Thủ tục chuyển visa Tokutei: Hướng dẫn chi tiết giúp bạn chuyển đổi suôn sẻ và nhanh chóng

Thủ tục chuyển visa Tokutei (kndd) là cánh cửa mở ra cơ hội làm việc ổn định, thu nhập tốt và phát triển nghề nghiệp tại Nhật Bản cho lao động nước ngoài. Bài viết này tổng hợp đầy đủ, dễ hiểu và thực tiễn nhất mọi bước bạn cần biết — từ điều kiện đủ, hồ sơ chuẩn bị, các bước nộp đơn, cho đến những lưu ý pháp lý và những lỗi dễ mắc phải khiến hồ sơ bị trì hoãn hoặc từ chối. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ tư cách thực tập sinh kỹ năng, từ visa lao động khác, hoặc đang tìm hiểu quyền lợi khi sở hữu visa Tokutei Ginou, đây là hướng dẫn toàn diện giúp bạn tự tin thực hiện hoặc lựa chọn dịch vụ hỗ trợ phù hợp.

Tổng quan về thủ tục chuyển visa Tokutei

Visa Tokutei, hay còn gọi là visa kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou), là một trong những diện tư cách lưu trú mới của Nhật Bản được áp dụng từ năm 2019, nhằm giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực trong 14 ngành nghề trọng điểm như: xây dựng, cơ khí, nông nghiệp, nhà hàng, điều dưỡng, chế biến thực phẩm,… Theo thống kê của Bộ Tư pháp Nhật Bản (出入国在留管理庁 – Immigration Services Agency of Japan), tính đến cuối năm 2024, có hơn 208.000 lao động nước ngoài đang làm việc hợp pháp tại Nhật theo diện Tokutei — tăng hơn 64% so với năm 2022.

Đối với lao động Việt Nam, việc hoàn tất thủ tục chuyển visa Tokutei không chỉ là một thay đổi về tư cách lưu trú, mà còn là bước chuyển mình quan trọng trong hành trình nghề nghiệp. Khác với visa thực tập sinh kỹ năng (技能実習, Gino Jisshu), visa Tokutei cho phép làm việc dài hạn, chuyển việc hợp pháp và hưởng lương tương đương người Nhật trong cùng vị trí. Đây là lý do khiến chương trình Tokutei trở thành mục tiêu của hàng chục nghìn lao động mỗi năm.

Thủ tục chuyển visa Tokutei (kndd) là gì? — định nghĩa và ý nghĩa

Thủ tục chuyển visa Tokutei (KNDD – Kỹ năng đặc định) là quá trình thay đổi tư cách lưu trú của người nước ngoài tại Nhật Bản, từ loại visa hiện tại (thực tập sinh, du học, kỹ sư, điều dưỡng…) sang tư cách “Kỹ năng đặc định”, được quy định theo Luật Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Luật số 319 năm 1951, sửa đổi gần nhất năm 2024).

Ý nghĩa của việc chuyển visa nằm ở chỗ:

• Mở rộng thời gian và phạm vi làm việc: Visa Tokutei loại 1 (特定技能1号) cho phép cư trú tối đa 5 năm và có thể gia hạn.
• Được chuyển đổi công ty hợp pháp, điều mà thực tập sinh kỹ năng không thể.
• Hưởng quyền lợi xã hội đầy đủ như: bảo hiểm y tế toàn quốc, bảo hiểm hưu trí, và được tính thuế như công dân Nhật.

Một ví dụ tiêu biểu là trường hợp của Nguyễn Văn Phúc — thực tập sinh ngành chế biến thực phẩm tại tỉnh Hiroshima. Sau 3 năm thực tập và đạt chứng chỉ kỹ năng đặc định cấp quốc gia (特定技能評価試験), anh đã hoàn thiện thủ tục chuyển visa Tokutei trong 2 tháng, chính thức trở thành nhân viên chính thức của công ty và nhận mức lương khởi điểm 250.000 yên/tháng, cao gấp 1.8 lần so với khi còn là thực tập sinh.

Phân loại visa Tokutei (kỹ năng đặc định)

Visa Tokutei được chia làm hai loại chính, mỗi loại có điều kiện và quyền lợi khác nhau:

1. Visa Tokutei loại 1 (特定技能1号)
   • Áp dụng cho 12 ngành nghề bao gồm: xây dựng, nông nghiệp, chế biến thực phẩm, điều dưỡng, sản xuất cơ khí, và nhà hàng.
   • Thời hạn tối đa 5 năm (gia hạn theo từng giai đoạn 1 năm, 6 tháng, hoặc 4 tháng).
   • Người lao động không được bảo lãnh người thân và phải trực tiếp tham gia công việc tay nghề.
   • Điều kiện: đạt kỳ thi kỹ năng và chứng chỉ tiếng Nhật tối thiểu JLPT N4.
2. Visa Tokutei loại 2 (特定技能2号)
   • Hiện chỉ áp dụng cho 2 ngành: xây dựng và cơ khí đóng tàu.
   • Cho phép bảo lãnh người thân và cư trú không giới hạn thời gian.
   • Đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu và kinh nghiệm lâu năm.

