẫn người lao động chuẩn bị phỏng vấn và giấy tờ cập nhật cư trú.

Mô hình này được TokuteiGino phối hợp cùng các doanh nghiệp tiếp nhận tại Tokyo, Aichi, Fukuoka triển khai từ 2022, đã giúp hơn 4.000 lao động Việt Nam chuyển việc thành công mà không mất chi phí.

Lựa chọn nhà tuyển dụng và hợp đồng: điều khoản cần chú ý

Khi chuyển đổi visa Tokutei, việc rà soát hợp đồng là yếu tố sống còn để bảo vệ quyền lợi.

Các điều khoản hợp đồng quan trọng: lương, thời gian làm việc, bảo hiểm, nhà ở

Hợp đồng làm việc theo diện Tokutei phải soạn bằng tiếng Nhật và có bản dịch tiếng mẹ đẻ cho người lao động. Cần đặc biệt lưu ý:

• Mức lương cơ bản (基本給): Không được thấp hơn mức lương tối thiểu của địa phương; ví dụ Tokyo 2025 là 1.140 yên/giờ, Aichi 1.030 yên/giờ (Nguồn: Bộ Lao động Nhật).
• Thời gian làm việc – nghỉ phép: Tối đa 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần; có ít nhất 1 ngày nghỉ/tuần và phép năm theo luật.
• Bảo hiểm và thuế: Bắt buộc tham gia các loại: bảo hiểm y tế quốc dân, bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm lao động, và đóng thuế thu nhập hợp pháp.
• Nhà ở: Có thể do công ty cung cấp (phí trừ trực tiếp từ lương). TokuteiGino khuyến nghị người lao động kiểm tra hợp đồng thuê riêng để tránh tự động gia hạn hoặc phí vô lý.

Cam kết hỗ trợ xin tư cách lưu trú và chi phí liên quan

Doanh nghiệp tiếp nhận phải chứng minh năng lực hỗ trợ người nước ngoài về mặt hành chính khi xin, gia hạn hoặc thay đổi tư cách cư trú. Nếu công ty không có năng lực này, họ bắt buộc phải hợp tác với tổ chức hỗ trợ đã đăng ký như TokuteiGino.

Các chi phí hợp pháp người lao động không phải trả gồm phí nộp hồ sơ cư trú và dịch vụ xin thay đổi tư cách. Mọi chi phí phát sinh khác cần ghi rõ trong hợp đồng.

Cách đánh giá nhà tuyển dụng: uy tín, lịch sử tuyển dụng lao động nước ngoài

Trước khi ký hợp đồng, người lao động nên tra cứu thông tin công ty tại:

• Trang “Foreign Worker Employment Information” của Bộ Lao động Nhật.
• Danh sách doanh nghiệp được phép tiếp nhận Tokutei trên website của Bộ Tư pháp.

Một doanh nghiệp uy tín thường có thời gian hoạt động lâu (tối thiểu 3 năm), có báo cáo minh bạch về số lượng lao động nước ngoài và không nằm trong danh sách vi phạm lao động.

Những lỗi thường gặp khi chuyển đổi visa Tokutei và cách tránh

Trong quá trình chuyển sang visa Tokutei, rất nhiều hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xét duyệt do lỗi hành chính hoặc lừa đảo trung gian. Dưới đây là ba nhóm lỗi phổ biến nhất cùng hướng khắc phục được Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (入国管理局) tổng hợp năm 2024.

Lỗi phổ biến: thông tin sai lệch, dịch vụ trung gian lừa đảo

Nhiều lao động bị từ chối hồ sơ hoặc mất tiền oan vì dùng dịch vụ không được cấp phép. Những lỗi này bao gồm:

• Sử dụng môi giới trá hình: Các tổ chức môi giới không có tư cách đại diện hồ sơ thường hứa “chuyển nhanh – có visa chắc chắn”, nhưng thực tế nộp hồ sơ giả hoặc gian dối.
• Cung cấp thông tin không trung thực: Một số người dùng giấy chứng nhận tiếng Nhật, chứng chỉ kỹ năng giả hoặc không đúng ngành nghề. Hệ thống hành chính Nhật Bản sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung; nếu phát hiện gian dối, người nộp hồ sơ sẽ bị cấm nhập cảnh trong 5 năm.

Cách tránh: kiểm tra thông tin qua danh sách “Registered Support Organization” của Bộ Tư pháp Nhật (phải có mã đăng ký hợp lệ). TokuteiGino là tổ chức đã được xác nhận tại Nhật, có tên trong danh sách chính thức từ 2020.

Lỗi hồ sơ: thiếu giấy tờ chứng thực, dịch thuật không chính xác

Khoảng 15% hồ sơ chuyển từ thực tập sinh sang Tokutei bị trả về vì thiếu giấy tờ hoặc bản dịch sai. Những giấy tờ thường bị bỏ sót bao gồm: giấy xác nhận hoàn tất đào tạo kỹ năng, giấy chứng minh thu nhập, và hợp đồng lao động đã ký.