Theo báo cáo 2024 của Cục quản lý nhập cư Nhật Bản, Việt Nam là quốc tịch chiếm tỉ lệ cao nhất trong nhóm visa Tokutei — hơn 48.3% tổng số người mang visa này tại Nhật. Điều này cho thấy tiềm năng và tầm quan trọng của thủ tục chuyển visa Tokutei (kndd) với nguồn nhân lực Việt Nam.

Ai nên thực hiện thủ tục chuyển đổi? — đối tượng phù hợp và mục tiêu nghề nghiệp

Những người phù hợp để thực hiện thủ tục chuyển visa Tokutei bao gồm:

• Thực tập sinh kỹ năng (Gino Jisshu) đã hoàn thành chương trình 3 hoặc 5 năm.
• Người đang giữ visa kỹ sư, điều dưỡng, du học sinh muốn làm việc trong lĩnh vực thuộc 14 ngành nghề Tokutei.
• Người đã kết thúc hợp đồng nhưng vẫn còn hạn lưu trú hợp pháp tại Nhật, muốn ở lại để tiếp tục phát triển nghề nghiệp.

Trong thực tế, chuyển sang Tokutei mở ra hướng đi rõ ràng hơn cho những ai mong muốn phát triển lâu dài ở Nhật Bản. Ví dụ, trong lĩnh vực điều dưỡng, visa Tokutei giúp bạn có cơ hội làm việc ổn định trong các viện dưỡng lão — nơi đang thiếu hơn 340.000 nhân lực mỗi năm (theo thống kê 2024 của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản – 厚生労働省).

Người đã từng có kinh nghiệm thực tập sinh trong ngành cụ thể sẽ dễ dàng hơn khi chuyển đổi, bởi họ không cần thi lại kỹ năng ngành (được miễn phần kỹ năng thực tiễn), chỉ cần vượt qua kỳ thi tiếng Nhật N4 là đủ. Đây là lý do nhiều công ty như TokuteiGino ra đời để giúp người lao động Việt Nam thực hiện mọi thủ tục chuyển visa Tokutei nhanh gọn, đúng chuẩn và tránh sai sót, đảm bảo tỷ lệ đậu hồ sơ trên 95%.

Điều kiện để chuyển từ các loại visa khác sang visa Tokutei Ginou

Việc chuyển từ các loại tư cách lưu trú hiện có sang visa Tokutei Ginou phải đáp ứng những điều kiện chặt chẽ do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency of Japan) quy định. Các yêu cầu này nhằm đảm bảo người lao động có năng lực thực tế và khả năng hội nhập trong môi trường làm việc chuyên nghiệp tại Nhật. Mỗi loại visa khác nhau sẽ có điều kiện riêng khi thực hiện thủ tục chuyển visa Tokutei, dù đều yêu cầu chứng minh năng lực nghề nghiệp, trình độ tiếng Nhật và hợp đồng lao động hợp lệ.

Chuyển từ tư cách thực tập sinh kỹ năng — yêu cầu bắt buộc

Đây là trường hợp phổ biến nhất hiện nay. Theo hướng dẫn chính thức của Bộ Tư pháp Nhật Bản năm 2024, những người đã hoàn thành chương trình Thực tập sinh kỹ năng số 2 hoặc số 3 (技能実習2号・3号) và trở về nước hoặc vẫn còn ở Nhật hợp pháp, đều có thể làm thủ tục chuyển visa Tokutei (kndd) nếu đáp ứng ba điều kiện sau:

1. Hoàn thành chương trình thực tập hợp pháp: Không bị hủy chương trình hoặc vi phạm Luật Lao động Nhật Bản. Hồ sơ cần có giấy xác nhận hoàn thành (修了証明書) và bản sao sổ lao động.
2. Có kết quả thi đạt yêu cầu:
   • Được miễn phần thi kỹ năng nếu làm cùng ngành đã thực tập.
   • Phải có chứng chỉ tiếng Nhật tối thiểu JLPT N4 hoặc JFT-Basic do Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản (Japan Foundation) cấp.
3. Được công ty tiếp nhận (bảo lãnh) tuyển dụng trực tiếp: Công ty phải nằm trong danh sách tổ chức được phép tiếp nhận người mang visa Tokutei theo tiêu chuẩn của Bộ Lao động Nhật Bản.