Khắc phục: sử dụng bản dịch có chứng thực; kiểm tra kỹ mẫu đơn “在留資格変更許可申請書” (đơn xin thay đổi tư cách lưu trú) vì thiếu chỉ một mục cũng có thể khiến hồ sơ bị kéo dài thêm 2–3 tháng. TokuteiGino hiện cung cấp dịch vụ kiểm tra hồ sơ miễn phí, giúp rà soát trước khi nộp.

Ví dụ thực tế và cách khắc phục khi hồ sơ bị trả về

Năm 2023, một thực tập sinh Việt Nam tại Nagoya bị trả hồ sơ Tokutei do hợp đồng dịch sang tiếng Nhật không ghi rõ mức lương theo giờ. Sau khi được TokuteiGino hướng dẫn sửa lại nội dung và bổ sung bảng lương chi tiết, hồ sơ được duyệt chỉ trong 4 tuần. Điều này cho thấy sự chính xác ngôn ngữ và tính pháp lý của tài liệu có ảnh hưởng quyết định đến tốc độ phê duyệt.

Chi phí, thời gian và tỷ lệ thành công khi chuyển sang visa Tokutei

Chi phí thường gặp: dịch thuật, công chứng, phí nộp hồ sơ, phí dịch vụ hỗ trợ

Tổng chi phí để chuyển đổi visa Tokutei dao động từ 30.000 – 80.000 yên, gồm:

• Phí nộp hồ sơ cho Cục xuất nhập cảnh: 4.000 yên (mức do Nhật quy định, không thể thay đổi).
• Chi phí dịch thuật và công chứng hồ sơ: 10.000 – 20.000 yên tùy số lượng giấy tờ.
• Nếu có tổ chức hỗ trợ như TokuteiGino tham gia, chi phí kiểm tra hồ sơ thường miễn phí hoặc được doanh nghiệp tiếp nhận chi trả.

Lưu ý, người lao động không phải đóng thêm “phí xin việc” hay “phí bảo lãnh”; các khoản này nếu có đều là trái luật.

Thời gian xử lý hồ sơ tham khảo và yếu tố ảnh hưởng

Theo thống kê của Bộ Tư pháp năm 2024, thời gian xử lý trung bình hồ sơ Tokutei tại Nhật là 1,5 – 3 tháng:

• Hồ sơ hoàn chỉnh, có đủ giấy tờ, không sai sót: duyệt trong 4–6 tuần.
• Hồ sơ cần bổ sung, chỉnh sửa: mất 8–12 tuần.

Các yếu tố ảnh hưởng: khu vực nộp hồ sơ (Cục Tokyo hoặc Osaka thường đông hơn), thời điểm cao điểm (tháng 3–4 và 9–10), và ngành nghề (ngành điều dưỡng được ưu tiên xử lý nhanh).

Những yếu tố nâng cao tỷ lệ thành công của hồ sơ chuyển đổi

Ba yếu tố quyết định tỷ lệ thành công khi chuyển đổi visa Tokutei gồm:

1. Thông tin rõ ràng, bản dịch chính xác.
2. Năng lực tiếng Nhật tối thiểu N4 và hồ sơ chứng nhận kỹ năng hợp lệ.
3. Tổ chức hỗ trợ uy tín. Theo số liệu TokuteiGino 2024, hồ sơ có sự giám sát của tổ chức đăng ký hợp pháp đạt tỷ lệ chấp thuận trên 94%, trong khi hồ sơ tự nộp chỉ đạt khoảng 68%.

Các lưu ý pháp lý và bảo vệ quyền lợi lao động khi chuyển visa Tokutei

Sau khi được cấp visa Tokutei, người lao động được hưởng quyền lợi tương đương người Nhật, song cần hiểu rõ luật để tự bảo vệ.

Quyền lợi lao động cơ bản: tiền lương tối thiểu, nghỉ phép, an toàn lao động

Theo Bộ Lao động, tiêu chuẩn hiện hành năm 2025:

• Mỗi lao động Tokutei phải được trả mức lương tối thiểu khu vực. Tokyo là 1.140 yên/giờ; Osaka 1.080 yên/giờ; Nagoya 1.030 yên/giờ.
• Thời gian làm việc tối đa: 40 giờ/tuần; nghỉ phép năm tối thiểu 10 ngày có lương nếu làm việc đủ 6 tháng.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo điều kiện an toàn: cung cấp bảo hộ lao động, tập huấn an toàn định kỳ theo Luật An toàn Sức khỏe Lao động (労働安全衛生法).

Người lao động có thể khiếu nại trực tiếp đến Hello Work (Trung tâm việc làm Nhật Bản) khi thấy doanh nghiệp vi phạm quyền lợi.