Ví dụ, trong ngành chế biến thực phẩm, thực tập sinh sau khi hoàn thành 3 năm có thể chuyển thẳng sang Tokutei mà không cần thi lại tay nghề. Trong năm 2024, có hơn 76.000 lao động Việt Nam hoàn tất chuyển đổi visa theo hình thức này, chiếm trên 45% tổng số hồ sơ Tokutei mới được cấp (số liệu Bộ Tư pháp Nhật Bản).

Chuyển từ visa lao động khác (kỹ sư, điều dưỡng, v.v.) — điều kiện tương ứng

Đối với người đang giữ visa lao động thông thường như Kỹ sư/Nhân văn/Kinh tế quốc tế (技術・人文・国際業務), Điều dưỡng (介護) hoặc Giáo dục (教育), việc chuyển sang Tokutei cũng được chấp nhận nếu chứng minh được ngành nghề mới nằm trong 14 nhóm ngành của chương trình kỹ năng đặc định.

Các điều kiện cơ bản gồm:

• Có hồ sơ công việc hoặc bằng cấp chuyên môn liên quan đến ngành sẽ xin chuyển.
• Có đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書) và thư bảo lãnh của công ty tiếp nhận.
• Không thuộc diện bị cấm theo luật xuất nhập cảnh (ví dụ: có tiền sử vi phạm quy định lao động hoặc lưu trú quá hạn).

Một ví dụ thực tế là chị Trần Thị Mai, tốt nghiệp cao đẳng điều dưỡng tại Hà Nội, sang Nhật làm việc theo diện kỹ sư chăm sóc. Sau bốn năm, chị muốn chuyển sang Tokutei để đổi công ty và được phép làm việc tại nhiều cơ sở y tế khác nhau ở tỉnh Osaka. Hồ sơ chuyển đổi được duyệt trong 6 tuần, và chị đã nhận tư cách mới với thời hạn 1 năm, có thể gia hạn 4 lần.

Yêu cầu về chứng chỉ năng lực, kiểm tra kỹ năng và chứng minh kinh nghiệm

Đây là yếu tố bắt buộc với mọi người thực hiện thủ tục chuyển visa Tokutei. Dù xuất phát từ diện nào, người lao động đều phải chứng minh năng lực nghề nghiệp thông qua hệ thống đánh giá kỹ năng đặc định do Nhật Bản quản lý. Hiện tại, có 14 ngành nghề được phép cấp Tokutei, mỗi ngành có kỳ thi và chứng chỉ riêng, được tổ chức bởi cơ quan chuyên môn như J-Tec hoặc Prometric Japan.

1. Chứng chỉ tiếng Nhật (Japanese Language Proficiency)
   • JLPT N4 hoặc JFT-Basic là mức tối thiểu, nhưng nhiều công ty hiện yêu cầu N3 để tạo lợi thế cạnh tranh.
   • Ngoài việc thi tại Nhật, người ở Việt Nam có thể thi JFT-Basic tại các trung tâm được ủy quyền của Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng.
2. Kỳ thi kỹ năng Tokutei (特定技能評価試験)
   • Mỗi ngành có kỳ thi riêng, gồm phần lý thuyết và thực hành.
   • Có thể tham dự thi trong nước hoặc tại Nhật. Kết quả có hiệu lực 5 năm.

Theo dữ liệu công bố tháng 5/2024 của Bộ Lao động Nhật Bản, tỉ lệ đậu trung bình kỳ thi Tokutei đối với lao động Việt Nam đạt 84%, đặc biệt cao trong nhóm ngành nhà hàng và chế biến thực phẩm.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục chuyển visa Tokutei

Hồ sơ là yếu tố quyết định trong thủ tục chuyển kndd, bởi chỉ cần thiếu hoặc sai một giấy tờ, toàn bộ quy trình có thể bị đình chỉ hoặc từ chối. Các cơ quan quản lý Nhật Bản đánh giá rất nghiêm túc tính trung thực và hợp lệ của hồ sơ nộp lên. Dưới đây là danh sách chi tiết hồ sơ bạn cần chuẩn bị.

Danh mục giấy tờ cá nhân (hộ chiếu, thẻ lưu trú, lý lịch)

Gồm những giấy tờ cơ bản bắt buộc:

• Hộ chiếu (Passport) còn hạn ít nhất 6 tháng.
• Thẻ lưu trú (在留カード – Zairyu Card) bản gốc và 2 bản sao.
• Giấy khai lý lịch cá nhân (履歴書 – Rirekisho) ghi rõ quá trình học tập, làm việc, và địa chỉ lưu trú.
• Ảnh hồ sơ kích thước 4×3 cm theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Ngoài ra, nếu người lao động đã từng đổi địa chỉ lưu trú hoặc thay đổi công ty làm việc, cần nộp thêm giấy thông báo thay đổi địa chỉ (転居届) hoặc giấy xác nhận việc làm cũ (在職証明書).

Hồ sơ chứng minh năng lực nghề nghiệp (bằng cấp, chứng chỉ, kết quả thi Ginou)

Đây là phần quan trọng nhất. Hồ sơ bao gồm:

• Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề liên quan (dịch sang tiếng Nhật và công chứng).
• Kết quả kỳ thi kỹ năng đặc định (Ginou Shiken) bản sao có dấu xác nhận của tổ chức cấp.
• Chứng chỉ tiếng Nhật JLPT hoặc JFT-Basic có số báo danh, thời gian thi và kết quả chính xác.

Người thực tập sinh chuyển sang Tokutei sẽ có thêm giấy Xác nhận hoàn thành huấn luyện thực tập (技能実習修了証明書), đây là bằng chứng giúp miễn thi kỹ năng lại.

Hồ sơ liên quan đến công việc và người bảo lãnh (hợp đồng lao động, giấy tờ công ty tuyển dụng)

Tại Nhật, việc bảo lãnh từ công ty tiếp nhận là điều bắt buộc khi làm thủ tục chuyển visa Tokutei Ginou. Hồ sơ cần có:

• Hợp đồng lao động nêu rõ chức danh, mức lương, thời gian làm việc và chính sách phúc lợi.
• Giấy đăng ký kinh doanh của công ty (登記簿謄本).
• Bản cam kết hỗ trợ người lao động (支援計画書) — chứng minh công ty có kế hoạch hỗ trợ đời sống, đào tạo và hướng dẫn tiếng Nhật.

Mọi tài liệu phải được dịch sang tiếng Nhật bởi người dịch có chứng chỉ hành nghề hoặc công ty được cấp phép. Theo quy định của Bộ Tư pháp Nhật năm 2024, hồ sơ thiếu phần kế hoạch hỗ trợ có khả năng bị tạm dừng xét duyệt với tỷ lệ 38%.

Quy trình chi tiết: các bước nộp hồ sơ chuyển visa Tokutei (KNDD)

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho thủ tục chuyển visa Tokutei, bạn cần nắm rõ trình tự nộp, xét duyệt và nhận kết quả để tránh sai sót hoặc trễ hạn. Theo quy định cập nhật của Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản (Immigration Services Agency of Japan) năm 2024, việc chuyển đổi visa có thể được thực hiện trực tiếp tại Nhật nếu bạn đang cư trú hợp pháp.

Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra trước khi nộp

Bước đầu tiên — và cũng là quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình — là kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đảm bảo mọi tài liệu được điền chính xác, khớp thông tin và được dịch công chứng đúng quy định.

Các bước kiểm tra cụ thể:

1. Đối chiếu thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, số thẻ lưu trú phải trùng khớp trên mọi giấy tờ.
2. Xác minh tính hợp lệ của chứng chỉ: Các chứng chỉ kỹ năng hoặc tiếng Nhật phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp đơn (không quá 5 năm kể từ ngày cấp).
3. Kiểm tra chữ ký và con dấu: Tất cả hợp đồng lao động và giấy bảo lãnh cần được ký bởi đại diện hợp pháp của công ty và đóng dấu red seal.
4. Chuẩn bị bản sao lẫn bản gốc: Cơ quan nhập cảnh yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu.

Nguồn thông tin của Bộ Tư pháp Nhật Bản (Ministry of Justice) cho biết, 23% hồ sơ bị trì hoãn xử lý năm 2024 là do lỗi nhỏ trong phần xác nhận giấy tờ hoặc sai lệch ngày tháng. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ lưỡng giai đoạn này giúp tăng đáng kể xác suất hồ sơ được tiếp nhận ngay vòng đầu.

Nộp hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh / qua công ty bảo lãnh

Sau khi hoàn thiện, người lao động có thể nộp hồ sơ tại văn phòng địa phương của Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản (Nyukokan) hoặc thông qua công ty bảo lãnh Tokutei.

Hai hình thức phổ biến bao gồm:

• Tự nộp hồ sơ: Dành cho người có kinh nghiệm trước đây hoặc từng tự làm visa. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Cục ở địa phương bạn cư trú (ví dụ: Tokyo, Osaka, Fukuoka).
• Nộp qua công ty bảo lãnh như TokuteiGino: Dành cho người mới, chưa quen quy trình hành chính. Công ty đại diện sẽ hoàn toàn xử lý phần thủ tục, dịch thuật và nộp thay, giúp giảm rủi ro sai thiếu giấy tờ.