Khi nào cần liên hệ luật sư, hiệp hội hỗ trợ lao động nước ngoài hoặc TokuteiGino

Có ba trường hợp người lao động cần liên hệ tổ chức hỗ trợ hợp pháp:

1. Bị sa thải đột ngột, không đúng quy trình.
2. Bị chậm lương hoặc ép làm thêm giờ vượt mức.
3. Không được hỗ trợ giấy tờ lưu trú khi gia hạn visa.

Ở mỗi khu vực, có hiệp hội hỗ trợ quốc tế như Tokyo International Exchange Center hoặc các tổ chức được cấp phép như TokuteiGino. Tổ chức này sẽ thay mặt người lao động làm việc với doanh nghiệp và cơ quan pháp lý. TokuteiGino còn có đội ngũ tư vấn bằng tiếng Việt và tiếng Nhật, hỗ trợ 24/7 qua hotline tại Nhật.

Lưu trữ bằng chứng hợp đồng và hồ sơ quan trọng để bảo vệ quyền lợi

Mọi giấy tờ liên quan đến visa và hợp đồng cần lưu bản gốc và bản sao gồm: hợp đồng lao động, giấy chứng nhận lương, biên lai đóng bảo hiểm, và sao kê ngân hàng. Khi xảy ra tranh chấp hoặc bị kiểm tra lao động, những tài liệu này là bằng chứng bảo vệ người lao động trước pháp luật Nhật Bản.

Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi visa Tokutei (FAQ)

1) Chuyển sang visa Tokutei có khó không?

Không khó nếu người lao động đáp ứng 3 tiêu chí: hoàn thành thực tập sinh, có N4 hoặc JFT Basic A2, và hợp đồng hợp pháp với công ty tiếp nhận. Hồ sơ chính xác giúp nâng tỷ lệ đỗ lên hơn 90%.

2) Thực tập sinh có thể chuyển trực tiếp sang Tokutei không?

Có. Người đã hoàn thành chương trình thực tập số 2 hoặc 3 có thể chuyển trực tiếp mà không cần thi kỹ năng, nếu ngành nghề tương đồng.

3) Tôi cần bằng tiếng Nhật trình độ nào để chuyển đổi?

Ít nhất là JLPT N4 hoặc JFT Basic A2. Nếu bạn thi ngành điều dưỡng, nên có thêm chứng chỉ “Kaigo Nihongo N3” để tăng điểm tuyển dụng.

4) Nếu bị từ chối hồ sơ, tôi nên làm gì?

Bạn có thể khiếu nại trong 60 ngày kể từ ngày nhận thông báo. TokuteiGino hỗ trợ rà soát nguyên nhân và nộp lại hồ sơ miễn phí nếu sai sót thuộc giấy tờ hành chính.

5) Chuyển việc tại Nhật với Tokutei có miễn phí thật không?

Đúng. Việc chuyển việc hoàn toàn miễn phí nếu bạn sử dụng tổ chức hỗ trợ hoặc sàn đăng ký hợp pháp. Các dịch vụ thu phí kết nối việc làm bị xem là hành vi môi giới trái luật.

6) TokuteiGino có thể hỗ trợ những bước nào trong quy trình?

Từ đánh giá hồ sơ, luyện thi kỹ năng, giới thiệu doanh nghiệp, dịch thuật giấy tờ đến hỗ trợ phỏng vấn và nộp hồ sơ chuyển visa. Toàn bộ quy trình minh bạch, người lao động chỉ chi trả chi phí dịch thuật – không có phí “chạy visa”.

7) Thời gian trung bình để hoàn tất chuyển đổi là bao lâu?

Trung bình khoảng 2–3 tháng kể từ khi nộp hồ sơ, tuỳ ngành và thời điểm. Hồ sơ hoàn thiện, có tổ chức hỗ trợ thường duyệt nhanh hơn 30–40%.

Bạn đang tìm cách chuyển sang visa Tokutei hoặc muốn chuyển visa thực tập sinh sang Tokutei để có công việc ổn định và quyền lợi lâu dài tại Nhật?
Hãy để TokuteiGino đồng hành cùng bạn: từ tư vấn điều kiện, luyện thi kỹ năng – tiếng Nhật, hỗ trợ tìm việc miễn phí, đến nộp hồ sơ thay đổi tư cách lưu trú một cách hợp pháp và nhanh chóng.

Liên hệ ngay với TokuteiGino để nhận lộ trình cá nhân hóa và tư vấn miễn phí: hành động sớm giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí và tăng cơ hội thành công khi định hướng tương lai tại Nhật.

✅ Công ty TokuteiGino
💻 Website: https://tokuteigino.edu.vn/
📧 Email: tokuteiginoxkld@gmail.com
☎ Hotline: 0925 388 228
🖥 Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360