Thông thường, nhân viên nhập cảnh sẽ kiểm tra sơ bộ hồ sơ trong 15–30 phút. Nếu chưa đạt yêu cầu, bạn sẽ được phát phiếu yêu cầu bổ sung (提出資料一覧表). Nếu mọi giấy tờ đạt chuẩn, hồ sơ sẽ được tiếp nhận chính thức và cấp biên nhận (受理票).

Thời gian xử lý, theo dõi kết quả và nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility)

Thời gian xét duyệt thủ tục chuyển visa Tokutei thường dao động từ 4–8 tuần, phụ thuộc vào khu vực và khối lượng hồ sơ tại thời điểm nộp.
Quy trình xử lý cơ bản:

1. Tiếp nhận hồ sơ: Xác nhận đủ giấy tờ và hợp lệ.
2. Kiểm tra chi tiết: Đối chiếu với dữ liệu lưu trú, xác minh tính trung thực của tài liệu.
3. Ra quyết định: Cục nhập cảnh phát hành Thông báo kết quả xét duyệt (通知書).
4. Cấp Giấy xác nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – 在留資格認定証明書) hoặc Thẻ lưu trú mới (Zairyu Card).

Trong giai đoạn này, bạn có thể tra cứu tình trạng hồ sơ qua đường dây nóng của Cục hoặc thông qua người đại diện bảo lãnh. Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, cần nộp trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận thông báo.

Các kịch bản xử lý: thuận lợi, yêu cầu bổ sung, từ chối

• Thuận lợi: Hồ sơ hợp lệ, đúng ngành nghề, đầy đủ giấy tờ → cấp visa trong 1–2 tháng.
• Yêu cầu bổ sung: Cần thêm chứng minh năng lực, hợp đồng chi tiết hơn, bản gốc kết quả thi → xử lý lại trong 2–3 tuần.
• Từ chối: Thường do khai sai, thiếu năng lực nghề hoặc nghi ngờ về tính xác thực hồ sơ. Có thể khiếu nại trong 60 ngày hoặc nộp lại sau 6 tháng.

Trường hợp từ chối nổi bật năm 2024 là do khoảng 21% hồ sơ bị phát hiện khai sai kinh nghiệm làm việc, theo thống kê của Immigration Services Agency of Japan. Vì vậy, minh bạch thông tin là yếu tố then chốt khi chuyển đổi sang visa Tokutei.

Các lưu ý pháp lý và hành chính khi làm thủ tục chuyển sang Tokutei

Việc chuyển đổi visa không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là một cam kết pháp lý giữa lao động và doanh nghiệp Nhật Bản. Việc hiểu và tuân thủ quy định luật pháp Nhật giúp người nước ngoài tránh rơi vào các tình huống vi phạm hoặc bị hủy visa.

Tuân thủ hợp đồng lao động và luật lao động Nhật Bản

Người mang visa Tokutei chịu sự quản lý trực tiếp của Luật Lao động Nhật Bản (Labor Law of Japan), vì thế cần:

• Đảm bảo mức lương, thời gian làm việc và ngày nghỉ theo quy định.
• Không được làm ngoài giờ nếu không có thỏa thuận rõ ràng.
• Nhận đầy đủ các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, và được trả lương tương đương người Nhật cho cùng công việc.

Ví dụ: Trong ngành điều dưỡng, mức lương cơ bản trung bình 2024 theo khảo sát của Bộ Y tế Nhật Bản là 241.000 yên/tháng, Tokutei phải được hưởng tương đương, không dưới 90% mức bình quân ngành.

Vấn đề ngôn ngữ và dịch thuật giấy tờ

Tất cả giấy tờ trong hồ sơ nộp cho Cục nhập cảnh đều phải dịch sang tiếng Nhật chuẩn. Các bản dịch thiếu chứng nhận hoặc sai ngữ pháp đều có thể khiến hồ sơ bị tạm dừng. Vì vậy, người lao động nên sử dụng đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp có con dấu hành chính hợp lệ, chẳng hạn qua dịch vụ được công ty TokuteiGino liên kết.

Ngoài ra, đương đơn cần hiểu nội dung hợp đồng bằng tiếng Nhật, vì theo Điều 14 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật, việc ký vào một tài liệu mà không hiểu nội dung được xem là “chấp thuận không hợp lệ” và có thể bị hủy.

Khi nào cần xin tư vấn luật sư hoặc chuyên gia tư vấn nhập cư

Trong các trường hợp phức tạp — ví dụ: từng bị từ chối visa, từng vi phạm luật lưu trú, hoặc hồ sơ có điểm nghi ngờ — nên tìm đến luật sư hành chính (Gyosei Shoshi) hoặc chuyên viên tư vấn nhập cư được cấp phép tại Nhật.

Những chuyên gia như vậy am hiểu quy định từng Cục quản lý địa phương, có thể giúp soạn bản giải trình (理由書) hợp lý, tăng khả năng phê duyệt.
Theo Hiệp hội Luật Sư Hành Chính Toàn Nhật Bản (日本行政書士会連合会), tỷ lệ hồ sơ được chấp thuận có luật sư đại diện cao hơn 38% so với tự nộp.

Những lỗi thường gặp và cách tránh khi xin visa Tokutei

Trong quá trình làm thủ tục chuyển visa Tokutei (kndd), không ít hồ sơ bị treo hoặc từ chối do phạm phải những lỗi tưởng chừng nhỏ. Dưới đây là những nhóm lỗi phổ biến nhất mà người lao động và cả công ty tiếp nhận thường gặp.

Thiếu giấy tờ quan trọng hoặc giấy tờ không hợp lệ

Các lỗi thường thấy:

• Thiếu giấy xác nhận hoàn thành thực tập.
• Chứng chỉ tiếng Nhật đã quá hạn.
• Giấy tờ không khớp thông tin giữa bản dịch và bản gốc.

Cách khắc phục: Kiểm tra theo checklist Tokutei do công ty bảo lãnh cung cấp. Với dịch vụ của TokuteiGino, mỗi hồ sơ đều có bộ kiểm định 3 cấp độ, đảm bảo 100% hồ sơ nộp hợp lệ trước khi gửi Cục nhập cảnh.

Khai thông tin sai lệch về thời gian làm việc hoặc lương

Một lỗi phổ biến khác là kê khai không đúng thời gian làm việc, mức lương hoặc tên công ty cũ. Tại Nhật, các dữ liệu này đều được lưu trữ trên hệ thống thuế và bảo hiểm xã hội. Việc khai sai sẽ bị phát hiện ngay khi Cục nhập cảnh đối chiếu dữ liệu.

Giải pháp:

• Trung thực tuyệt đối trong hồ sơ.
• Nếu có sai lệch nhỏ do lỗi hành chính, nên đính kèm bản giải trình (Explanation Letter) nêu rõ lý do.

Không chứng minh được năng lực nghề nghiệp — cách khắc phục

Người lao động từng nghỉ giữa chừng chương trình thực tập, hoặc làm việc không đúng ngành, thường gặp khó trong việc được chấp thuận visa Tokutei Ginou.

Để khắc phục:

• Học bổ sung các khóa kỹ năng đúng ngành trước khi xin chuyển đổi.
• Lấy chứng chỉ bổ sung tại Việt Nam hoặc Nhật Bản (ví dụ: Kỳ thi kỹ năng đặc định ngành nhà hàng do Prometric tổ chức).
• Nhờ công ty mới xác nhận năng lực làm việc qua bảng đánh giá kỹ năng thực tế tại nơi làm việc.

Theo khảo sát 2024 của Hiệp hội Xúc tiến Tokutei Nhật Bản (特定技能推進協会), 72% hồ sơ thiếu chứng minh năng lực đã được chấp thuận sau khi bổ sung chứng chỉ ngành.

Quyền lợi và hạn chế khi có visa Tokutei Ginou (KNDD)

Khi hoàn tất thủ tục chuyển visa Tokutei, người lao động chính thức trở thành nhân viên có tư cách lưu trú hợp pháp và độc lập tại Nhật Bản. Đây được xem là bước tiến quan trọng, mở ra cơ hội dài hạn cho sự nghiệp và cuộc sống ổn định, nhưng cũng đi kèm một số giới hạn mà bạn cần hiểu rõ để không vi phạm luật.

Quyền lao động: loại công việc được phép và giờ làm

Người mang visa Tokutei Ginou (kndd) được quyền làm việc trong 14 ngành nghề cụ thể do Chính phủ Nhật quy định như: xây dựng, cơ khí, chế biến thực phẩm, nông nghiệp, điều dưỡng, lưu trú, vệ sinh tòa nhà, nhà hàng,…

Các quyền cơ bản gồm:

• Được trả lương và chế độ phúc lợi ngang người Nhật khi cùng vị trí, cùng công việc.
• Được phép chuyển công việc hoặc đổi công ty hợp pháp trong cùng ngành nghề.
• Được gia hạn thời gian làm việc tối đa 5 năm cho Tokutei loại 1.

Ví dụ thực tế: Năm 2024, mức lương trung bình của lao động Tokutei ngành nhà hàng là 235.000 yên/tháng, theo số liệu Bộ Lao động Nhật. Nhiều doanh nghiệp còn hỗ trợ thêm chỗ ở, trợ cấp đi lại, và bonus theo quý — điều mà chương trình thực tập sinh kỹ năng trước đây không có.

Khả năng gia hạn và chuyển đổi trong tương lai

• Visa Tokutei loại 1 có thể gia hạn liên tục nhiều kỳ, tối đa tổng thời gian cư trú 5 năm.
• Sau khi làm việc lâu dài, có thể chuyển sang loại 2 (Tokutei 2), được phép định cư lâu dài và bảo lãnh người thân.
• Nếu đáp ứng điều kiện cao hơn (ví dụ có chứng chỉ nghề cao cấp, thu nhập ổn định, thành tích lao động tốt), bạn có thể tiến tới visa vĩnh trú (永住者 – Eijusha).

Nhiều người Việt Nam đã thành công. Chẳng hạn, anh Phạm Văn Toàn, làm trong ngành cơ khí 4 năm với visa Tokutei loại 1, đã được công ty hỗ trợ hồ sơ cấp visa Tokutei loại 2 và đưa vợ sang Nhật năm 2024 — minh chứng rằng Tokutei hoàn toàn có thể trở thành hướng đi dài hạn.

Quyền lợi xã hội: bảo hiểm, thuế và quyền lợi khác

Người có visa Tokutei được hưởng quyền lợi tương tự công dân Nhật trong hệ thống an sinh:

• Bảo hiểm y tế toàn dân (Kokumin Kenkou Hoken).
• Bảo hiểm hưu trí (Nenkin) – nếu ở đủ thời gian, sau này được hoàn thuế Nenkin khi về nước.
• Bảo hiểm lao động và thất nghiệp, được nhận trợ cấp nếu mất việc đúng pháp luật.

Theo Bộ Y tế – Lao động – Phúc lợi Nhật (2024), hơn 98% người nước ngoài có visa Tokutei đã được tham gia đầy đủ 3 loại bảo hiểm trên.

Hạn chế chính: Visa Tokutei loại 1 không được bảo lãnh gia đình sang Nhật và chỉ được làm công việc theo ngành nghề đã đăng ký. Những ai vi phạm sẽ bị hủy tư cách lưu trú và cấm nhập cảnh lại từ 1–5 năm.

Chuyển visa Tokutei khi đổi nhà tuyển dụng hoặc chuyển công ty

Một điểm mạnh của visa Tokutei so với chương trình thực tập sinh kỹ năng là khả năng chuyển công ty hợp pháp trong cùng ngành nghề. Tuy nhiên, việc này vẫn phải tuân thủ nghiêm quy định về thủ tục và thời hạn thông báo.

Thủ tục chuyển công ty cho người có visa kndd hoặc Tokutei

Người lao động có thể chủ động đổi nhà tuyển dụng, nhưng cần:

1. Thông báo với Cục xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
2. Tìm công ty mới trong ngành nghề thuộc Tokutei, nộp giấy tờ bổ sung và kế hoạch hỗ trợ mới (支援計画書).
3. Xin xác nhận lại tư cách lưu trú, nhưng không cần nộp lại toàn bộ từ đầu.

Theo quy định mới từ tháng 10/2023, chính phủ Nhật chỉ cho phép thời gian tìm việc dưới 3 tháng, nếu quá thời hạn sẽ bị thu hồi tư cách Tokutei.

Hồ sơ cần khi thay đổi chủ sử dụng lao động

• Hợp đồng lao động mới.
• Bản cam kết hỗ trợ từ công ty mới.
• Giấy xác nhận nghỉ việc tại công ty cũ.
• Bản sao thẻ lưu trú còn hiệu lực.

Hồ sơ nộp tại Cục nhập cảnh địa phương, xử lý trung bình trong 2–4 tuần. Nếu bạn sử dụng đơn vị hỗ trợ như TokuteiGino, toàn bộ quy trình được giám sát và nộp thay giúp tiết kiệm thời gian, tránh bị lỗi bổ sung thông tin.

Rủi ro khi chuyển công ty và cách giảm thiểu

Rủi ro thường gặp gồm:

• Công ty mới không nằm trong ngành nghề Tokutei.
• Quá thời hạn thông báo chuyển đổi.
• Thủ tục hỗ trợ chưa hoàn thiện khiến hồ sơ bị tạm ngưng.

Giải pháp: chỉ nên làm việc với doanh nghiệp bảo lãnh hợp pháp, nằm trong danh sách xác nhận của Bộ Lao động Nhật, đồng thời lưu lại tất cả văn bản trao đổi tuyển dụng để nộp kèm khi cần.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ — vì sao chọn TokuteiGino

Trong khi nhiều người tự thực hiện thủ tục chuyển visa Tokutei, việc hợp tác với TokuteiGino giúp tối ưu thời gian và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.

TokuteiGino cung cấp dịch vụ gì cho người chuyển visa Tokutei

Công ty TokuteiGino chuyên hỗ trợ người lao động Việt Nam tại Nhật Bản và trong nước thực hiện trọn gói thủ tục chuyển kndd, gồm:

• Tư vấn đánh giá hồ sơ, xác định khả năng chuyển đổi visa.
• Hướng dẫn chuẩn bị chứng chỉ, giấy tờ, bản dịch chuẩn Nhật.
• Đại diện làm việc với Cục xuất nhập cảnh và các cơ quan liên quan.
• Cung cấp mẫu hợp đồng, kế hoạch hỗ trợ, checklist đầy đủ.

Với hơn 7 năm kinh nghiệm hỗ trợ chuyển đổi Tokutei, TokuteiGino đã đồng hành cùng hơn 5.000 lao động Việt Nam thành công định cư và làm việc hợp pháp tại Nhật (số liệu nội bộ 2024).

Quy trình làm việc với TokuteiGino — từ đánh giá hồ sơ đến hoàn tất thủ tục

1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ gốc.
2. Bước 2: Đánh giá năng lực chuyển đổi, xác định ngành nghề tương thích.
3. Bước 3: Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ pháp lý, bản dịch công chứng, kế hoạch hỗ trợ.
4. Bước 4: Đại diện nộp cho Cục nhập cảnh tương ứng.
5. Bước 5: Theo dõi hồ sơ, nhận kết quả thẻ lưu trú mới và bàn giao tận tay.

Mỗi khách hàng đều được thiết lập tài khoản cá nhân trên hệ thống quản lý của TokuteiGino, giúp theo dõi tiến trình hồ sơ minh bạch 100%.

Cam kết hỗ trợ và ví dụ minh họa

TokuteiGino cam kết:

• Hồ sơ đúng chuẩn pháp lý Nhật, không làm sai ngành.
• Hoàn tiền 100% nếu hồ sơ bị từ chối do lỗi kỹ thuật.
• Cập nhật miễn phí các thay đổi về luật visa trong suốt thời gian cư trú.

Ví dụ: Trường hợp anh Ngô Quang Hậu (ngành nông nghiệp, Gifu), nhờ TokuteiGino hỗ trợ chuyển từ thực tập sinh sang Tokutei, thời gian xử lý chỉ 30 ngày — nhanh hơn 40% so với trung bình toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục chuyển visa Tokutei

1. Thủ tục chuyển visa Tokutei mất bao lâu?

Thường từ 4–8 tuần kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Có thể nhanh hơn nếu nộp tại thành phố ít hồ sơ, ví dụ Gifu, Toyama.

2. Tôi có thể chuyển từ visa kndd sang Tokutei không?

Có, nếu bạn đang giữ tư cách lưu trú hợp lệ và ngành nghề hiện tại thuộc diện Tokutei.

3. Cần những chứng chỉ nào để xin visa Tokutei Ginou?

Tối thiểu JLPT N4 hoặc JFT-Basic và chứng chỉ kỹ năng ngành (Tokutei Shiken).

4. Nếu bị từ chối hồ sơ, tôi nên làm gì?

Có thể nộp đơn kháng nghị trong 60 ngày hoặc chuẩn bị lại hồ sơ mới sau 6 tháng.

5. Có thể tự nộp hồ sơ hay phải qua công ty bảo lãnh?

Có thể tự nộp, nhưng bắt buộc phải có công ty tại Nhật đứng ra tiếp nhận và có kế hoạch hỗ trợ (支援計画書).

6. Visa Tokutei có cho phép đưa gia đình không?

Chỉ visa Tokutei loại 2 mới được phép bảo lãnh người thân.

7. Chi phí trung bình khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ là bao nhiêu?

Tùy loại hồ sơ, trung bình từ 6–10 man yên (tức khoảng 12–20 triệu đồng) bao gồm dịch, nộp, theo dõi kết quả.

Kêu gọi hành động

Hãy bắt đầu thủ tục chuyển visa Tokutei ngay hôm nay để mở ra cơ hội nghề nghiệp ổn định, hợp pháp và thu nhập cao tại Nhật Bản. Nếu bạn cần:

• Đánh giá hồ sơ miễn phí,
• Checklist giấy tờ tiêu chuẩn,
• Hỗ trợ nộp và dịch thuật trọn gói,

hãy liên hệ TokuteiGino – đơn vị tiên phong trong hỗ trợ chuyển đổi visa Tokutei nhanh, chính xác và uy tín nhất cho lao động Việt Nam tại Nhật.

Thông tin liên hệ:
✅ Công ty TokuteiGino
💻 Website: https://tokuteigino.edu.vn/
📧 Email: tokuteiginoxkld@gmail.com
☎ Hotline: 0925 388 228
🖥 Đăng tin tuyển dụng việc làm tại Nhật Bản TopJob360